Natura Quattuor Energia Holdings S.A.
CONVOCARE
Consiliul de administratie al Natura Quattuor Energia Holdings S.A., o societate pe actiuni, infiintata si functionand potrivit legislatiei din Romania, cu sediul social in Romania, Bucuresti, Bulevardul Dimitrie Pompei, nr. 5-7, etaj 5, Corp. B, sector 2, inregistrata la Registrul Comertului Bucuresti sub nr. J40/3315/2009, avand codul unic de inregistrare 2695737 ("Societatea" sau "NQEH"), in temeiul art. 117 alin. (1) din Legea 31/1990 privind societatile, republicata, Legii 297/2004 privind piata de capital, Regulamentului 6/2009 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor comerciale si al art. 7 din actul constitutiv al NQEH,
CONVOACA
I. ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR ("AGOA")
pentru data de 28 aprilie 2017, ora 16:00 la sediul Societatii, situat in Romania, Bucuresti, Bulevardul Dimitrie Pompei, nr. 5-7, etaj 5, Corp. B, sector 2, pentru toti actionarii inregistrati in registrul actionarilor la sfarsitul zilei de 19 aprilie 2017, stabilita ca data de referinta, avand urmatoarea ordine de zi:
1. Aprobarea situatiilor financiare anuale individuale aferente exercitiului financiar 2016 ale NQEH, pe baza rapoartelor prezentate de consiliul de administratie si de catre auditorul financiar.
2. Aprobarea situatiilor financiare anuale consolidate aferente exercitiului financiar 2016 ale NQEH, pe baza rapoartelor prezentate de consiliul de administratie si de catre auditorul financiar.
3. Aprobarea nedistribuirii dividendelor pentru anul financiar 2016.
4. Aprobarea descarcarii de gestiune a consiliului de administratie pentru anul financiar 2016.
5. Aprobarea bugetului de venituri si cheltuieli pentru anul 2017.
6. Aprobarea remuneratiilor acordate membrilor consiliului de administratie al NQEH pentru anul financiar 2017, in cuantum de 20.000 RON brut/luna pentru fiecare membru, cu exceptia cazului in care oricare dintre membrii consiliului de administratie renunta la aceasta remuneratie.
7. Imputernicirea Dlui. Argyrios Volis sa intocmeasca si sa semneze in numele si pe seama Societatii si sa depuna orice documente si sa dea orice declaratii necesare in vederea inregistrarii/depunerii la Registrul Comertului a hotararilor AGOA si sa indeplineasca orice alte formalitati, inclusiv sa achite orice taxe, sa solicite si sa primeasca certificate sau orice alte acte emise de Registrul Comertului. Dl. Volis este imputernicit sa delege indeplinirea mandatului mentionat mai sus catre alte persoane.
8. Stabilirea datei de inregistrare care serveste la identificarea actionarilor asupra carora se vor rasfrange efectele hotararilor adoptate de AGOA. Data propusa este 16 mai 2017.
Doar persoanele care sunt inregistrate ca actionari la data de referinta 19.04.2017 ("Data de Referinta") in registrul actionarilor NQEH tinut de Depozitarul Central S.A. au dreptul de a participa si de a vota in cadrul AGEA/AGOA.
Propuneri ale actionarilor privind AGOA
Unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al NQEH (denumiti in cele ce urmeaza "Initiatori") au dreptul:
(a) de a introduce puncte pe ordinea de zi a AGOA, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare de AGOA; si
(b) de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA.
Cererile Initiatorilor cu privire la introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi, precum si proiectele de hotarari pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA, insotite de copia actului de identitate valabil al Initiatorului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate, respectiv in cazul persoanelor juridice, buletin/carte de identitate a reprezentantului legal inscris in lista actionarilor NQEH emisa de Depozitarul Central S.A.), pot fi:
(a) inaintate, numai in scris, personal sau prin servicii de curierat, consiliului de administratie al Societatii sau depuse la sediul NQEH din Romania, Bucuresti, Bulevardul Dimitrie Pompei, nr. 5-7, etaj 5, Corp. B, sector 2, pana la data de 13.04.2017, in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar "Pentru Adunarea Generala a Actionarilor NATURA QUATTUOR ENERGIA HOLDINGS S.A. din data de 28/29 aprilie 2017".
(b) transmise si prin e-mail, insotite de documentele de identificare valabile, la adresa info@nqeholdings.com, mentionand la subiect: " Pentru Adunarea Generala a Actionarilor NATURA QUATTUOR ENERGIA HOLDINGS S.A. din data de 28/29 aprilie 2017", pana la data de 13.04.2017.
Ordinea de zi completata cu punctele propuse de actionarii sus-mentionati va fi publicata cu indeplinirea cerintelor prevazute de lege si de actul constitutiv al Societatii pentru convocarea AGOA pana cel tarziu la data de 17.04.2017.
Intrebari referitoare la AGOA
Actionarii NQEH, indiferent de nivelul participatiei la capitalul social, pot depune intrebari in scris privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA, insotite de copia actului de identitate valabil al actionarului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate, respectiv in cazul persoanelor juridice, buletin/carte de identitate a reprezentantului legal inscris in lista actionarilor NQEH, emisa de Depozitarul Central S.A.), la sediul NQEH din Romania, Bucuresti, Bulevardul Dimitrie Pompei, nr. 5-7, etaj 5, Corp. B, sector 2, in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "Pentru Adunarea Generala a Actionarilor NATURA QUATTUOR ENERGIA HOLDINGS S.A. din data de 28/29 aprilie 2017" pana la data AGOA, iar raspunsurile vor fi oferite in timpul AGOA sau vor fi postate pe pagina de internet a NQEH, http://nqeholdings.com/.
Participarea la AGOA
Accesul actionarilor inregistrati in registrul actionarilor la Data de Referinta si indreptatiti sa participe la AGOA este permis prin simpla proba a identitatii acestora, facuta, in cazul actionarilor persoane fizice, cu actul de identitate sau, in cazul persoanelor juridice si al actionarilor persoane fizice reprezentate (altii decat reprezentantii legali), cu imputernicirea data persoanei fizice care le reprezinta, cu respectarea prevederilor legale aplicabile in materie.
Actionarii inregistrati la Data de Referinta in registrul actionarilor NQEH tinut de Depozitarul Central S.A. pot participa personal sau prin reprezentare in AGOA, fiecare actionar avand dreptul de a desemna orice alta persoana fizica sau juridica in calitate de reprezentant pentru a participa si a vota in numele sau in cadrul AGOA, cu respectarea prevederilor art. 243 alin. (6) - (64) din Legea nr. 297/2004, cu modificarile si completarile ulterioare.
Membrii Consiliului de Administratie ori functionarii NQEH nu ii pot reprezenta pe actionari sub sanctiunea nulitatii hotararii daca, fara votul acestora, nu s-ar fi obtinut majoritatea ceruta.
In cazul participarii prin reprezentare, actionarul va desemna un reprezentant printr-o procura speciala intocmita in baza formularului de procura speciala pus la dispozitia actionarilor de catre NQEH, atat in limba romana, cat si in limba engleza, sau printr-o imputernicire generala acordata in conditiile prezentate mai jos.
Procura Generala si Procura Speciala
Procura generala va fi valabila numai daca: (i) este acordata pentru o perioada care nu va depasi 3 ani, (ii) permite in mod expres reprezentantului actionarului care a acordat o astfel de procura sa voteze in toate aspectele aflate in dezbaterea adunarilor generale ale actionarilor NQEH, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie si (iii) este acordata de catre actionar, in calitate de client, unui intermediar definit conform art. 2 alin. (1) pct. 14 din Legea 297/2004, asa cum a fost modificata si completata, sau unui avocat. Actionarii NQEH nu pot fi reprezentati in AGOA pe baza procurii generale de catre o persoana care se afla intr-o situatie de conflict de interese ce poate aparea in special in unul dintre urmatoarele cazuri:
a) este un actionar majoritar al NQEH, sau o alta entitate, controlata de respectivul actionar;
b) este membru al unui organ de administrare al NQEH, al unui actionar majoritar sau al unei entitati controlate, conform celor prevazute la lit. a);
c) este un angajat sau un auditor al NQEH ori al unui actionar majoritar sau al unei entitati controlate, conform celor prevazute la lit. a);
d) este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute la lit. a)-c).
Procura generala trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii: 1. numele/denumirea actionarului; 2. numele/denumirea reprezentantului (cel caruia i se acorda procura); 3. data procurii, precum si perioada de valabilitate a acesteia, cu respectarea prevederilor legale; procurile purtand o data ulterioara au ca efect revocarea procurilor datate anterior; 4. precizarea faptului ca actionarul imputerniceste reprezentantul sa participe si sa voteze in numele sau prin procura generala in adunarea generala a actionarilor pentru intreaga detinere a actionarului la data de referinta, cu specificarea expresa a societatii/societatilor pentru care se utilizeaza respectiva procura generala. Procura generala inceteaza in conformitate cu alin. 2 al art. 151 din Regulamentul CNVM 6/2009.
Un actionar poate desemna o singura persoana sa il reprezinte la AGOA. Cu toate acestea, daca un actionar detine actiuni ale NQEH in mai multe conturi de valori mobiliare, aceasta restrictie nu il va impiedica sa desemneze un reprezentant separat pentru actiunile detinute in fiecare cont de valori mobiliare cu privire la o anumita adunare generala. Totusi, actionarului i se interzice sa exprime voturi diferite in baza actiunilor detinute de acesta in capitalul social al NQEH.
Procurile speciale trebuie sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGOA, iar reprezentantul are obligatia sa voteze conform instructiunilor formulate de actionarul care l-a desemnat.
Procura speciala este valabila doar pentru adunarea pentru care a fost solicitata. Reprezentantul are obligatia sa voteze in conformitate cu instructiunile formulate de actionarul care l-a desemnat.
De asemenea, un actionar poate desemna prin procura speciala unul sau mai multi reprezentanti supleanti care sa ii asigure reprezentarea in AGOA in cazul in care reprezentantul desemnat prin procura speciala este in imposibilitate de a-si indeplini mandatul. In cazul in care prin imputernicire sunt desemnati mai multi reprezentanti supleanti, se va stabili ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.
In cazul procurii speciale, un exemplar original, completat in limba romana sau in limba engleza si semnat de actionar, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate, respectiv in cazul persoanelor juridice, buletin/carte de identitate a reprezentantului inscris in lista actionarilor NQEH, emisa de Depozitarul Central S.A.), se vor depune sau vor fi transmise prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire la sediul NQEH din Romania, Bucuresti, Bulevardul Dimitrie Pompei, nr. 5-7, etaj 5, Corp. B, sector 2, in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "Pentru Adunarea Generala a Actionarilor NATURA QUATTUOR ENERGIA HOLDINGS S.A. din data de 28/29 aprilie 2017", pana la data de 26.04.2017, urmand ca reprezentantul sa aiba asupra sa in AGEA/AGOA, un exemplar original al procurii speciale.
Procura speciala, impreuna cu documentele mentionate mai sus, pot fi transmise si prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, insotite de documentele de identificare valabile, la adresa info@nqeholdings.com, mentionand la subiect: "Pentru Adunarea Generala a Actionarilor NATURA QUATTUOR ENERGIA HOLDINGS S.A. din data de 28/29 aprilie 2017", pana la data de 26.04.2017.
In cazul procurii generale, inainte de prima ei utilizare, o copie dupa aceasta cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate, respectiv in cazul persoanelor juridice, buletin/carte de identitate a reprezentantului inscris in lista actionarilor NQEH, emisa de Depozitarul Central S.A.), se vor depune sau vor fi transmise prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire la sediul NQEH din Romania, Bucuresti, Bulevardul Dimitrie Pompei, nr. 5-7, etaj 5, Corp. B, sector 2, in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "Pentru Adunarea Generala a Actionarilor NATURA QUATTUOR ENERGIA HOLDINGS S.A. din data de 28/29 aprilie 2017", pana la data de 26.04.2017, urmand ca reprezentantul sa aiba asupra sa in AGEA/AGOA, un exemplar original al procurii generale.
Procura generala poate fi transmisa si prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, insotita de documentele de identificare valabile, la adresa info@nqeholdings.com, mentionand la subiect: "Pentru Adunarea Generala a Actionarilor NATURA QUATTUOR ENERGIA HOLDINGS S.A. din data de 28/29 aprilie 2017", pana la data de 26.04.2017.
Copiile certificate ale procurilor generale sunt retinute de NQEH, facandu-se mentiune despre aceasta in procesul-verbal al AGOA.
Persoana care a primit procura generala nu poate fi substituita de o alta persoana. In conditiile in care persoana imputernicita este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai.
Actionarii pot sa isi desemneze si sa isi revoce reprezentantul prin mijloace electronice de transmisie a datelor, revocarea urmand a isi produce efecte si a fi opozabila NQEH daca a fost receptionata de NQEH pana la termenul limita pentru depunerea/transmiterea procurilor.
Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la AGOA este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta la AGOA o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta. Acest lucru nu este necesar daca actionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent personal la AGOA.
Prevederi speciale privind procura generala
NQEH va accepta o procura generala pentru participarea si votarea in cadrul AGOA, data de un actionar, in calitate de client, numai unui intermediar definit conform art. 2 alin. (1) pct. 14 din Legea nr. 297/2004, cu modificarile si completarile ulterioare, sau unui avocat, fara a solicita alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca procura generala respecta Regulamentul CNVM 6/2009, este semnata de respectivul actionar si este insotita de o declaratie pe propria raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicirea generala, din care sa reiasa ca:
(i) imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;
(ii) imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.
Declaratia prevazuta la paragraful anterior trebuie depusa la emitent in original, semnata si, dupa caz, stampilata, fara indeplinirea altor formalitati in legatura cu forma acesteia. Declaratia se depune la NQEH odata cu procura generala, in conditiile si termenele prevazute mai sus pentru procura generala.
Votul prin corespondenta
Actionarii NQEH inregistrati la Data de Referinta in registrul actionarilor NQEH tinut de Depozitarul Central S.A. au posibilitatea de a vota prin corespondenta prin utilizarea formularului de buletin de vot pentru votul prin corespondenta pus la dispozitia actionarilor de catre NQEH, atat in limba romana, cat si in limba engleza.
Votul prin corespondenta poate fi exprimat de catre un reprezentant numai in situatia in care acesta a primit din partea actionarului pe care il reprezinta o imputernicire speciala/generala care se depune la emitent in conformitate cu art. 243 alin. (63) din Legea nr. 297/2004, cu modificarile si completarile ulterioare.
In cazul votului prin corespondenta, formularul de vot, completat in limba romana sau engleza si semnat, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate, respectiv in cazul persoanelor juridice, buletin/carte de identitate a reprezentantului inscris in lista actionarilor NQEH, emisa de Depozitarul Central S.A.) se vor depune sau vor fi transmise prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire la sediul NQEH din Romania, Bucuresti, Bulevardul Dimitrie Pompei, nr. 5-7, etaj 5, Corp. B, sector 2, in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "Pentru Adunarea Generala a Actionarilor NATURA QUATTUOR ENERGIA HOLDINGS S.A. din data de 28/29 aprilie 2017", pana la data de 25.04.2017.
Formularul de vot prin corespondenta, impreuna cu documentele mentionate mai sus, pot fi transmise si prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, insotite de documentele de identificare valabile, la adresa info@nqeholdings.com, mentionand la subiect: "Pentru Adunarea Generala a Actionarilor NATURA QUATTUOR ENERGIA HOLDINGS S.A. din data de 28/29 aprilie 2017", pana la data de 25.04.2017.
Alte prevederi cu privire la AGOA
In cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata in baza listei actionarilor de la data de referinta, primita de la Depozitarul Central S.A.. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de o traducere realizata de un traducator autorizat in limba romana sau in limba engleza. Emitentul nu va solicita legalizarea sau apostilarea documentelor care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului.
In toate cazurile descrise mai sus in care se face referire la reprezentantul actionarilor inscris in lista actionarilor emisa de Depozitarul Central S.A., daca respectivul reprezentant nu este inscris ca atare in evidentele Depozitarului Central S.A., pentru identificarea reprezentantului actionarului persoana juridica se va transmite un certificat constatator eliberat de Registrul Comertului, sau orice alt document echivalent, in original sau in copie conforma cu originalul emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal si care atesta calitatea de reprezentant legal, certificat sau document echivalent care sa nu fie mai vechi de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA.
Netransmiterea procurilor generale sau speciale/formularelor de vot prin corespondenta pana la data stabilita se sanctioneaza cu pierderea dreptului de a vota prin reprezentant/prin corespondenta in cadrul AGOA. Procurile speciale/formularele de vot prin corespondenta care nu contin cel putin informatiile cuprinse in formularul pus la dispozitie de NQEH nu sunt opozabile NQEH, nefiind opozabile NQEH nici procurile generale care nu contin informatiile minime cerute de prevederile legale.
Daca in data de 28.04.2017 (data primei convocari a AGOA) nu se intrunesc conditiile de validitate legale si statutare pentru tinerea AGOA, respectiva AGOA este convocata pentru 29.04.2017 in acelasi loc, la aceeasi ora si avand aceeasi ordine de zi.
Documentele si materialele informative referitoare la punctele incluse pe ordinea de zi a AGOA, precum situatiile financiare anuale aferente exercitiului financiar 2016, raportul consiliului de administratie si raportul auditorului financiar, prezentul convocator, numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii, formularele de procura speciala si formularele de vot prin corespondenta pentru AGOA precum si proiectul de hotarare AGOA, vor fi puse la dispozitia actionarilor, atat in limba romana, cat si in engleza, incepand cu data publicarii convocatorului in Monitorul Oficial, la sediul NQEH si vor fi disponibile pe pagina de web a NQEH (http://nqeholdings.com/, sectiunea Relatia cu investitorii).
La data convocarii, capitalul social al NQEH este format din 36.059.484 actiuni nominative, fiecare actiune dand dreptul la un vot; prin urmare, numarul total de drepturi de vot la data convocarii este de 36.059.484 drepturi de vot.
Proiectele de hotarari propuse de catre actionari vor fi adaugate pe pagina de internet a NQEH de indata ce este posibil, dupa primirea lor de catre NQEH.
Presedintele Consiliului de Administratie
Natura Quattuor Energia Holdings S.A.
Georgios Tsamis