Nr.291/15.05.2017
Către
• BURSA DE VALORI BUCUREŞTI
Fax: 021/2569276
• AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIARĂ
Fax: 021/659.64.36
RAPORT CURENT
conform Regulamentului CNVM nr. 1/2006
Data raportului: 15.05.2017
Societatea OIL TERMINAL S.A
Sediul social: strada Caraiman, nr. 2, Constanţa
Telefon: 0241/702600, Fax: 0241/694833
Numărul inregistrării la Oficiul Registrului Comerţului: J13/512/1991
Cod unic de inregistrare: 2410163
Eveniment important de raportat: Retransmitere Convocator al Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor convocata pentru data de 19(20).06.2017 in forma transmisa spre publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a
Continutul ordinii de zi cuprinsa in convocatorul Adunării Generale Ordinare a Acționarilor Societății OIL TERMINAL S.A. ce urmeaza a avea loc in data 19.06.2017, orele 11:00, convocator transmis către Bursa de Valori București și Autoritatea de Supraveghere Financiară in data de 12.05.2017, contine unele erori materiale la punctele 10, 12 si 15 respectiv:
Punctul 10 - Aprobarea incheierii unui act aditional la contractele de administrare aprobate prin hotararea AGOA nr. 1/10.03.2017 cu urmatoarele articole :
- Art. 1. Se prelungeste durata contractelor de administrare pana la numirea unor administratori in conformitate cu prederile OUG 109/2011 dar nu mai tarziu de 09.03.2021.
- Art. 2 Administratorul va exercita toate actele necesare in vederea indeplinirii obiectivelor si criteriilor de performanta stabilite in anexa nr. 3 la prezentul contract de administrare impreună cu ceilalţi membri ai Consiliului de Administraţie.”
Se modifica si se va citi corect :
10. Aprobarea incheierii unui act aditional la contractele de administrare aprobate prin hotararea AGOA nr. 1/10.03.2017 cu urmatoarele articole :
- Art. 1. Se prelungeste durata contractului de administrare pana la numirea unor administratori in conformitate cu prederile OUG 109/2011 dar nu mai tarziu de 09.03.2021.
- Art. 2 Administratorul va exercita toate actele necesare in vederea indeplinirii obiectivelor si criteriilor de performanta stabilite in anexa nr. 3 la prezentul contract de administrare impreună cu ceilalţi membri ai Consiliului de Administraţie.
Punctul 12 - Aprobarea primei anuale de asigurare pentru raspundere civila a directorului general si administratorilor societatii in cuantum de 5500 Euro pentru o limita de raspundere de 1 million lei.
Se modifica si se va citi corect :
12. Aprobarea primei anuale de asigurare pentru raspundere civila a directorului general si administratorilor societatii in cuantum de 5500 Euro pentru o limita de raspundere de 1 million Euro.
Punctul 15 - Stabilirea datei de 07.07.2017, ca data de inregistrare, in conformitate cu prevederile art. 238, alin. 1 din Legea 297/2004 si stabilirea datei de 06.07.2017 ca ex-date, in conformitate cu prevederile legii nr. 297/2004, ale Regulamentului CNVM nr. 1/2006 si ale Regulamentului CNVM nr. 6/2009 in corelare cu Decizia ASF nr. 1430/07.10.2014.
Se modifica si se va citi corect :
15. Stabilirea datei de 07.07.2017, ca data de inregistrare, in conformitate cu prevederile legale si stabilirea datei de 06.07.2017 ca ex-date, in conformitate cu prevederile legale.
Astfel, pentru conformitate, va redam mai jos convocatorul sedintei Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor societatii ce urmeaza a avea loc in data de 10/11.10.2016 asa cum a fost transmisa spre publicare in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a in data de 15.05.2017:
CONVOCATOR
Consiliul de Administraţie al Societatii OIL TERMINAL S.A., societate comercială administrată in sistem unitar, infiinţată şi funcţionand in conformitate cu legislaţia romană, inregistrată la Oficiul Registrului Comerţului de pe langă Tribunalul Constanţa sub nr. J/13/512/1991, cod de identificare fiscală 2410163, cu sediul in Constanţa, str. Caraiman, nr. 2, avand capitalul social subscris şi vărsat in cuantum de 58.243.025,30 lei, intrunit in sedinta din data de 12.05.2017 convoacă Adunarea Generală Ordinară a Acţionarilor in data de 19.06.2017, la ora 11.00, in sala de şedinţe de la sediul societăţii, strada Caraiman, nr. 2, Constanţa.
Ordinea de zi a Adunării Generale Ordinare a Acţionarilor este următoarea:
1. Aprobarea structurii de garantii aferenta creditului de investitii, dupa cum urmeaza:
a) Teren in suprafață de 66.632 mp (Depozit IV Sud Movila Sara )
Mijloace fixe situate pe teren in suprafață de 66.632 mp :
· Rezervor (R22) capacitate 31.500 mc situat in Secția Platformă Sud, număr inventar 11222512
· Rezervor (R24) capacitate 31.500 mc situat in Secția Platformă Sud, număr inventar 11222860,
· Rezervor (R26) capacitate 31.500 mc situat in Secția Platformă Sud, număr inventar 11222873
· Casa spumă la rezervor 31.500M situată in Secția Platformă Sud, număr inventar 11210589
· Casa spumă la rezervor 31.500M situată in Secția Platformă Sud, număr inventar 11210590
· Casa spumă la rezervor 31.500M situată in Secția Platformă Sud, număr inventar 11210591
b) Gaj pe conturile curente ce vor fi deschise la banca creditoare.
2. Imputernicirea directorului general, directorului economic si a sefului Biroului Juridic-Litigii sa reprezinte societatea in relatiile cu banca, notar public si sa semneze in numele si pentru societate contractele de credit, contractele de garantie reala mobiliara si imobiliara, actele aditionale la acestea, precum si orice alte inscrisuri ncesare in derularea relatiei contractuale cu banca pentu imprumuturile acordate aferente creditului de investitii.
3. Revocarea SC ROMAR-CO AUDIT SRL din calitate de auditor financiar statutar al societatii, ca urmare a expirarii contratului de prestari servicii nr. 220/12.19.08.2015.
4. Numirea SC ROMAR-CO AUDIT SRL in calitate de auditor financiar statutar al societatii cu o durata a contractului de 3 ani.
5. Informare privind aprobarea prelungirii liniei de credit in suma de 5.000.000 ron pentru o perioada de 12 luni.
6. Aprobarea mentinerii structurii de garantii aferenta prelungirii liniei de credit in suma de 5.000.000 lei, pe o perioada de 12 luni, asa cum a fost aprobata prin hotararea AGOA nr.4/11.08.2016.
7. Imputernicirea directorului general, directorului economic și a șefului Biroului Juridic Litigii să reprezinte societatea in relațiile cu banca, notar public și să semneze in numele și pentru societate contractele de credit, contractele de garanție reală mobiliară și imobiliară, actele adiționale la acestea, precum și orice alte inscrisuri necesare in derularea relației contractuale cu banca pentru imprumuturile acordate aferente prelungirii liniei de credit.
8. Aprobarea prelungirii duratei mandatului administratorilor alesi prin hotararea AGOA nr. 1/10.03.2017 pana la numirea unor administratori in conformitate cu prederile OUG 109/2011 dar nu mai tarziu de 09.03.2021.
9. Aprobarea indicatorilor si criteriilor de performanta, modul de calcul si valorile tinta pentru administratorii societatii pentru anul 2017, anexa la contractele de administrare.
10. Aprobarea incheierii unui act aditional la contractele de administrare aprobate prin hotararea AGOA nr. 1/10.03.2017 cu urmatoarele articole :
- Art. 1. Se prelungeste durata contractului de administrare pana la numirea unor administratori in conformitate cu prederile OUG 109/2011 dar nu mai tarziu de 09.03.2021.
- Art. 2 Administratorul va exercita toate actele necesare in vederea indeplinirii obiectivelor si criteriilor de performanta stabilite in anexa nr. 3 la prezentul contract de administrare impreună cu ceilalţi membri ai Consiliului de Administraţie.
11. Imputernicirea doamnei Aura Gabriela Dumitru, in calitate de reprezentant al actionarului majoritar, Ministerul Energiei, sa semneze actele aditionale la contractele de administrare ale administratorilor alesi prin hotararea AGOA nr. 1/10.03.2017.
12. Aprobarea primei anuale de asigurare pentru raspundere civila a directorului general si administratorilor societatii in cuantum de 5500 Euro pentru o limita de raspundere de 1 million Euro.
13. Imputernicirea Presedintelui de sedinta sa semneze hotararile adunarii.
14. Imputernicirea directorului general al societatii sa semneze documentele necesare privind inregistrarea hotararilor adunarii generale a actionarilor la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Constanta si pentru efectuarea formalitatilor privind publicarea acestor hotarari.
15. Stabilirea datei de 07.07.2017, ca data de inregistrare, in conformitate cu prevederile legale si stabilirea datei de 06.07.2017 ca ex-date, in conformitate cu prevederile legale.
Sunt indreptăţiţi să participe la lucrările adunării, toţi acţionarii inscrişi in registrul acţionarilor la sfarşitul zilei de 08.06.2017 zi stabilită ca dată de referinţă. Numai persoanele care sunt acţionari la această dată au dreptul de a participa şi de a vota in cadrul adunării generale.
In cazul in care, la data de 19.06.2017 nu sunt indeplinite condiţiile de cvorum prevăzute de lege, următoarea Adunare Generală Ordinară a Acţionarilor, se va desfăşura in data de 20.06.2017, ora 11.00, in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi.
Procurile si formularele de vot vor fi puse la dispozitia actionarilor atat in limba romana cat si in limba engleza, pe adresa de web a societatii, www.oil-terminal.com/actionariat 2010-2017/adunari-generale/2017/ AGOA 19(20).06.2017, incepand cu data de 16.05.2017.
Unul sau mai mulţi acţionari reprezentand, individual sau impreună, cel puţin 5% din capitalul social (denumiţi in continuare Iniţiatori) au dreptul de a introduce noi puncte pe ordinea de zi a AGOA. Propunerile privind introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGOA trebuie să fie insoțite:
- in cazul acţionarilor persoanelor fizice: copia certificată pe propria răspundere a actului de identitate (BI, CI, Paşaport, Legitimaţie de şedere),
- in cazul acţionarilor persoane juridice: buletin/carte de identitate a reprezentantului legal impreuna cu certificat constatator eliberat de registrul comertului, prezentat in original sau copie conformă cu originalul, sau orice alt document, in original sau copie conformă cu originalul, emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atestă calitatea de reprezentant legal. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicării convocatorului AGOA.
Fiecare punct propus trebuie să fie insoțit de o justificare sau un proiect de hotărare propus spre aprobarea AGOA.
Propunerile privind introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGOA pot fi inaintate după cum urmează:
a) transmise la Registratura societatii prin orice forma de curierat, cu confirmare de primire, astfel incat sa fie inregistrate ca fiind primite la Registratura societatii pana la data de 31 Mai 2017, ora 15.00, in plic inchis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 19.(20).06.2017, sau
b) transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, pana la data de 31 Mai 2017 ora 15.00, la adresa actionariat@oil-terminal.com, mentionand la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 19.(20).06.2017.
In cazul acţionarilor persoane juridice, calitatea de reprezentant legal se dovedeşte cu un certificat constatator eliberat de registrul comerţului, prezentat in original ori copie conformă cu originalul, sau cu orice alt document, in original ori in copie conformă cu originalul, emis de către o autoritate competentă din statul in care acţionarul este inmatriculat legal, care atestă calitatea de reprezentant legal. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA.
Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal intocmite intr-o limba străină, alta decat limba engleză, vor fi insoţite de o traducere realizată de un traducător autorizat in limba romană sau in limba engleză. Emitentul nu va solicita legalizarea sau apostilarea documentelor care atestă calitatea de reprezentant legal al acţionarului.
Actionarii au dreptul de a prezenta proiecte de hotărare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA.
Proiectele de hotărare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA, trebuie să fie insoţite:
- in cazul acţionarilor persoanelor fizice: copia certificată pe propria răspundere a actului de identitate (BI, CI, Paşaport, Legitimaţie de şedere),
- in cazul acţionarilor persoane juridice: buletin/carte de identitate a reprezentantului legal impreuna cu certificat constatator eliberat de registrul comertului, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document, in original sau copie conformă cu originalul, emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA.
Proiectele de Hotărare pot fi inaintate dupa cum urmează:
a) transmise la Registratura societatii prin orice forma de curierat, cu confirmare de primire, astfel incat sa fie inregistrate ca fiind primite la Registratura societatii pana la data de 31 Mai 2017, ora 15.00, in plic inchis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 19.(20).06.2017, sau
b) transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, pana la data de 31 Mai 2017 ora 15.00, la adresa actionariat@oil-terminal.com, mentionand la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 19.(20).06.2017.
Actionarii societatii, indiferent de participatia detinuta in capitalul social, pot pune intrebari in scris privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA. Actionarii pot depune intrebari in scris doar insotite de documetele care le atestă identitatea respectiv:
- in cazul acţionarilor persoanelor fizice: copia certificată pe propria răspundere a actului de identitate (BI, CI, Paşaport, Legitimaţie de şedere),
- in cazul acţionarilor persoane juridice: buletin/carte de identitate a reprezentantului legal impreuna cu certificat constatator eliberat de registrul comertului, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document, in original sau copie conformă cu originalul, emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA si vor fi transmise catre Registratura societatii, prin orice forma de curierat cu confirmare de primire astfel incat sa fie inregistrate ca fiind primite la Registratura societatii pana la data de 08 Iunie 2017, ora 15.00, in plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 19.(20).06.2017.
Actionarii pot transmite astfel de intrebari si prin e-mail, cu semnatura electronica extinsa incorporata, insotite de documentele care le atestă identitatea respectiv:
- in cazul acţionarilor persoanelor fizice: copia certificată pe propria răspundere a actului de identitate (BI, CI, Paşaport, Legitimaţie de şedere),
- in cazul acţionarilor persoane juridice: buletin/carte de identitate a reprezentantului legal impreuna cu certificat constatator eliberat de registrul comertului, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document, in original sau copie conformă cu originalul, emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA pana la data de 08 Iunie 2017, ora 15.00 la adresa actionariat@oil-terminal.com, mentionand la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 19.(20).06.2017.
Acţionarii pot participa personal sau pot fi reprezentati in cadrul AGOA de catre reprezentantul lor legal sau de un reprezentant desemnat caruia i s-a acordat o procura speciala sau generală.
Procura generală se acordă pentru o perioadă care nu va depăși 3 ani, permițand expres Reprezentantului de a vota in toate aspectele aflate in dezbaterea adunărilor generale ale acționarilor Societății, inclusiv in ceea ce privește acte de dispoziție, cu condiția ca procura generală: (i) să fie acordată de către acționar, in calitate de client, unui intermediar definit conform Legii pieței de capital nr. 297/2004 sau unui avocat și (ii) in cuprinsul procurii generale să fie menționată calitatea reprezentantului de intermediar sau avocat. Reprezentantul nu poate fi substituit de o altă persoană. Totuși, in cazul in care reprezentantul este o perosană juridică, aceasta poate să iși exercite mandatul primit prin intermediul oricărei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau unul dintre angajații săi. Dovada calității reprezentantului de intermediar sau avocat al acționarului respectiv se va face prin declarație pe propria răspundere a Reprezentantului dată pe formularul publicat impreună cu materialele suport ale AGOA pe website-ul Societății și semnată de Reprezentant la intrarea in sala de ședință in fața organizatorilor adunării. Acționarii societății nu pot fi reprezentați in AGOA pe baza procurii generale de către o persoană care se află intr-o situație de conflict de interese ce poate apărea in special in unul dintre următoarele cazuri:
a) este un acționar majoritar al Societății, sau o altă entitate, controlată de respectivul acționar;
b) este un membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Societății, al unui acționar majoritar sau al unei entități controlate, conform celor prevăzute la lit. a);
c) este un angajat sau un auditor al Societății ori al unui acționar majoritar sau al unei entități controlate, conform celor prevăzute la lit. a);
d) este soțul, ruda sau afinul pană la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevăzute la lit. a) – c).
Inainte de prima lor utilizare, procurile generale in copie cuprinzand mențiunea conformității cu originalul sub semnătura Reprezentantului, insoțite de o copie a actului de identitate al acționarului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate/pașaport, respectiv in cazul persoanelor juridice: buletin/carte de identitate a reprezentantului legal impreuna cu certificat constatator eliberat de registrul comertului, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document, in original sau copie conformă cu originalul, emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA. Procurile generale vor fi depuse la Registratura societatii sau trimise prin orice formă de curierat cu confirmare de primire către Registratura Societății, astfel incat să fie inregistrate ca fiind primite la Registratura societății nu mai tarziu de 17 Iunie 2017, ora 15:00, in plic inchis, cu mențiunea scrisă in clar și cu majuscule PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 19.(20).06.2017. Procurile pot fi transmise și prin e-mail cu semnătură electronică extinsă incorporată conform legii 455/2001 privind semnătura electronică nu mai tarziu de 17 Iunie 2017, ora 15:00, la adresa actionariat@oil-terminal.com, mentionand la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 19.(20).06.2017.
Formularul de procura speciala, atat in limba romană, cat si in limba engleza poate fi obtinut de la sediul societatii din strada Caraiman, nr. 2, Constanta, Compartimentul Actionariat-Comunicare, incepand cu data de 19.05.2017 si de pe website-ul societatii www.oil-terminal.com. Formularul de procura speciala va fi actualizat daca se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi a AGOA.
Procurile speciale trebuie sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGOA (adica vot „pentru”, „impotriva” sau „abtinere”). Unui actionar ii este permis sa acorde o procura speciala unuia sau mai multor reprezentanţi supleanţi care să ii asigure reprezentarea in adunarea generală. In cazul in care prin procura sunt desemnaţi mai mulţi reprezentanţi supleanţi, se va stabili şi ordinea in care aceştia işi vor exercita mandatul, o asemenea procura fiind valabila doar pentru AGOA din data de 19.(20).06.2017.
Procurile speciale, in original, completate si semnate de actionar, fie in limba romană, fie in limba engleză, impreuna cu documentele care atestă identitatea, respectiv:
Ø in cazul acţionarilor persoanelor fizice: copia certificată pe propria răspundere a actului de identitate (BI, CI, Paşaport, Legitimaţie de şedere),
Ø in cazul acţionarilor persoane juridice: buletin/carte de identitate a reprezentantului legal impreuna cu certificat constatator eliberat de registrul comertului, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document, in original sau copie conformă cu originalul, emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal.
Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA si vor fi transmise catre Registratura Societatii, nu mai tarziu de 17 Iunie 2017, ora 15.00, in plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 19.(20).06.2017.
Procurile speciale pot fi transmise si prin e-mail, cu semnatura electronica extinsa incorporata, nu mai tarziu de 17 Iunie 2017, ora 15.00, la adresa actionariat@oil-terminal.com, mentionand la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 19.(20).06.2017.
Se accepta o procura speciala pentru participarea si votarea in cadrul AGOA dată de un actionar unei institutii de credit care presteaza servicii de custodie, fara a solicita alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca procura specială este intocmită conform Regulamentului ASF 6/2014, este semnata de respectivul actionar si este insotita de o declaratie pe propria raspundere data de institutia de credit care a primit imputernicirea de reprezentare prin procura speciala, din care sa reiasă ca:
Ø institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar;
Ø instructiunile din procura speciala sunt identice cu instructiunile din cadrul mesajului SWIFT primit de institutia de credit pentru a vota in numele respectivului actionar;
Ø procura speciala este semnata de actionar.
Procura specială si declaratia mai sus mentionate trebuie depuse in original, semnate si dupa caz, stampilate, fara indeplinirea altor formalitati in legatura cu forma acestor documente.
La data adunarii generale, la intrarea in sala de sedinta, actionarii trebuie sa prezinte pentru verificarea de catre reprezentantii societatii, originalul buletinului/cartii de identitate.
In cazul in care un actionar persoana juridica va participa la AGOA prin reprezentantul sau legal, acesta din urma trebuie sa prezinte, pentru verificarea de catre reprezentantii societatii, originalul buletinului/cartii de identitate, impreuna cu o dovada a calitatii sale de reprezentant legal al actionarului persoana juridica- certificatul constatator eliberat de registrul comertului, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document, in original sau copie conformă cu originalul, emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal, precum şi extrasul de cont din care rezultă calitatea de acţionar şi numărul de acţiuni deţinute, emis de depozitarul central sau după caz, de către participanţii definiţi la art. 168 alin. (1) lit. b) din Legea 297/2004 care furnizează servicii de custodie.
Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA.
Actionarii vor preda reprezentantilor societatii originalul procurii speciale in cazul in care aceasta a fost transmisa prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata.
In cazul acţionarilor persoane juridice, calitatea de reprezentant legal se dovedeşte cu un certificat constatator eliberat de registrul comerţului, prezentat in original ori copie conformă cu originalul, sau cu orice alt document, in original ori in copie conformă cu originalul, emis de către o autoritate competentă din statul in care acţionarul este inmatriculat legal, care atestă calitatea de reprezentant legal. Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal al acţionarului persoană juridică vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicării convocatorului adunării generale a acţionarilor.
Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal intocmite intr-o limba străină, alta decat limba engleză, vor fi insoţite de o traducere realizată de un traducător autorizat in limba romană sau in limba engleză. Emitentul nu va solicita legalizarea sau apostilarea documentelor care atestă calitatea de reprezentant legal al acţionarului.
Acţionarii Societatii Oil Terminal S.A. inregistraţi la Data de referinţă in registrul acţionarilor eliberat de Depozitarul Central S.A., au posibilitatea de a vota prin corespondenţă, inainte de AGOA, prin utilizarea formularului de vot prin corespondenţă, pus la dispozitie, atat in limba romană, cat si in limba engleza, incepand cu data de 16 Mai 2017, pe site-ul societatii www.oil-terminal.com sau de la sediul societăţii, strada Caraiman nr. 2, Constanta, de la Compartimentul Actionariat-Comunicare si va fi actualizat daca se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi a AGOA.
Avand in vedere Regulamentul nr. 6/2014 al Autoritatii de Supraveghere Financiare, Dispunerea de Masuri nr. 26/20.12.2012 a Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare, potrivit prevederilor art. 2 si art. 7 alin. (1) si (10) din Statutul Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare adoptat prin O.U.G. nr. 25/2002, aprobata si modificata prin Legea nr. 514/2002, cu modificarile si completarile ulterioare si in temeiul Hotararilor Parlamentului Romaniei nr. 2/14.01.2010, nr. 18/27.09.2011 si nr. 10/27.03.2012, coroborate cu prevederile Dispunerii de Masuri nr. 3/2012, pe langa formularul de vot prin corespondenta in limba romana, se va pune la dispozitia actionarilor, respectivul formular, tradus in limba engleza. Actionarul poate completa formularul, fie in limba romana, fie in limba engleza.
Se accepta un formular de vot prin corespondenta in format scris transmis de un actionar pentru care o institutie de credit presteaza servicii de custodie, fara a solicita alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca formularul de vot prin corespondenta este semnat de respectivul actionar si este insotit de o declaratie pe propria raspundere data de reprezentantul legal al institutiei de credit, din care sa reiasă ca:
Ø institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar;
Ø formular de vot prin corespondenta este semnat de actionar si contineoptiuni de vot identice cu cele mentionate intr-un mesaj SWIFT primit de institutia de credit de la respectivul actionar.
Formularul de vot prin corespondenta in format scris si declaratia mai sus mentionata trebuie depuse in original, semnate si dupa caz, stampilate, fara indeplinirea altor formalitati in legatura cu forma acestor documente.
Pe langă formularul de vot prin corespondenţă in limba romană, societatea pune la dispoziţia acţionarilor si un formular tradus in limba engleză. Respectivul formular de vot prin corespondenta poate fi completat, fie in limba romană, fie in limba engleză.
Formularul de vot prin corespondenta, completat şi semnat impreuna cu copia certificată pe propria răspundere a actului de identitate valabil al acţionarului (in cazul persoanelor fizice, buletinul/cartea de identitate, respectiv, in cazul persoanelor juridice certificatul constatator eliberat de registrul comertului, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document, in original sau copie conformă cu originalul, emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal) pot fi inaintate dupa cum urmeaza:
a) transmise la Registratura societatii, prin orice forma de curierat, cu confirmare de primire, astfel incat sa fie inregistrate ca fiind primite la Registratura societatii pana la data de 17 Iunie 2017, ora 15.00, in plic inchis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 19.(20).06.2017, sau
b) transmise prin e-mail, cu semnatura electronica extinsa incorporata, pana la data de 17 Iunie 2017, ora 15.00, la adresa actionariat@oil-terminal.com, mentionand la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 19.(20).06.2017.
Formularele de vot prin corespondenta care nu sunt primite la registratura Oil Terminal sau prin e-mail pană la data si ora sus menţionate nu pot fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului şi majorităţii in AGOA.
Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal intocmite intr-o limbă străină, alta decat limba engleza, vor fi insoţite de o traducere, realizată de un traducător autorizat, in limba romană sau in limba engleză. Emitentul nu va solicita legalizarea sau apostilarea documentelor care atestă calitatea de reprezentant legal al acţionarului.
Materialele privind ordinea de zi precum şi proiectele de hotărare vor fi puse la dispoziţia acţionarilor, la cererea acestora, la sediul societăţii, strada Caraiman, nr. 2, Constanţa, atat in limba romana cat si in limba engleza, sau se pot descărca de pe site-ul www.oil-terminal.com/actionariat 2010-2017/adunari-generale/2017/ AGOA 19(20).06.2017 incepand cu data de 16 Mai 2017.
Presedintele Consiliului de Administratie,
Cristian Florin GHEORGHE