Catre: Autoritatea de Supraveghere Financiara din Romania (ASF)
Bursa de Valori Bucuresti (BVB)
Bursa de Valori Londra (LSE)
Raport curent conform Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, Legii nr. 297/2004 privind piata de capital din Romania, Regulamentului nr. 1/2006 al CNVM si Codului Bursei de Valori Bucuresti
Data Raportului: 7 martie 2018
Denumirea entitatii emitente: Societatea Energetica Electrica S.A
Sediul Social: Str. Grigore Alexandrescu, Nr. 9, Sectorul 1, Bucuresti, Romania
Numar de telefon/fax: 004-021-2085999/ 004-021-2085998
Codul unic de inregistrare fiscala: RO 13267221
Numar de ordine in Registrul Comertului: J40/7425/2000
Capital social subscris si varsat: 3.459.399.290 RON
Piata reglementata pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare emise: Bursa de Valori Bucuresti (BVB) si Bursa de Valori Londra (LSE)
Evenimente importante de raportat:
Convocarea Adunarii Generale Ordinare si a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Societatii Energetice Electrica SA pentru data de 27 aprilie 2018
In conformitate cu Legea societatilor nr. 31/1990, Legea nr. 297/2004 privind piata de capital, Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata si Regulamentul nr. 1/2006 al CNVM privind emitentii si operatiunile cu valori mobiliare, Societatea Energetica Electrica S.A. (Electrica sau Societatea) convoaca Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor (AGOA) in data de 27 aprilie 2018, ora 10:00 (ora Romaniei) si Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor (AGEA) in data de 27 aprilie 2018, ora 12:00 (ora Romaniei).
Materialele informative aferente ordinii de zi pentru AGOA si AGEA Electrica vor fi disponibile actionarilor, in format electronic pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor si in format fizic la Registratura Electrica de la sediul social al acesteia, incepand cu data de 19 martie 2018. In ceea ce priveste situatiile financiare anuale, raportul anual al Consiliului de Administratie, precum si propunerea cu privire la distribuirea de dividende, documentele aferente acestor puncte de pe ordinea de zi vor fi puse la dispozitia actionarilor, incepand cu data convocarii AGOA/AGEA, conform procedurii anterior descrise.
Convocarea AGOA si AGEA Electrica a fost aprobata in sedinta Consiliului de Administratie al Societatii din data de 6 martie 2018. Convocatorul AGOA si AGEA se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a si in cel putin un ziar de circulatie nationala.
Anexat: Convocatorul Adunarii Generale Ordinare si al Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor la data de 27 aprilie 2018.
Director General,
Dan Catalin STANCU
CONVOCATORUL
ADUNARII GENERALE ORDINARE SI AL ADUNARII GENERALE EXTRAORDINARE A ACTIONARILOR
SOCIETATEA ENERGETICa ELECTRICA S.A.
Consiliul de Administratie al SOCIETATEA ENERGETICA ELECTRICA S.A. (denumita in continuare Societatea sau Electrica), cu sediul social in mun. Bucuresti, str. Grigore Alexandrescu nr. 9, sector 1, inmatriculata la Registrul Comertului cu numarul J40/7425/2000, cod unic de inregistrare (CUI) RO 13267221, avand capitalul social subscris si varsat in cuantum de 3.459.399.290 lei,
potrivit deciziei sedintei consiliului de administratie al Societatii (Consiliul de Administratie) din data de 6 martie 2018,
in temeiul dispozitiilor Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, ale Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, ale Regulamentului Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare nr. 1/2006 privind emitentii si operatiunile cu valori mobiliare, cu modificarile si completarile ulterioare, ale Regulamentului Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare nr. 6/2009 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor, cu modificarile si completarile ulterioare, si potrivit prevederilor actului constitutiv al Societatii (Actul Constitutiv),
CONVOACA
Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor Societatii (AGOA) si Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor Societatii (AGEA) in data de 27 Aprilie 2018, astfel:
· AGOA cu incepere de la ora 10:00 (ora Romaniei), la sediul social al Societatii din Bucuresti, sector 1, str. Grigore Alexandrescu, nr. 9, cod postal 010621, Sala de conferinte ”Radu Zane”; si
· AGEA cu incepere de la ora 12:00 (ora Romaniei), la sediul social al Societatii din Bucuresti, sector 1, str. Grigore Alexandrescu, nr. 9, cod postal 010621, Sala de conferinte ”Radu Zane”.
In cazul in care, la data mentionata mai sus, ca fiind data primei convocari a sedintei AGOA, si respectiv AGEA, nu se intruneste cvorumul de prezenta prevazut de lege si/sau Actul Constitutiv, se convoaca si se fixeaza cea de-a doua sedinta AGOA, si respectiv cea de-a doua sedinta AGEA pentru data de 28 Aprilie 2018, avand aceeasi ordine de zi, astfel:
· AGOA cu incepere de la ora 10:00 (ora Romaniei), la sediul social al Societatii din Bucuresti, sector 1, Str. Grigore Alexandrescu nr. 9, cod postal 010621, sala de conferinte ”Radu Zane”; si
· AGEA cu incepere de la ora 12:00 (ora Romaniei), la sediul social al Societatii din Bucuresti, sector 1, str. Grigore Alexandrescu, nr. 9, cod postal 010621, Sala de conferinte ”Radu Zane”.
Doar persoanele care sunt inregistrate ca actionari ai Societatii la sfarsitul zilei de 28 martie 2018 (Data de Referinta) in registrul actionarilor Societatii tinut de catre Depozitarul Central S.A. au dreptul de a participa si vota in cadrul sedintei AGOA, si respectiv AGEA. In eventualitatea unei a doua convocari a AGOA, si respectiv AGEA, Data de Referinta ramane aceeasi.
Ordinea de zi a sedintei AGOA va fi urmatoarea:
1. Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Individuale ale Electrica la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2017, pe baza Raportului Anual Individual al Administratorilor aferent anului 2017 si a Raportului Auditorului Independent asupra situatiilor financiare anuale individuale ale Electrica la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2017.
2. Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Consolidate ale Electrica la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2017, pe baza Raportului Anual Consolidat al Administratorilor aferent anului 2017 si a Raportului Auditorului Independent asupra situatiilor financiare anuale consolidate ale Electrica la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2017.
3. Aprobarea propunerii Consiliului de Administratie al Electrica privind repartizarea profitului net al exercitiului financiar 2017, aprobarea valorii totale a dividendelor brute in valoare de 245.370.004 lei, a valorii dividendului brut pe actiune in valoare de 0,7237 lei, a datei platii dividendelor, respectiv data de 22 iunie 2018, asa cum sunt acestea prevazute in nota prezentata actionarilor.
4. Aprobarea descarcarii de gestiune a membrilor Consiliului de Administratie al Electrica pentru exercitiul financiar 2017.
5. Aprobarea bugetului de venituri si cheltuieli al Electrica aferent exercitiului financiar 2018, la nivel individual.
6. Aprobarea bugetului de venituri si cheltuieli al Electrica aferent exercitiului financiar 2018, la nivel consolidat.
7. Aprobarea numirii in calitate de auditor financiar al Electrica a DELOITTE AUDIT S.R.L., societate cu raspundere limitata infiintata si care functioneaza in conformitate cu legislatia din Romania, avand sediul social in Bucuresti, Sectorul 1, Sos. Nicolae Titulescu, Nr. 4-8, Romania, inregistrata la Registrul Comertului sub numarul J40/6775/1995, cod unic de inregistrare (CUI) 7756924, avand autorizatia nr. 25, emisa de Camera Auditorilor Financiari din Romania la data de 25.06.2001, precum si stabilirea duratei contractului de audit financiar la 3 ani, respectiv pentru exercitiile financiare 2018, 2019 si 2020.
8. Stabilirea datei de 08 iunie 2018 ca data de inregistrare, data la care va avea loc identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele AGOA Electrica, inclusiv dreptul de a beneficia de dividende, in conformitate cu art. 86 din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.
9. Stabilirea datei de 07 iunie 2018 ca ex date, data de la care instrumentele financiare se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din AGOA Electrica.
10. Imputernicirea Presedintelui de Sedinta, a secretarului de sedinta si a secretarului tehnic pentru semnarea impreuna a hotararii AGOA si pentru a indeplini individual, si nu impreuna, orice act sau formalitate ceruta de lege pentru inregistrarea hotararii AGOA la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti, precum si pentru publicarea hotararii AGOA conform legii.
Ordinea de zi a sedintei AGEA va fi urmatoarea:
1. Aprobarea infiintarii unui punct de lucru al Societatii in Bucuresti, Sos. Nicolae Titulescu, nr. 4-8, West Wing, etaj 6, Sector 1, Romania. La punctul de lucru nou infiintat, Societatea va desfasura activitati conform obiectului de activitate al Societatii.
2. Imputernicirea Presedintelui de Sedinta, a secretarului de sedinta si a secretarului tehnic pentru semnarea impreuna a hotararii AGEA si pentru a indeplini individual, si nu impreuna, orice act sau formalitate cerut(a) de lege pentru inregistrarea hotararii AGEA la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti, precum si pentru publicarea hotararii AGEA conform legii.
***
PRECIZARI PRIVIND SEDINTELE AGOA SI AGEA
I. Cerintele de identificare aplicabile actionarilor
Cerintele de identificare aplicabile pentru actionarul persoana fizica si/sau pentru mandatarul acestuia si/sau pentru reprezentantul legal/mandatarul actionarului persoana juridica sunt:
(a) in cazul actionarilor persoane fizice:
(i) sa fie insotite de actul de identitate sau, dupa caz, de copia actului de identitate al actionarului (BI sau CI pentru cetatenii romani sau pasaport pentru cetatenii straini), care sa permita identificarea acestuia in registrul actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central SA;
(ii) constatarea calitatii de mandatar se va face in baza imputernicirii speciale sau imputernicirii generale emise de actionar sau, in cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, in baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale; imputernicirea generala poate fi acordata doar unui ”intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat;
(iii) copia actului de identitate al mandatarului sau reprezentantului mandatarului persoana fizica (BI sau CI pentru cetatenii romani sau pasaport pentru cetatenii straini),
(iv) in cazul exprimarii votului prin mandatar persoana juridica: dovada calitatii de reprezentant a persoanei fizice care reprezinta mandatarul persoana juridica; dovada se va face printr-un certificat constatator al mandatarului (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA / AGEA)/documentele similare celor mentionate mai sus (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA / AGEA) sau printr-o procura emisa de catre reprezentantul legal al mandatarului, asa cum apare acesta inregistrat la Registrul Comertului sau organismele similare, insotita de certificatul constatator sau documente similare (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA / AGEA).
IAR
(b) in cazul actionarilor persoane juridice:
(i) constatarea/confirmarea calitatii de reprezentant legal se face in baza listei actionarilor primita de la Depozitarul Central SA; totusi daca actionarul/persoana care are aceasta obligatie nu a informat in timp util Depozitarul Central SA privind reprezentantul sau legal (astfel incat registrul actionarilor de la Data de Referinta sa reflecte acest lucru), atunci certificatul constatator (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA / AGEA)/documentele similare celor mentionate mai sus (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA / AGEA) trebuie sa faca dovada calitatii reprezentantului legal al actionarului persoana juridica sau, in cazul Statului Roman, o copie de pe documentul care probeaza calitatea de reprezentant legal al celui care il reprezinta;
(ii) constatarea calitatii de reprezentant conventional/mandatar se va face in baza imputernicirii speciale emise de reprezentantul legal al actionarului, identificat conform lit. (i) de mai sus sau in baza imputernicirii generale emise de reprezentantul legal al actionarului (aceasta din urma poate fi acordata doar unui „intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat), sau, in cazul actionarilor care sunt organizatii internationale, in baza unei imputerniciri speciale sau generale (aceasta din urma poate fi acordata doar unui „intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat) acordate conform procedurii standard utilizate de acea organizatie si insotita de toate documentele justificative privind calitatea semnatarilor; in cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, in baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale;
(iii) copia actului de identitate al reprezentantului legal/mandatarului (BI sau CI pentru cetatenii romani sau pasaport pentru cetatenii straini);
(iv) in cazul exprimarii votului prin mandatar persoana juridica: dovada calitatii de reprezentant a persoanei fizice care reprezinta mandatarul persoana juridica; dovada se va face printr-un certificat constatator al mandatarului (nu mai vechi 30 de zile inainte de data AGOA / AGEA)/ documente similare celor mentionate mai sus (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA / AGEA), sau printr-o procura emisa de catre reprezentantul legal al mandatarului, asa cum apare acesta inregistrat la Registrul Comertului sau organismele similare, insotita de certificatul constatator sau documente similare (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA / AGEA).
Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal/conventional/mandatar intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de traducere, realizata de un traducator autorizat, in limba romana si/sau in limba engleza.
II. Materiale informative privind ordinea de zi
Vor fi puse la dispozitia actionarilor, in format electronic pe website-ul Societatii, la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor” si in format fizic la Registratura Societatii de la sediul social al acesteia din Bucuresti, str. Grigore Alexandrescu nr. 9, sector 1, care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre
orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale, urmatoarele documente in limba romana si in limba engleza:
(1) De la data convocarii si pana la (si inclusiv) data AGOA, respectiv AGEA, in prima sau a doua convocare:
(a) convocatorul AGOA si convocatorul AGEA;
(b) situatiile financiare anuale individuale ale Electrica pentru exercitiul financiar 2017;
(c) situatiile financiare anuale consolidate ale Electrica pentru exercitiul financiar 2017;
(d) nota privind propunerea cu privire la distribuirea de dividende catre actionarii Electrica;
(e) raportul anual al administratorilor Societatii, la nivel individual;
(f) raportul anual al administratorilor Societatii, la nivel consolidat.
(2) Incepand cu data de 19 martie 2018 si pana la (si inclusiv) data AGOA, respectiv AGEA, in prima sau a doua convocare:
(a) numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii;
(b) textul integral al proiectului de hotarare propus spre aprobare AGOA, respectiv AGEA;
(c) formularul de imputernicire speciala utilizabil pentru votul prin reprezentant;
(d) formularul de vot prin corespondenta;
(e) documentele care urmeaza sa fie prezentate AGOA, respectiv AGEA;
(f) alte informatii/documente referitoare la subiectele incluse pe ordinea de zi a AGOA, respectiv AGEA.
Documentele mentionate la punctul 1.(a) si punctul 2.(b), (c), (d) si (e) vor fi actualizate si republicate in cazul in care se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi a AGOA, respectiv AGEA.
Pentru obtinerea de copii fizice ale situatiilor financiare anuale, individuale si consolidate, a raportului anual al consiliului de administratie, precum si cu privire la distribuirea de dividende, actionarii vor adresa cereri in scris, in acest sens, la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale) sau la adresa de email ir@electrica.ro, astfel incat sa fie receptionate de catre Societate incepand cu data de 7 martie 2018. Societatea va pune la dispozitia actionarilor, prin Registratura Societatii, copiile documentelor solicitate, in termen de maximum 2 zile lucratoare de la solicitare.
Pentru obtinerea de copii fizice ale celorlalte documente, actionarii vor adresa cereri in scris, in acest sens, la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale) sau la adresa de email ir@electrica.ro, astfel incat sa fie receptionate de catre Societate incepand cu ora 16:00 (ora Romaniei) a datei de 19 martie 2018. Societatea va pune la dispozitia actionarilor, prin Registratura Societatii, copiile documentelor solicitate, in termen de maximum 2 zile lucratoare de la solicitare.
III. Intrebari privind ordinea de zi/activitatea Societatii
Actionarii Societatii, cu indeplinirea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor), pot adresa intrebari in scris, in limba romana sau in limba engleza, privind subiectele de pe ordinea de zi a sedintei AGOA sau AGEA/activitatea Societatii, inaintea datei de desfasurare a AGOA, respectiv AGEA. Respectivele intrebari vor fi adresate Consiliului de Administratie al Societatii si vor fi transmise fie (i) in format fizic (personal sau prin servicii de posta/curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale), fie (ii) prin e-mail, cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa de e-mail ir@electrica.ro, astfel incat sa fie receptionate de Societate pana la data de 26 aprilie 2018, ora 10:00 (ora Romaniei), cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule ”INTREBARI PRIVIND ORDINEA DE ZI/ACTIVITATEA SOCIETATII -- PENTRU AGOA / AGEA DIN DATA DE 27 APRILIE 2018”
In ceea ce priveste intrebarile adresate in format fizic, acestea trebuie sa fie semnate de actionarii persoane fizice sau de reprezentantii legali ai actionarilor persoane juridice.
Societatea va raspunde acestor intrebari in timpul sedintei AGOA sau, dupa caz, AGEA, putand formula un raspuns general pentru intrebarile cu acelasi continut. De asemenea, se considera ca un raspuns este dat si daca informatia relevanta este disponibila pe pagina de internet a Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”.
IV. Dreptul actionarilor de a introduce noi puncte pe ordinea de zi a sedintei AGOA / AGEA
Actionarii reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii au dreptul, in termen de cel mult 15 zile de la publicarea convocatorului sedintelor AGOA, si respectiv AGEA, de a solicita, in scris, introducerea unor puncte noi pe ordinea de zi a sedintei.
Aceste solicitari formulate de actionari trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii:
(a) sa fie insotite de documentele care atesta indeplinirea cerintelor de identificare mentionate in cadrul Sectiunii I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor) care sunt aplicabile si pentru actionarul persoana fizica si/sau pentru reprezentantul legal al actionarului persoana juridica care solicita introducerea de noi puncte pe ordinea de zi, care vor fi transmise Societatii potrivit prevederilor de la lit. (c) de mai jos;
(b) fiecare punct nou sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare in cadrul sedintei AGOA sau, respectiv sedintei AGEA. Actionarii respectivi au, de asemenea, dreptul de a prezenta in scris proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA / AGEA;
(c) sa fie adresate Consiliului de Administratie al Societatii si sa fie transmise in scris, in termenul legal, fie (i) in format fizic (personal sau prin posta/servicii de curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii de la sediul social al Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale), sau (ii) prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa ir@electrica.ro, astfel incat acestea sa fie receptionate pana la data de 23 martie 2018, ora 14:30 (ora Romaniei). Ambele modalitati de transmitere trebuie sa contina mentiunea scrisa clar si cu majuscule „PROPUNERE DE PUNCTE NOI PE ORDINEA DE ZI -- PENTRU AGOA / AGEA DIN DATA DE 27 APRILIE 2018”;
(d) in cazul propunerilor transmise in format fizic, acestea trebuie semnate de actionarii persoane fizice sau de reprezentantii legali ai actionarilor persoane juridice.
Documentele prin care se justifica propunerile de introducere de noi puncte pe ordinea de zi si proiectul de hotarare pentru acestea, impreuna cu convocatorul completat, daca va fi cazul, vor fi disponibile pentru actionari, incepand cu data de 27 martie 2018, ora 16:00 (ora Romaniei), la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale), precum si pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro., sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”, iar convocatorul completat va fi publicat si in Monitorul Oficial al Romaniei si intr-un ziar de larga raspandire, potrivit prevederilor legale.
V. Participarea actionarilor la sedinta AGOA / AGEA
Actionarii inscrisi la Data de Referinta in registrul actionarilor Societatii, tinut de Depozitarul Central SA, pot participa si pot vota in cadrul AGOA, respectiv AGEA:
- personal, prin vot direct;
- prin reprezentant cu imputernicire speciala sau generala (aceasta din urma poate fi acordata doar unui ”intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat) sau, in cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, in baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale;
- prin corespondenta.
(a) Votul personal
In cazul votului personal, actionarii persoane fizice si actionarii persoane juridice vor fi indreptatiti sa participe la AGOA, respectiv AGEA, prin simpla proba a identitatii acestora, respectiv a reprezentantilor legali, dupa caz, conform cerintelor de identificare prevazute in Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).
(b) Votul prin reprezentare cu imputernicire speciala sau generala
Reprezentarea actionarilor in AGOA si/sau AGEA se poate face prin reprezentant/mandatar, care poate fi un alt actionar sau o terta persoana, prin completarea si semnarea formularului imputernicirii speciale. In situatia discutarii in cadrul AGOA / AGEA, in conformitate cu prevederile legale, a unor puncte neincluse pe ordinea de zi publicata, imputernicitul poate vota pe marginea acestora conform interesului actionarului reprezentat.
De asemenea, un actionar poate acorda o imputernicire generala valabila pentru o perioada care nu va depasi 3 ani, permitand reprezentantului sau sa voteze in toate aspectele aflate in dezbaterea AGOA / AGEA, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie, cu conditia ca imputernicirea sa fie acordata de catre actionar, in calitate de client, unui ”intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat. In cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in AGOA / AGEA pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale. Custodele voteaza exclusiv in conformitate cu si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la data de referinta.
Un actionar poate desemna o singura persoana sa il reprezinte in sedinta AGOA / AGEA. Totusi, un actionar poate desemna prin imputernicire unul sau mai multi reprezentanti supleanti care sa ii asigure reprezentarea in AGOA / AGEA, in cazul in care reprezentantul desemnat este in imposibilitate de a-si indeplini mandatul. In cazul in care prin imputernicire sunt desemnati mai multi reprezentanti supleanti, actionarul va stabili si ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.
Imputernicirea speciala, declaratia reprezentantului legal al intermediarului sau, dupa caz, a avocatului si imputernicirea generala (inainte de prima utilizare), prevazute mai sus, completate si semnate de actionari, vor fi transmise in scris fie (i) in original (in cazul imputernicirii speciale si al declaratiei reprezentatului legal al intermediarului sau, dupa caz, a avocatului) sau in copie cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului (in cazul imputernicirii generale), in format fizic (personal sau prin posta/servicii de curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii de la sediul social al Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale), fie (ii) prin e-mail, cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa ir@electrica.ro, astfel incat acestea sa fie receptionate pana la data de 24 aprilie 2018, ora 17:00 (ora Romaniei) (respectiv cu cel putin 2 zile lucratoare inainte de data desfasurarii sedintei AGOA /AGEA), sub sanctiunea pierderii dreptului de vot in cadrul sedintei AGOA si/sau AGEA, semnate fara indeplinirea altor formalitati in legatura cu forma acestor documente. Ambele modalitati de transmitere a imputernicirilor trebuie sa contina mentiunea scrisa clar si cu majuscule „IMPUTERNICIRE - PENTRU AGOA / AGEA DIN DATA DE 27 APRILIE 2018”.
In scopuri de identificare, imputernicirea speciala va fi insotita de documentele care sa ateste indeplinirea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).
Imputernicirea generala data de un actionar, in calitate de client, unui intermediar, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat este valabila fara a solicita alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca imputernicirea este intocmita conform Regulamentului nr. 6/2009 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor, este semnata de respectivul actionar si este insotita de o declaratie pe proprie raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicire generala, din care sa reiasa ca: (i) imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului, in sensul legislatiei pietei de capital, sau, dupa caz, avocatului si (ii) imputernicirea generala este semnata de actionar inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.
Imputernicirile speciale si generale sunt valabile, atat pentru prima AGOA / AGEA, cat si pentru a doua AGOA / AGEA, daca conditiile legale si/sau statutare de cvorum prevazute pentru tinerea primei AGOA / AGEA nu au fost indeplinite.
Imputernicirile speciale sau, dupa caz, generale sau documentele care atesta calitatea de reprezentanti legali vor fi retinute de Societate si se va face mentiune despre acestea in procesul-verbal al sedintei.
Actionarii nu pot fi reprezentati in AGOA / AGEA pe baza unei imputerniciri generale de catre o persoana care se afla intr-o situatie de conflict de interese, potrivit art. 92, alin. 15 din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata. Mandatarul nu poate fi substituit de o alta persoana (cu exceptia situatiei in care este desemnat un reprezentant supleant). In conditiile in care mandatarul este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau oricaruia dintre angajatii sai, cu respectarea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).
Formularul imputernicirii speciale:
(a) va fi pus la dispozitia actionarilor de catre Societate, incepand cu data de 19 martie 2018, pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”;
(b) formularul imputernicirii speciale va fi actualizat de catre Societate daca se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi a AGOA si/sau AGEA si va fi publicat, in forma actualizata, pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”, la data de 27 martie 2018. In cazul in care ordinea de zi va fi completata/actualizata, iar actionarii nu trimit imputernicirile speciale completate, imputernicirile speciale transmise anterior completarii/actualizarii ordinii de zi, vor fi luate in considerare doar pentru punctele din acestea care se regasesc si pe ordinea de zi completata;
(c) va fi completat de catre actionar in 3 (trei) exemplare originale: unul pentru actionar, unul pentru mandatar si unul pentru Societate.
Societatea accepta notificarea desemnarii reprezentantilor prin mijloace electronice la adresa de email ir@electrica.ro, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica. In acest caz imputernicirea se va transmite prin semnatura electronica extinsa.
(c) Votul prin corespondenta
Exprimarea votului actionarilor in cadrul AGOA si/sau AGEA se poate realiza si prin corespondenta, prin completarea, semnarea si transmiterea corespunzatoare a formularului de vot prin corespondenta.
Formularul de vot prin corespondenta, completat si semnat de actionari, va fi transmis in scris fie (i) in original in format fizic (personal sau prin posta/servicii de curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii de la sediul social al Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale), fie (ii) prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa ir@electrica.ro, astfel incat acestea sa fie receptionate pana la data de 24 aprilie 2018,
ora 17:00 (ora Romaniei), respectiv cu cel putin 2 zile lucratoare inainte de data desfasurarii sedintei AGOA / AGEA, sub sanctiunea pierderii dreptului de vot in cadrul sedintei AGOA si respectiv AGEA, semnate, fara indeplinirea altor formalitati in legatura cu forma acestor documente. Ambele modalitati de transmitere a formularelor de vot prin corespondenta trebuie sa contina mentiunea scrisa clar si cu majuscule „FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA -- PENTRU AGOA / AGEA DIN DATA DE 27 APRILIE 2018”.
Formularele de vot prin corespondenta vor fi insotite de documentele care sa ateste indeplinirea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).
Buletinele de vot prin corespondenta astfel receptionate sunt valabile atat pentru prima AGOA / AGEA, cat si pentru a doua AGOA / AGEA, daca conditiile legale si/sau statutare de cvorum prevazute pentru tinerea primei AGOA / AGEA nu au fost indeplinite.
Formularul buletinului de vot prin corespondenta:
(a) va fi pus la dispozitia actionarilor de catre Societate, incepand cu data de
19 martie 2018 pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”;
(b) va fi actualizat de catre Societate daca se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi AGOA si/sau AGEA si va fi publicat, in forma actualizata, pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”, la data de 27 martie 2018. In cazul in care ordinea de zi va fi completata/actualizata, iar actionarii nu trimit formularele de vot prin corespondenta completate, formularele de vot prin corespondenta transmise anterior completarii/actualizarii ordinii de zi, vor fi luate in considerare doar pentru punctele din acestea care se regasesc si pe ordinea de zi completata.
(d) Accesul actionarilor in sala de sedinte, la data fixata pentru desfasurarea acesteia, este permis (i) in cazul actionarilor persoane fizice sau a reprezentantului legal al actionarului persoana juridica, prin simpla proba a identitatii, care consta in prezentarea in original a actului de identitate, iar (ii) in cazul actionarilor persoane juridice si al actionarilor persoane fizice reprezentate, cu imputernicirea data persoanei care le reprezinta si prezentarea in original a actului de identitate a reprezentatului/mandatarului.
Verificarea si validarea imputernicirilor speciale/generale depuse, precum si centralizarea, verificarea, validarea si evidenta voturilor prin corespondenta se va face de catre o comisie stabilita in cadrul Societatii, membrii acestei comisii urmand a pastra in siguranta inscrisurile, precum si confidentialitatea voturilor astfel exprimate. Imputernicirile vor fi verificate si de catre secretariatul tehnic al AGOA / AGEA.
(e) Accesul altor persoane in sala de sedinte
Orice specialist, consultant, expert sau analist financiar poate participa la adunarea generala a actionarilor in baza unei invitatii prealabile din partea Consiliului de Administratie.
Jurnalistii acreditati pot, de asemenea, sa participe la adunarea generala a actionarilor, cu exceptia cazului in care Presedintele Consiliului de Administratie hotaraste altfel. Acestia vor putea participa pe baza cartii de identitate si a unei legitimatii care sa ateste calitatea de jurnalist.
Accesul in sala de sedinta a persoanelor mentionate mai sus, la data fixata pentru desfasurarea adunarii generale a actionarilor respective, este permis prin proba identitatii care consta in prezentarea in original a actului de identitate, iar pentru specialisti, consultanti, experti sau analisti financiari si cu invitatia din partea Consiliului de Administratie.
Informatii suplimentare cu privire la AGOA / AGEA se pot obtine de la Secretariatul General al Consiliului de Administratie al Societatii, la numarul de telefon: 021.208.5038, de la Departamentul Relatia cu Investitorii, la numarul de telefon 021.208.5035, prin email la ir@electrica.ro si de pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”.
6 martie 2018
PRESEDINTELE CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE
Cristian Busu