Nr. 4465/16.05.2018
CATRE: AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIARA
BURSA DE VALORI BUCURESTI
Raport curent conform Regulamentului C.N.V.M. nr.1/2006
Data raportului: 16 mai 2018
ROMPETROL RAFINARE S.A.
Numar de ordine in Registrului Comertului: J13/534/1991
Cod Unic de Inregistrare: 1860712
Capital subscris si varsat: 4.410.920.572,60 lei
Piata reglementata pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare: Bursa de Valori BUCURESTI (simbol de piata RRC)
Eveniment important de raportat: Decizia nr. 2 a Consiliului de Administratie din data de 15 mai 2018 cu privire la:
- Convocarea Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Rompetrol Rafinare S.A. pentru data de 25 iunie 2018 (26 iunie 2018 – a doua convocare);
In conformitate cu Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, Legea nr. 297/2004 privind piata de capital si Regulamentul C.N.V.M. nr. 1/2006 privind emitentii si valorile mobiliare, Consiliul de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. (denumita in continuare „Societatea”) convoaca actionarii Societatii la Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor (AGEA) in data de 25 iunie 2018, ora 10:00 (ora Romaniei), la sediul Societatii mai sus indicat, cu data de referinta 14 iunie 2018.
Materialele informative aferente ordinii de zi pentru AGEA a Rompetrol Rafinare S.A. vor fi disponibile actionarilor, in format electronic pe website-ul Societatii la adresa www.rompetrol-rafinare.kmginternational.com, sectiunea Relatia cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/ Adunarea Generala a Actionarilor din anul curent si in format fizic la sediul social al Societatii, incepand cu data de 24 mai 2018.
Convocarea AGEA a fost aprobata de Consiliul de Administratie in sedinta din data de 15 mai 2018.
Convocatorul AGEA se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a si in cel putin un ziar de circulatie nationala.
Anexa:
A) Convocatorul Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Rompetrol Rafinare la data de 25 iunie 2018.
Presedinte al Consiliului de Administratie
al Rompetrol Rafinare S.A.
Catalin DUMITRU
CONVOCATOR
Consiliul de Administratie al societatii ROMPETROL RAFINARE S.A., denumita in continuare “Societatea”, cu sediul in Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, avand nr. de ordine in Registrul Comertului Constanta J13/534/1991, cod unic de inregistrare 1860712, intrunit in data de 15 mai 2018, in temeiul art. 117 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, Regulamentelor Comisiei Nationale a Volorilor Mobiliare (C.N.V.M.) nr. 1/2006 privind emitentii si operatiunile cu valori mobiliare si nr. 6/2009 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor comerciale, cu modificarile si completarile ulterioare, Actului Constitutiv al Societatii,
CONVOACA
Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor in data de 25 iunie 2018, de la ora 10:00 (ora Romaniei), la sediul Societatii mai sus indicat.
Pentru cazul in care la data mentionata mai sus nu se intruneste cvorumul prevazut de lege si de Actul Constitutiv al Societatii pentru tinerea Adunarii, Consiliul de Administratie convoaca, in temeiul art. 118 din Legea nr. 31/1990, cea de-a doua Adunare Generala Extraordinara pentru data de 26 iunie 2018, de la ora 10:00, ora Romaniei, in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi.
Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor (in continuare “AGEA”) are urmatoarea ordine de zi:
1. In legatura cu contractul de facilitate de credit in suma de 360.000.000 USD, din data de 23 aprilie 2015, incheiat, printre altii, de catre si intre Societate, in calitate de imprumutat principal, imprumutat secundar si garant, KMG International (astfel cum este definit mai jos), in calitate de garant, Rompetrol Downstream S.R.L., in calitate de imprumutat principal, imprumutat secundar si garant, KazMunayGas Trading AG, in calitate de imprumutat principal si garant (Societatea, Rompetrol Downstream S.R.L. si KazMunayGas Trading AG sunt denumiti in mod colectiv Imprumutatii Principali), KMG Rompetrol S.R.L., in calitate de imprumutat secundar si garant (Societatea, Rompetrol Downstream S.R.L. si KMG Rompetrol S.R.L sunt denumiti in mod colectiv Imprumutatii Secundari) (Imprumutatii Principali si Imprumutatii Secundari sunt denumiti in mod colectiv Debitorii) si Banca Comerciala Romana S.A., UniCredit Bank S.A., Raiffeisen Bank S.A. ING Bank NV prin ING Bank Amsterdam - Sucursala Bucuresti, in calitate de imprumutatori (Banca Comerciala Romana S.A., UniCredit Bank S.A., Raiffeisen Bank S.A. si ING Bank NV prin ING Bank Amsterdam - Sucursala Bucuresti sunt denumiti in mod colectiv Imprumutatorii Principali sau Imprumutatorii Secundari sau Imprumutatorii), UniCredit Bank AG, Sucursala Londra, in calitate de agent de facilitate si UniCredit Bank S.A., in calitate de agent de garantii (Contractul de Facilitate de Credit), care consta in doua transe, dupa cum urmeaza:
a) Facilitatea A: o facilitate de credit angajanta, revolving, multivalutara de pana la 240.000.000 USD, pusa la dispozitie de catre Imprumutatorii Principali, cum este detaliat in Contractul de Facilitate de Credit;
b) Facilitatea B: o facilitate de credit neangajanta si discretionara, revolving, multivalutara de pana la 120.000.000 USD, pusa la dispozitie de catre Imprumutatorii Secundari, cum este detaliat in Contractul de Facilitate de Credit. Cu exceptia termenilor generali ai Facilitatilor Secundare (astfel cum acest termen este definit in Contractul de Facilitate de Credit) continute in Contractul de Facilitate de Credit, ceilalti termeni si conditii pentru acordarea Facilitatilor Secundare sunt detaliate in documente auxiliare separate, incheiate intre fiecare Imprumutat Secundar si fiecare Imprumutator Secundar (colectiv, Documentele Auxiliare)
ratificarea si confirmarea semnarii de catre Societate, in calitate de imprumutat principal, imprumutat secundar si garant, a acordului suplimentar incheiat la data de 20 aprilie 2018, la Contractul de Facilitate de Credit, intre, printre altii, Societate, KMG International NV, o societate cu raspundere limitata, existand in conformitate cu legislatia din Olanda, avand sediul in Amsterdam, Olanda, cu adresa Strawinskylaan 807, Turn A-8, 1077 XX Amsterdam, Olanda, si inregistrata la Registrul Comertului al Camerei de Comert si Industrie Amsterdam cu numarul 24297754 (KMG International) si, printre altii, Imprumutatorii, UniCredit Bank AG, Sucursala Londra, in calitate de agent de facilitate si UniCredit Bank S.A., in calitate de agent de garantii (Acordul Suplimentar), si care include forma Contractului de Facilitate de Credit astfel cum a fost modificat si reconfirmat, Contractul de Facilitate de Credit Modificat) si, inclusiv, confirmarea de catre Societate, in temeiul Acordului Suplimentar, in beneficiul Imprumutatorilor si al celorlalte parti finantatoare ca obligatiile de garantie si de despagubire asumate de Societate in conformitate cu clauza 22 a Contractului de Facilitate de Credit continua sa fie in vigoare cu privire la termenii Contractului de Facilitate de Credit Modificat si ca garantia se extinde la obligatiile Debitorilor (altul decat KMG International), in temeiul Documentelor de Finantare (astfel cum acest terment este definit in Contractul de Facilitate de Credit) (inclusiv Contractului de Facilitate Amendat), sub rezerva limitarilor stabilite prin acestea; obiectul Acordului Suplimentar este de a modifica si reconfirma prevederile Contractului de Facilitate de Credit, pentru, printre altele: (i) prelungirea perioadei de valabilitate atat pentru Facilitatea A, cat si pentru Facilitatea B; (ii) modificarea anumitor termeni si conditii din Contractul de Facilitate de Credit; (iii) extinderea datei de incetare din Contractul de Facilitate de Credit pentru Facilitatea A si pentru Facilitatea B (Prelungirea Datei de Incetare).
2. Ratificarea si confirmarea semnarii de catre Societate, tuturor si oricaror acte aditionale care au fost incheiate pentru a modifica Documentele Auxiliare incheiate intre, printre altii, Societate, in calitate de imprumutat secundar si fiecare dintre Imprumutatorii Secundari, cu scopul de a reflecta termenii si conditiile Acordului Suplimentar si ai scrisorii aditionale incheiate la data de 22 martie 2018, cu privire la modificarea Contractului de Facilitate de Credit (Scrisoarea Aditionala) (Amendamentele la Documentele Auxiliare).
3. Ratificarea si confirmarea semnarii amendamentului incheiat la data de 20 aprilie 2018 de catre si intre Societate, in calitate de debitor ipotecar, si Imprumutatori si celelalte parti finantatoare, in calitate de creditori ipotecari, la contractul de ipoteca mobiliara existent din data de 23 aprilie 2015 (Contractul de Ipoteca Mobiliara Existent) pentru a confirma faptul ca ipoteca creata prin contractul de ipoteca mobiliara din data de 23 aprilie 2015 ramane in vigoare, respectiv pentru actualizatea listelor cu bunuri ipotecate (Amendamentul la Contractul de Ipoteca Mobiliara Existent).
4. Ratificarea si confirmarea semnarii noului contract de ipoteca mobiliara din data de 20 aprilie 2018, incheiat intre, printre altii, Societate, in calitate de debitor ipotecar, Imprumutatori si celelalte parti finantatoare, in calitate de creditori ipotecari, in vederea garantarii oricaror si tuturor sumelor si obligatiilor oricarui Debitor, astfel cum este detaliat in contractul de ipoteca mobiliara incheiat de catre Societate, altul decat KMG International, dupa cum sunt sau vor fi datorate din cand in cand Imprumutatorilor sau altei parti finantatoare din Contractul de Facilitate de Credit Modificat, Documentele Auxiliare (dupa cum au fost modificate incat sa reflecte termenii si conditiile din Scrisoarea Aditionala si din Acordul Suplimentar) sau alt document de finantare rezultat din Prelungirea Datei de Incetare, si orice alte obligatii rezultand din Scrisoarea Aditionala, Acordul Suplimentar si Amendamentele la Documentele Auxiliare, precum costuri, comisioane dobanzi, suma maxima garantata fiind de 132.600.000 USD asupra unora dintre bunurile sale mobile astfel cum aceaste bunuri sunt descrise in contractul de ipoteca mobiliara, prin care Societatea constituie in favoarea tuturor creditorilor garantati o ipoteca mobiliara asupra urmatoarelor bunuri mobile ale sale atat prezente, cat si viitoare: (i) stocuri si creante legate de produsele Rafinariei Vega (punct de lucru al Societatii) si de operatiunile petrochimice desfasurate de Societate, (ii) datorii inregistrate contabil, creante sau alte tipuri de datorii care pot fi la un moment dat datorate Societatii sau platibile acesteia de catre terti, decurgand din orice contracte comerciale incheiate de catre Societate cu clientii sai si orice alte contracte incheiate in raport cu activitatea Societatii care dau nastere dreptului acesteia de a pretinde si incasa o suma de bani in schimbul furnizarii de bunuri sau servicii, (iii) conturi bancare ale Societatii deschise la oricare dintre Imprumutatori in Romania si toate sumele de bani cu care aceste conturi ar putea fi la un moment dat creditate sau care ar putea exista la un moment dat in soldul respectivelor conturi bancare, (iv) contracte sau polite de asigurare si toate politele inlocuitoare sau reinnoite guvernate de legea romana care sunt eliberate sau care pot fi eliberate Societatii ulterior in legatura cu oricare dintre bunurile si proprietatile sale care sunt afectate sau care pot fi la un moment dat afectate Garantiei aferente Tranzactiei (astfel cum este definit termenul in Contractul de Facilitate de Credit) si toate drepturile, beneficiile si veniturile rezultate din acestea, inclusiv orice creante, indiferent de natura acestora si rambursari ale primelor de asigurare, venituri, drepturi de a solicita si incasa plati, beneficii de orice tip, si (v) oricaror venituri realizate, fructe, proprietati si alte produse realizate sau derivate din proprietatile prevazute la punctele (i)-(iv) de mai sus, astfel cum sunt detaliate in contractul de ipoteca mobiliara incheiat de catre Societate (Noul Contract de Ipoteca Mobiliara).
5. Stabilirea datei de 11 iulie 2018 ca Data de Inregistrare, pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele hotararii adoptate in prezenta AGEA si a datei de 10 iulie 2018 ca Ex Date, data calendaristica de la care actiunile Rompetrol Rafinare obiect al Hotararii AGEA se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din respectiva hotarare.
6. Imputernicirea Presedintelui Consiliului de Administratie sau inlocuitorului acestuia, pentru a incheia si/sau semna in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii hotararea care urmeaza a fi adoptata de prezenta AGEA, cu posibilitatea submanadatarii de terte persoane pentru efectuarea formalitatilor legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararii adoptate.
Data de referinta este data de 14 iunie 2018.
Numai persoanele care sunt actionari ai Societatii inregistrati la aceasta data in Registrul Actionarilor Societatii, tinut si eliberat de Depozitarul Central S.A. sunt indreptatiti sa participe si isi pot exercita dreptul de vot in cadrul prezentelor AGEA, conform prevederilor legale, personal (prin reprezentantii legali) sau prin reprezentant (pe baza de Imputernicire speciala sau Imputernicire generala) cu restrictiile legale, sau, inainte de prezenta AGEA, prin corespondenta (pe baza de Formular de vot prin corespondenta). Actionarii pot fi reprezentati de catre alte persoane (inclusiv de alte persoane decat actionari).
Accesul in sala de sedinte si/sau votul prin corespondenta al actionarilor indreptatiti sa participe la data fixata pentru desfasurarea prezentei Adunari Generale Extraordinara a Actionarilor este permis prin simpla proba a identitatii acestora facuta, in cazul persoanelor fizice, cu actul de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini) si, in cazul persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini).
Reprezentantii actionarilor persoane fizice vor fi identificati pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de actionarul persoana fizica respectiv.
Reprezentantii actionarilor persoane juridice isi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de reprezentantul legal al actionarului persoana juridica respectiv.
Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal, se constata in baza listei actionarilor Rompetrol Rafinare de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A., sau, dupa caz, pentru date diferite de data de referinta/de inregistrare/ex date, pe baza urmatoarelor documente prezentate Societatii de catre actionar, emise de Depozitarul Central S.A. sau de participantii definiti la art. 168 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 297/2004, cu modificarile si completarile ulterioare, care furnizeaza servicii de custodie:
a) extras de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;
b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarul Central/respectivii participanti.
In situatia in care: i) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate, atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/pasaport/ permis de sedere); ii) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor Societatii de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Imputernicirii speciale (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentei AGEA).
Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza. Nu este necesara legalizarea sau apostilarea documentelor intocmite intr-o limba straina.
Actionarii, care nu au capacitate de exercitiu precum si persoanele juridice pot fi reprezentati prin reprezentantii lor legali, care la randul lor pot da imputernicire altor persoane.
Informatii privind Imputernicirile speciale/generale si votul prin corespondenta sunt mentionate mai jos.
Incepand cu data de 24 mai 2018, convocatorul Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor (in romana si engleza), materialele de sedinta (documentele sau informatiile vizand problemele/aspectele inscrise pe ordinea de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor), formularele de Imputerniciri speciale pentru reprezentarea actionarilor in cadrul Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor, care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza), formularele de Buletine de vot prin corespondenta pentru participarea si exprimarea votului actionarilor in cadrul Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor, care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza) si proiectele de hotarari pentru punctele de pe ordinea de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor vor fi puse la dispozitia actionarilor Societatii la sediul Societatii, camera 104, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 – 16:00 (ora Romaniei), si vor putea fi descarcate de pe website-ul Societatii www.rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Sectiunea Relatii cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Adunarea Generala a Actionarilor an curent.
Daca va fi cazul, ordinea de zi revizuita va fi comunicata, incepand cu data de 12 iunie 2018, potrivit prevederilor legale.
Actionarii vor putea solicita in scris copii ale acestor documente, prin curier (la Registratura de la sediul Societatii din Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta) sau prin e-mail (la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com). Indiferent de modul de transmitere, solicitarile vor fi semnate de actionari sau de reprezentantii acestora si vor fi insotite de documente purtand mentiunea conform cu originalul si semnatura actionarului/reprezentantului acestuia, care sa ateste identitatea actionarilor si – acolo unde este cazul – calitatea de reprezentant al semnatarilor. De asemenea, solicitarile vor indica adresa postala, adresa de e-mail sau numarul de fax unde respectivul actionar doreste sa primeasca copii ale documentelor mentionate anterior.
Va informam ca Registratura Societatii este inchisa in timpul zilelor nelucratoare si a sarbatorilor legale, iar in zilele lucratoare este deschisa intre orele 8:00 – 16:00, ora Romaniei (de luni pana vineri).
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducere realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Drepturile prevazute mai sus pot fi exercitate numai in scris, actionarii urmand sa transmita cererea, pana cel tarziu la data de 6 iunie 2018, ora 16.00 (ora Romaniei), fie prin posta sau servicii de curierat (la adresa: Navodari, bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta - cu mentiunea: “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 25/26 IUNIE 2018”), fie prin mijloace de comunicare electronice (e-mail: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 25/26 IUNIE 2018”, respectiv fax la numarul: +40 241 50.69.01) in atentia doamnei Carmen Chitu.
Unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii are/au dreptul, in conditiile legii, sa solicite Consiliului de Administratie al Societatii introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a prezentei Adunari Generale Extraordinare a Actionarilor, precum si/sau prezentarea de proiecte de hotarari pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGEA, cu respectarea urmatoarelor conditii:
i) in cazul actionarilor persoane fizice solicitarile trebuie sa fie insotite de copiile actelor de identitate valabile ale actionarilor, care trebuie sa permita identificarea acestora in registrul actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central SA;
ii) in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, solicitarile trebuie sa fie insotite de:
- un extras de cont din registrul actionarilor, din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni pe care le detine, emis de Depozitarul Central sau, dupa caz, de catre participantii definiti la art. 168 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 297/2004, care furnizeaza servicii de custodie – in cazul in care actionarul/reprezentantul legal al actionarului persoana juridica/entitatea fara personalitate juridica nu se regaseste in lista actionarilor de la Depozitarul Central;
- documente care atesta inscrierea informatiilor privind reprezentantul legal la Depozitarul Central/participantii definiti la art. 168 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 297/2004;
- calitatea de reprezentant legal va fi luata din registrul actionarilor tinut de Depozitarul Central SA; in cazul in care registrul actionarilor nu contine date referitoare la calitatea de reprezentant legal, sau nu sunt actualizate, aceasta calitate se dovedeste cu un certificat constatator eliberat de Registrul Comertului, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document, in original sau copie cu originalul, emis cu cel putin 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentei Adunari Generale Extraordinare a Actionarilor de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal;
- documentele care atesta calitatea de reprezentant legal intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de o traducere, realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza. Nu este necesara legalizarea sau apostilarea documentelor intocmite intr-o limba straina.
iii) sa fie insotite de o justificare si/sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare de adunarea generala;
iv) sa fie exercitate numai in scris, urmand a fi transmise: (i) fie sub forma unui document transmis prin posta sau servicii de curierat – la sediul Societatii (Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta) in plic inchis, in original (semnate si, dupa caz, stampilate de catre actionari sau reprezentantii legali ai acestora), astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 6 iunie 2018, ora 16:00 (ora Romaniei), mentionand pe plic in clar si cu majuscule “PROPUNERE DE PUNCTE NOI PE ORDINEA DE ZI/HOTARARI - “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 25/26 IUNIE 2018”; (ii) fie sub forma unui document semnat electronic cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica – prin email – la adresa Investor.Relations.RRC@rompetrol.com mentionand la subiect: “PROPUNERE DE PUNCTE NOI PE ORDINEA DE ZI/HOTARARI - “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 25/26 IUNIE 2018”.
Fiecare actionar, indiferent de participatia la capitalul social, are dreptul sa adreseze in scris intrebari referitoare la punctele de pe ordinea de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la Registratura Societatii pana la data de 6 iunie 2018, ora 16:00 (ora Romaniei) iar Societatea va raspunde la intrebarile adresate de actionari prin postarea raspunsului pe website-ul Societatii, www.rompetrol-rafinare.kmginternational.com, la sectiunea Relatii cu Investitorii/subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Adunarea Generala a Actionarilor an curent. Intrebarile trebuie sa fie pertinente, sa aiba legatura cu punctele de pe ordinea de zi, sa nu lezeze confidentialitatea si interesele comerciale ale Societatii si sa fie formulate in scris, printr-un inscris in original, semnat si, dupa caz stampilat de catre actionari sau reprezentanti legali ai acestora, prin posta sau servicii de curierat (la Registratura de la sediul Societatii mentionat mai sus), in plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “INTREBARI PRIVIND ORDINEA DE ZI - “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 25/26 IUNIE 2018”,
Pentu exercitiul valid al drepturilor actionarilor de a solicita introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi, de a prezenta proiecte de hotarari pentru punctele existente sau propuse spre a fi introduse pe ordinea de zi si de a adresa intrebari referitoare la ordinea de zi, actionarii vor transmite Societatii urmatoarele documente emise de Depozitarul Central S.A. sau de participantii definiti la art. 168 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 297/2004 care furnizeaza servicii de custodie:
a) extras de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;
b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarul Central/respectivii participanti.
Actionarii pot fi reprezentati in cadrul prezentei Adunari Generale Extraordinare a Actionarilor prin alte persoane, in baza unei imputerniciri speciale sau a unei imputerniciri generale. Actionarii persoane fizice sau juridice inregistrati la Data de referinta pot fi reprezentati in AGEA prin alte persoane decat actionarii, pe baza unei Imputerniciri speciale sau generale.
Pentru acest tip de vot trebuie utilizate formularele de imputernicire speciala (in limba romana sau limba engleza) conforme cu prevederile legale care vor fi puse la dispozitie de Consiliul de Administratie al Societatii sau o imputernicire generala, intocmita in conformitate cu prevederile Regulamentului CNVM nr. 6/2009 astfel cum a fost completat si modificat ulterior. Actionarii persoane juridice sau entitati fara personalitate juridica care participa la AGEA, prin alta persoana decat reprezentantul legal, vor utiliza in mod obligatoriu o imputernicire speciala sau generala, in conditiile mentionate mai sus.
Formularele de imputernicire speciala si buletine de vot prin corespondenta (in romana si engleza) se pot obtine de la sediul Societatii si pot fi descarcate si de pe website-ul Societatii, www.rompetrol-rafinare.international.com, la sectiunea Relatii cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Adunarea Generala a Actionarilor an curent incepand cu data de 24 mai 2018.
Imputernicirile speciale si Formularele de buletine de vot prin corespondenta trebuie sa aiba formatul pus la dispozitie de Societate si sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi (adica vot “Pentru”, vot “Impotriva” sau vot “Abtinere”).
Imputernicirea speciala/Buletinul de vot prin corespondenta completat cu optiunile de vot ale acestuia (“Pentru”, “Impotriva” sau “Abtinere”), semnat, in original, si documentele aferente se vor introduce intr-un plic inchis si vor fi transmise pentru a fi inregistrate la registratura Societatii pana cel tarziu in data de 23 iunie 2018, ora 10:00 (ora Romaniei) mentionand pe plic inchis in clar “IMPUTERNICIRI SPECIALE/BULETINE DE VOT PRIN CORESPONDENTA - PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 25/26 IUNIE 2018”.
Imputernicirea speciala si Buletinul de vot prin corespondenta, semnate, si documentele aferente, pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, republicata, precum si conform reglementarilor CNVM/ASF, nu mai tarziu de 23 iunie 2018, ora 10:00, ora Romaniei, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 25/26 IUNIE 2018”.
Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta, in romana si/sau engleza, care nu sunt inregistrate la registratura Societatii/adresa de e-mail mentionata la paragraful anterior pana la momentele mentionate mai sus, nu vor fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului de prezenta si de vot in AGEA.
In cazul in care imputernicirea speciala a fost transmisa Societatii prin e-mail, Mandatarii vor preda secretariatului tehnic si originalul procurii speciale.
La completarea Imputernicirilor speciale si Buletinelor de vot prin corespondenta conform celor mentionate mai sus va rugam sa tineti cont si de posibilitatea completarii Ordinei de zi cu noi puncte sau propuneri de hotarari, caz in care ordinea de zi revizuita va fi disponibilizata pana la data de 12 iunie 2018. In acest caz, imputernicirile speciale actualizate si Buletinele de vot prin corespondenta actualizate pot fi obtinute de la sediul Societatii, camera 104, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 – 16:00, si pot fi descarcate de pe website-ul Societatii www.rompetrol-rafinare.kmginternational.com, incepand cu data publicarii ordinii de zi revizuite.
Centralizarea, verificarea si tinerea evidentei Formularelor de vot prin corespondenta, precum si verificarea si validarea Imputernicirilor speciale depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic, acesta urmand a pastra in siguranta insrisurile, precum si confidentialitatea voturilor astfel exprimate, pana la momentul supunerii la vot a subiectelor corespunzatoare ordinii de zi.
Actionarii pot acorda o Imputernicire Generala valabila pentru o perioada care nu va depasi trei ani, permitand reprezentantului desemnat sa voteze in toate aspectele aflate in dezbaterea adunarii generale a actionarilor Societatii, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie, cu conditia ca Imputernicirea Generala sa fie acordata de catre actionar, in calitate de client, unui intermediar definit conform art. 2, alin. (1) pct. 20 din Legea 24/2017, sau unui avocat care nu se afla intr-o situatie de conflict de interese, ce poate aparea in special in cazurile reglementate de art. 92 alin. (15) din Legea 24/2017 si va fi valabila fara alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca este semnata de respectivul actionar si este insotita de o declaratie pe propria raspundere, in original, semnata si, dupa caz, stampilata, de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin procura generala, din care sa reiasa ca:
(i) Imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;
(ii) Imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.
Inainte de prima lor utilizare, Imputernicirile generale se vor depune/expedia, in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 23 iunie 2018, ora 10:00 (ora Romaniei), mentionand pe plic in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 25/26 IUNIE 2018”. Imputernicirile generale in copie certifcate vor fi retinute de Societate, facandu-se mentiune despre acestea in procesul verbal al AGEA.
Imputernicirile generale pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si conform reglementarilor CNVM/ASF, la adresa de email Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 23 iunie 2018, ora 10:00 (ora Romaniei), mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 25/26 IUNIE 2018”.
Pentru validitatea mandatului, mandatarul trebuie sa aiba calitatea fie de intermediar (conform prevederilor art 2 alin. (1) pct. 20 din Legea nr. 24/2017), fie avocat, iar actionarul este client al acestora. De asemenea, mandatarul nu trebuie sa se afle intr-un conflict de interese, in conformitate cu dispozitiile art. 92 alin. (15) din Legea nr. 24/2017, si anume:
a) este actionar majoritar al Rompetrol Rafinare sau al unei alte entitati, controlata de respectivul actionar;
b) este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Rompetrol Rafinare, al unui actionar majoritar sau al unei entitati controlata de respectivul actionar;
c) este un angajat sau un auditor al societatii ori al unui actionar majoritar sau al unei entitati controlata de respectivul actionar;
d) este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute mai sus.
Mandatarul nu poate fi substituit de o alta persoana decat in cazul in care acest drept i-a fost conferit in mod expres de catre actionar in imputernicire, fara ca aceasta sa afecteze dreptul actionarului de a desemna prin imputernicire unul sau mai multi imputerniciti supleanti, care sa ii asigure reprezentare in AGA. In conditiile in care mandatarul este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul sau de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai.
Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata pe baza urmatoarelor documente prezentate Societatii de catre actionar, emise de Depozitarul Central S.A. sau de participantii definiti la art. 168 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 297/2004 care furnizeaza servicii de custodie:
a) extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;
b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarului Central S.A./ respectivii participanti.
Impreuna cu Imputernicirea generala, actionarii vor transmite Societatii declaratia pe propria raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de catre avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare, semnata in original si dupa caz stampilata, din care sa reiasa ca:
a) Imputernicirea este data de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;
b) Imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Verificarea si validarea imputernicirilor generale depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic, urmand a fi pastrate in siguranta inscrisurile.
***
La data convocarii, capitalul social inregistrat al Societatii este de 4.410.920.572,60 lei, si este format din 44.109.205.726 actiuni, actiuni dematerializate, cu valoare nominala de 0,10 lei, fiecare actiune dand dreptul la un vot in Adunarea Generala a Actionarilor.
Informatii suplimentare se pot obtine la telefon 0241/506553 in zilele lucratoare intre orele 9:00 – 15:30 si de pe website-ul Societatii www.rompetrol-rafinare.kmginternational.com, sectiunea Relatia cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Adunarea Generala a Actionarilor an curent.
Presedinte al Consiliului de Administratie
Catalin DUMITRU