duminică | 26 mai, 2024 |
Starea pietei: INCHISA

Stiri Piata


ROMPETROL RAFINARE S.A. - RRC

Convocare AGOA Anuala + AGEA 27/28 aprilie 2023

Data Publicare: 22.03.2023 18:00:20

Cod IRIS: CC07E

                                                                                                                       

Nr. 1503/22 martie 2023

 

 

CATRE: AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIARA         

                 BURSA DE VALORI  BUCURESTI

 

Raport curent conform  Regulamentului ASF nr.5/2018

 

Data raportului: 22.03.2023

 

ROMPETROL RAFINARE S.A.

Sediul social: Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215 (Pavilion Administrativ), judetul Constanta

Numarul de telefon: 0241/506100; 506553                                                                                       

Numarul de fax:       0241/506930; 506901

Numar de ordine in Registrului Comertului: J13/534/1991

Cod Unic de Inregistrare:  1860712

Capital subscris si varsat:  2.655.920.572,60 lei

Piata reglementata pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare: Bursa de Valori BUCURESTI (simbol de piata RRC)

 

Eveniment important de raportat: Decizia nr. 2  a Consiliului de Administratie din data de 22 martie 2023 cu privire la convocarea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor („AGOA”) si a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor („AGEA”) Rompetrol Rafinare S.A. pentru data de 27 aprilie 2023 (28 aprilie 2023 – a doua convocare).

 

 

Consiliul de Administratie al societatii Rompetrol Rafinare S.A. (denumita in continuare “Societatea” sau “ RRC”), reunit in sedinta din data de 22 martie 2023, a hotarat convocarea:

 

Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, in data de 27 aprilie 2023 (prima convocare), de la ora 11:00, respectiv in data de 28 aprilie 2023 (a doua convocare), de la ora 11:00 pentru toti actionarii inscrisi in Registrul Actionarilor Societatii, tinut de societatea Depozitarul Central S.A. Bucuresti, la sfarsitul zilei de 18 aprilie 2023, considerata Data de Referinta pentru aceasta adunare,

si

 

Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, in data de 27 aprilie 2023 (prima convocare), de la ora 13:00, respectiv in data de 28.04.2023 (a doua convocare), de la ora 13:00 pentru toti actionarii inscrisi in Registrul Actionarilor Societatii, tinut de societatea Depozitarul Central S.A. Bucuresti, la sfarsitul zilei de 18 aprilie 2023, considerata Data de Referinta si pentru aceasta adunare.

 

 

Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor are urmatoarea ordine de zi:

 

1.                  Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Individuale ale Rompetrol Rafinare S.A. la data si pentru exercitiul incheiat la 31 decembrie 2022, intocmite in conformitate cu Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2844/2016 pentru aprobarea Reglementarilor contabile conforme cu Standardele Internationale de Raportare Financiara, modificat si completat ulterior, pe baza Raportului Anual al Consiliului de Administratie pentru anul 2022 intocmit in conformitate cu prevederile Regulamentului ASF nr. 5/2018, si a Raportului Auditorului Financiar Independent intocmit de Ernst & Young Assurance Services S.R.L. asupra Situatiilor Financiare Anuale Individuale ale Rompetrol Rafinare la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2022.

 

2.                  Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Consolidate ale Rompetrol Rafinare S.A. la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2022 (incluzand situatiile financiare ale Rompetrol Rafinare S.A. si cele ale subsidiarelor: Rompetrol Downstream S.R.L., Rom Oil S.A., Rompetrol Quality Control S.R.L., Rompetrol Logistics S.R.L. (impreuna cu subsidiara Rompetrol Gas S.R.L.) si Rompetrol Petrochemicals S.R.L., intocmite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara (IFRS) adoptate de catre Uniunea Europeana, cu modificarile ulterioare, pe baza Raportului Consiliului de Administratie pentru anul 2022 si a Raportului Auditorului Financiar Independent asupra Situatiilor Financiare Anuale Consolidate la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2022.

 

3.                  Aprobarea propunerii Consiliului de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. privind repartizarea profitului net al exercitiului financiar 2022, in suma de 666.277.159 lei, astfel: alocarea sumei de 62.195.597 lei pentru rezerva legala si a sumei de 604.081.562 pentru acoperirea pierderilor reportate din anii anteriori, asa cum este prevazut in nota prezentata actionarilor.

 

4.                  Aprobarea descarcarii de gestiune a tuturor administratorilor Societatii pentru activitatea desfasurata in exercitiul financiar 2022, pe baza rapoartelor prezentate.

 

5.                  Aprobarea urmatoarelor documente:

 

5.1.       Bugetul de Venituri si Cheltuieli aferent anului 2023;

5.2.      Programul de productie al Societatii pentru anul 2023; 

5.3.      Bugetul de investitii pentru anul 2023.

6.                  Revocarea domnului Yedil Utekov din calitatea de membru al Consiliului de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. ca urmare a renuntarii la mandatul de administrator incepand cu 1 mai 2023 (ultima zi de mandat fiind 30 aprilie 2023);

 

7.                  Revocarea domnului Askar Abilov din calitatea de membru al Consiliului de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. ca urmare a renuntarii la mandatul de administrator incepand cu 1 mai 2023 (ultima zi de mandat fiind 30 aprilie 2023);

 

8.                  Alegerea a 4 noi membrii ai Consiliului de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. pentru un mandat incepand cu data de 1 mai 2023 si care va expira la data de 30 aprilie 2026 (data expirarii mandatului actualilor membri ai Consiliului de Administratie).

9.                  Aprobarea formei revizuite a Politicii de Remunerare a Societatii, in forma atasata Notei aferente acestui punct de pe ordinea de zi, care va fi pusa la dispozitia actionarilor conform legii; Politica revizuita va intra in vigoare de la data aprobarii de catre Adunarea Generala a Actionarilor;

 

10.              Aprobarea remuneratiei lunare brute datorate pentru exercitiul financiar 2023 membrilor Consiliului de Administratie, precum si stabilirea limitei generale a remuneratiilor suplimentare ale membrilor Consiliului de Administratie carora le-au fost acordate functii specifice in cadrul Consiliului de Administratie.

 

11.              Supunerea Raportului de Remunerare a structurii de conducere a Societatii, aferent exercitiului financiar 2022, votului consultativ al AGOA, avand in vedere prevederile art. 107, paragraful (6) din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, republicata.

 

12.              Aprobarea datei de: (i) 16 mai 2023 ca Data de Inregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; si (ii) 15 mai 2023 ca Data „Ex Date”, data de la care instrumentele financiare se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din AGOA RRC, conform art. 2 alin. 2 lit. l)  din Regulamentul nr. 5/2018.

 

13.              Imputernicirea domnului Felix Crudu-Tesloveanu, membru al Consiliului de Administratie si Director General, pentru a incheia si/sau semna in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii hotararile care urmeaza a fi adoptate de prezenta AGOA si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate, avand posibilitatea submandatarii de terte persoane.

 

 

Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor are urmatoarea ordine de zi:

 

1.                  a) Aprobarea modificarii Actului Constitutiv al Societatii conform propunerii de mai jos, restul prevederilor Actului Constitutiv ramanand nemodificate:

Se modifica  articolului 15 denumit “Atributii”, punctul 15.1., litera g, din cuprinsul Capitolului V denumit “Administrarea Societatii (Varianta sistemului unitar”. Consiliul de Administratie” din Actul Constitutiv al Societatii astfel:

 

“15.1. Consiliul de Administratie are urmatoarele atributii principale:

... g) cu exceptia actelor juridice pentru adoptarea/incheierea carora este necesara, potrivit dispozitiilor imperative ale legii, aprobarea Adunarii Generale a actionarilor, aproba adoptarea/incheierea in numele societatii a actelor juridice al caror obiect depaseste valoarea de:

 

(i) 50.000.000 USD pentru cazul actelor juridice avand ca obiect achizitia de titei, respectiv vanzarea urmatoarelor produse: Benzine, Motorine, Jet A1 si Gaze Petroliere Lichefiate;

 

(ii) 20.000.000 USD pentru cazul actelor juridice avand alt obiect decat achizitia de titei, respectiv vanzarea produselor mentionate la punctul (i) de mai sus, inclusiv aprobarea participarii la constituirea unor societati sau majorarea capitalui social al acestora cu un aport care depaseste aceasta limita valorica;”

 

 

b) Aprobarea actualizarii Actului Constitutiv al Societatii ca urmare a aprobarii subpunctului precedent de pe ordinea zi.

 

2.                  Aprobarea datei de: (i) 16 mai 2023 ca Data de Inregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; si (ii) 15 mai 2023 ca Data „Ex Date”, data de la care instrumentele financiare se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din AGEA RRC, conform art. 2 alin. 2 lit. 1 din Regulamentul nr. 5/2018.

 

3.                  Imputernicirea domnului Felix Crudu-Tesloveanu, Membru al Consiliului de Administratie si Director General, pentru a incheia si/sau semna in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii hotararile care urmeaza a fi adoptate de prezenta AGEA, inclusiv semnarea Actului Constitutiv actualizat al Societatii precum si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate, ambii avand posibilitatea submandatarii de terte persoane.

 

 

Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor si Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Societatii din 27/28 aprilie 2023 si documentele aferente punctelor de pe ordinea de zi a acestor adunari vor fi puse la dispozitia actionarilor in conformitate cu prevederile legale si statutare aplicabile, incepand cu data de 27.03.2023, atat in format electronic pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Sectiunea Relatia cu Investitorii subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/ Adunarea Generala a Actionarilor din anul curent, cat si in format fizic la sediul social al Societatii.

 

Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor si al Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Societatii din 27/28 aprilie 2023 urmeaza a fi publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a si intr-un ziar de larga raspandire.

 

Convocarea AGOA si AGEA a fost aprobata de Consiliul de Administratie in sedinta din data de 22 martie 2023.

 

Anexa:

-          Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor si Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Rompetrol Rafinare la data de 27/28 aprilie 2023.

 

Membru al Consiliului de Administratie si Director General

al Rompetrol Rafinare S.A.

Felix Crudu-Tesloveanu

 


CONVOCATOR

 

Consiliul de Administratie al societatii ROMPETROL RAFINARE S.A., denumita in continuare “Societatea”, cu sediul in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, avand nr. de ordine in Registrul Comertului Constanta J13/534/1991, cod unic de inregistrare 1860712, intrunit in data de 22 martie 2023 prin intermediul aplicatiei Microsoft Teams, in temeiul art. 117 din Legea nr. 31/1990 privind societatile, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, republicata, Regulamentului Autoritatii de Supraveghere Financiara (A.S.F.) nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, precum si a Actului Constitutiv al Societatii,

 

CONVOACA

 

Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor si Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor (denumite in mod colectiv „Adunarile”), in data de 27 aprilie 2023, astfel:

-          Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor („AGOA”), cu incepere de la ora 11:00 (ora Romaniei), la sediul Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta;

si

-          Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor („AGEA”), cu incepere de la ora 13:00 (ora Romaniei), la sediul Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta.

 

In cazul in care, la data mentionata mai sus nu se intruneste  cvorumul prevazut de lege si de Actul Constitutiv al Societatii pentru tinerea AGOA, si respectiv AGEA, Consiliul de Administratie convoaca si fixeaza, in temeiul art. 118 din Legea nr. 31/1990, cea de-a doua  sedinta AGOA, si respectiv cea de-a doua sedinta AGEA pentru data de 28 aprilie 2023, avand aceeasi ordine de zi, dupa cum urmeaza:

 

-          AGOA cu incepere de la ora 11.00 (ora Romaniei), la sediul Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta;

si

-          AGEA cu incepere de la ora 13:00 (ora Romaniei), la sediul Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta.

 

Doar persoanele inregistrate ca actionari in registrul actionarilor Societatii detinut de Depozitarul Central S.A. la sfarsitul zilei de 18 aprilie 2023 (Data de referinta) au dreptul de a participa si de a-si exprima votul in AGOA si respectiv AGEA.  In eventualitatea unei a doua convocari a AGOA, si respectiv AGEA, Data de Referinta ramane aceeasi.

 

 

Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor are urmatoarea ordine de zi:

 

1.                  Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Individuale ale Rompetrol Rafinare S.A. la data si pentru exercitiul incheiat la 31 decembrie 2022, intocmite in conformitate cu Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2844/2016 pentru aprobarea Reglementarilor contabile conforme cu Standardele Internationale de Raportare Financiara, modificat si completat ulterior, pe baza Raportului Anual al Consiliului de Administratie pentru anul 2022 intocmit in conformitate cu prevederile Regulamentului ASF nr. 5/2018, si a Raportului Auditorului Financiar Independent intocmit de Ernst & Young Assurance Services S.R.L. asupra Situatiilor Financiare Anuale Individuale ale Rompetrol Rafinare la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2022.

 

2.                  Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Consolidate ale Rompetrol Rafinare S.A. la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2022 (incluzand situatiile financiare ale Rompetrol Rafinare S.A. si cele ale subsidiarelor: Rompetrol Downstream S.R.L., Rom Oil S.A., Rompetrol Quality Control S.R.L., Rompetrol Logistics S.R.L. (impreuna cu subsidiara Rompetrol Gas S.R.L.) si Rompetrol Petrochemicals S.R.L., intocmite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara (IFRS) adoptate de catre Uniunea Europeana, cu modificarile ulterioare, pe baza Raportului Consiliului de Administratie pentru anul 2022 si a Raportului Auditorului Financiar Independent asupra Situatiilor Financiare Anuale Consolidate la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2022.

 

3.                  Aprobarea propunerii Consiliului de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. privind repartizarea profitului net al exercitiului financiar 2022, in suma de 666.277.159 lei, astfel: alocarea sumei de 62.195.597 lei pentru rezerva legala si a sumei de 604.081.562 pentru acoperirea pierderilor reportate din anii anteriori, asa cum este prevazut in nota prezentata actionarilor.

 

4.                  Aprobarea descarcarii de gestiune a tuturor administratorilor Societatii pentru activitatea desfasurata in exercitiul financiar 2022, pe baza rapoartelor prezentate.

 

5.                  Aprobarea urmatoarelor documente:

 

5.4.       Bugetul de Venituri si Cheltuieli aferent anului 2023;

5.5.      Programul de productie al Societatii pentru anul 2023; 

5.6.      Bugetul de investitii pentru anul 2023.

6.                  Revocarea domnului Yedil Utekov din calitatea de membru al Consiliului de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. ca urmare a renuntarii la mandatul de administrator incepand cu 1 mai 2023 (ultima zi de mandat fiind 30 aprilie 2023);

 

7.                  Revocarea domnului Askar Abilov din calitatea de membru al Consiliului de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. ca urmare a renuntarii la mandatul de administrator incepand cu 1 mai 2023 (ultima zi de mandat fiind 30 aprilie 2023);

 

8.                  Alegerea a 4 noi membrii ai Consiliului de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. pentru un mandat incepand cu data de 1 mai 2023 si care va expira la data de 30 aprilie 2026 (data expirarii mandatului actualilor membri ai Consiliului de Administratie).

9.                  Aprobarea formei revizuite a Politicii de Remunerare a Societatii, in forma atasata Notei aferente acestui punct de pe ordinea de zi, care va fi pusa la dispozitia actionarilor conform legii; Politica revizuita va intra in vigoare de la data aprobarii de catre Adunarea Generala a Actionarilor;

 

10.              Aprobarea remuneratiei lunare brute datorate pentru exercitiul financiar 2023 membrilor Consiliului de Administratie, precum si stabilirea limitei generale a remuneratiilor suplimentare ale membrilor Consiliului de Administratie carora le-au fost acordate functii specifice in cadrul Consiliului de Administratie.

 

11.              Supunerea Raportului de Remunerare a structurii de conducere a Societatii, aferent exercitiului financiar 2022, votului consultativ al AGOA, avand in vedere prevederile art. 107, paragraful (6) din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, republicata.

 

12.              Aprobarea datei de: (i) 16 mai 2023 ca Data de Inregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; si (ii) 15 mai 2023 ca Data „Ex Date”, data de la care instrumentele financiare se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din AGOA RRC, conform art. 2 alin. 2 lit. l)  din Regulamentul nr. 5/2018.

 

13.              Imputernicirea domnului Felix Crudu-Tesloveanu, membru al Consiliului de Administratie si Director General, pentru a incheia si/sau semna in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii hotararile care urmeaza a fi adoptate de prezenta AGOA si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate, avand posibilitatea submandatarii de terte persoane.

 

 

Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor are urmatoarea ordine de zi:

 

1.                  a) Aprobarea modificarii Actului Constitutiv al Societatii conform propunerii de mai jos, restul prevederilor Actului Constitutiv ramanand nemodificate:

Se modifica  articolului 15 denumit “Atributii”, punctul 15.1., litera g, din cuprinsul Capitolului V denumit “Administrarea Societatii (Varianta sistemului unitar”. Consiliul de Administratie” din Actul Constitutiv al Societatii astfel:

 

 

“15.1. Consiliul de Administratie are urmatoarele atributii principale:

... g) cu exceptia actelor juridice pentru adoptarea/incheierea carora este necesara, potrivit dispozitiilor imperative ale legii, aprobarea Adunarii Generale a actionarilor, aproba adoptarea/incheierea in numele societatii a actelor juridice al caror obiect depaseste valoarea de:

 

(i) 50.000.000 USD pentru cazul actelor juridice avand ca obiect achizitia de titei, respectiv vanzarea urmatoarelor produse: Benzine, Motorine, Jet A1 si Gaze Petroliere Lichefiate;

 

(ii) 20.000.000 USD pentru cazul actelor juridice avand alt obiect decat achizitia de titei, respectiv vanzarea produselor mentionate la punctul (i) de mai sus, inclusiv aprobarea participarii la constituirea unor societati sau majorarea capitalui social al acestora cu un aport care depaseste aceasta limita valorica;”

 

 

b) Aprobarea actualizarii Actului Constitutiv al Societatii ca urmare a aprobarii subpunctului precedent de pe ordinea zi.

 

2.                  Aprobarea datei de: (i) 16 mai 2023 ca Data de Inregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; si (ii) 15 mai 2023 ca Data „Ex Date”, data de la care instrumentele financiare se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din AGEA RRC, conform art. 2 alin. 2 lit. 1 din Regulamentul nr. 5/2018.

 

3.                  Imputernicirea domnului Felix Crudu-Tesloveanu, Membru al Consiliului de Administratie si Director General, pentru a incheia si/sau semna in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii hotararile care urmeaza a fi adoptate de prezenta AGEA, inclusiv semnarea Actului Constitutiv actualizat al Societatii precum si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate, ambii avand posibilitatea submandatarii de terte persoane.

 

 

***

 

PRECIZARI PRIVIND SEDINTA AGOA SI AGEA

 

a)                  Dreptul actionarilor de a participa la Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor si Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor

 

Data de Referinta este data de 18 aprilie 2023.

Numai persoanele care sunt actionari ai Rompetrol Rafinare inregistrati la aceasta data in Registrul Actionarilor Societatii, tinut si eliberat de Depozitarul Central S.A. sunt indreptatiti sa participe si isi pot exercita dreptul de vot in cadrul prezentelor Adunari, conform prevederilor legale, personal (prin reprezentantii legali) sau prin reprezentant (pe baza de Imputernicire speciala/ generala sau Declaratie pe propria raspundere data de custode) cu restrictiile legale, sau, inainte de Adunarea Generala Ordinara sau Adunarea Generala Extraordinara, prin corespondenta (pe baza de Buletin de vot prin corespondenta).

De asemenea, un actionar poate fi reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, care va putea vota in adunarea generala a actionarilor pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar.  Custodele voteaza in AGOA si AGEA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.

Accesul in sala de sedinte si/sau votul prin corespondenta al actionarilor indreptatiti sa participe la data fixata pentru desfasurarea AGOA si AGEA este permis prin simpla proba a identitatii acestora facuta, in cazul actionarilor persoane fizice, cu actul de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini) si, in cazul persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini).

Reprezentantii actionarilor persoane fizice vor fi identificati pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de catre actionarul persoana fizica respectiv sau Declaratia pe propria raspundere data de custode si semnata de reprezentantul legal al acestuia.

 

Reprezentantii actionarilor persoane juridice isi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de reprezentantul legal al actionarului persoana juridica respectiv sau Declaratia pe propria raspundere data de custode si semnata de reprezentantul legal al acestuia.

 

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal, se constata in baza listei actionarilor Rompetrol Rafinare de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A.

 

In situatia in care: i) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate (astfel incat Registrul Actionarilor la Data de Referinta sa reflecte acest lucru), atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/Pasaport/ permis de sedere); ii) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor Rompetrol Rafinare S.A. de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentelor Adunari.

 

Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

 

Informatii privind Imputernicirile generale, Imputernicirile speciale, Buletinele de vot prin corespondenta si Declaratiile pe proprie raspundere sunt prezentate la pct. c) - e) de mai jos.

 

b)                 Documente aferente si in legatura cu ordinea de zi a AGOA si AGEA

 

Incepand cu data de 27 martie 2023, urmatoarele documente pot fi descarcate de pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Sectiunea Relatia cu Investitorii/Adunarea Generala a Actionarilor, sau pot fi obtinute, la cerere, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 – 16:00, de la sediul Societatii, prin fax sau prin posta:

- Convocatorul AGOA si AGEA (disponibil in limba romana si limba engleza);

- Formularele de Imputerniciri speciale pentru reprezentarea actionarilor in AGOA si AGEA, formulare care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza);

- Formularele de Buletine de vot prin corespondenta pentru participarea si exprimarea votului actionarilor in AGOA si AGEA, care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza);

- Documentele si materialele informative referitoare la punctele de pe ordinea de zi a Adunarilor;

- Proiectele de hotarari pentru punctele de pe ordinea de zi a AGOA si AGEA.

 

Daca va fi cazul, ordinea de zi completata va fi publicata pana cel tarziu la data de 13 aprilie 2023, potrivit prevederilor legale.

 

c)                  Votul prin reprezentant in baza unei imputerniciri generale

 

In temeiul art. 105, alin. (10) din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, reprezentarea actionarilor in AGA se poate face si prin alte persoane decat actionarii, in baza unei imputerniciri speciale sau generale. Astfel, actionarul poate acorda o imputernicire generala a carei durata de valabilitate nu va depasi 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare, permitand reprezentantului sau a vota in toate aspectele aflate in dezbaterea adunarilor generale ale actionarilor a unuia sau mai multor emiteti identificati in imputernicire, in mod individual sau printr-o formulare generica referitoare la o anumita categorie de emitenti, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie, cu conditia ca imputernicirea sa fie acordata de catre actionar, in calitate de client, unui intermediar, in conformitate cu prevederile legale sau unui avocat. 

 

 

Pentru validitatea mandatului, mandatarul trebuie sa aiba calitatea fie de intermediar (conform prevederilor art 2 alin. (1) pct. (19) din Legea nr. 24/2017, republicata), fie de avocat, iar actionarul este client al acestora. De asemenea, mandatarul nu trebuie sa se afle intr-un conflict de interese, in conformitate cu dispozitiile art. 105 alin. (15) din Legea nr. 24/2017, republicata, si anume:

a)                  este actionar majoritar al Rompetrol Rafinare sau a unei alte persoane controlate de respectivul actionar;

b)                  este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Rompetrol Rafinare, al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul actionar;

c)                  este un angajat sau un auditor al societatii ori al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul actionar;

d)                 este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute mai sus.

 

Mandatarul nu poate fi substituit de o alta persoana decat in cazul in care acest drept i-a fost conferit in mod expres de catre actionar in imputernicire, fara ca aceasta sa afecteze dreptul actionarului de a desemna prin imputernicire unul sau mai multi imputerniciti supleanti, care sa ii asigure reprezentarea in AGA. In conditiile in care mandatarul este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul sau de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai.

 

Societatea nu impune un anumit format pentru Imputernicirea generala.

 

Impreuna cu Imputernicirea generala, actionarii vor transmite Societatii declaratia pe proprie raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin procura generala, semnata in original si, dupa caz, stampilata, din care sa reiasa ca:

a) Imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;

b) Imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.

 

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata pe baza urmatoarelor documente prezentate Societatii de catre actionar, emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiti la art. 2 alin. (1) pct 19 din Legea nr. 24/2017, republicata, care furnizeaza servicii de custodie:

a)        extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;

b)        documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarului Central S.A./ respectivii intermediari (in cazul actionarilor persoane juridice).

 

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

 

Inainte de prima lor utilizare, Imputernicirile generale, insotite de documentele aferente, se vor depune/expedia, in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 25 aprilie 2023, ora 11:00 (ora Romaniei), pentru AGOA, mentionand pe plic in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 27/28 APRILIE 2023si, respectiv pana la data de 25 aprilie 2023, ora 13:00, pentru AGEA mentionand pe plic in clarPENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 27/28 APRILIE 2023”. Imputernicirile generale in copie certificate vor fi retinute de Societate, facandu-se mentiune despre acestea in procesul verbal al AGOA si AGEA. Imputernicirile generale sunt valabile pentru o perioada care nu va putea depasi 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare.

 

Imputernicirile generale, insotite de documentele aferente, pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa de email Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 25 aprilie 2023, ora 11:00 (ora Romaniei) pentru AGOA, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 27/28 APRILIE 2023”, respectiv pana la data de 25 aprilie 2023, ora 13:00 pentru AGEA, mentionand la subiect “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 27/28 APRILIE 2023”.

Verificarea si validarea Imputernicirilor generale depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic, acesta urmand a pastra in siguranta inscrisurile.

 

d)                 Votul prin reprezentant in baza unei imputerniciri speciale si votul prin corespondenta

Actionarii pot participa personal sau pot fi reprezentati in cadrul AGOA/AGEA de un reprezentant desemnat („Mandatar”) caruia i s-a acordat o imputernicire speciala, pe baza formularului de imputernicire speciala pus la dispozitie de Societate, in conformitate cu art. 105 alin. (12) din Legea nr. 24/2017, republicata.

Imputernicirile speciale trebuie completate de catre actionar (in trei exemplare originale: un formular pentru actionar, unul pentru mandatar si unul pentru RRC), semnate si trebuie sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGOA/AGEA pentru care Mandatarul urmeaza sa voteze in numele actionarului, cu precizarea clara a optiunii de vot (adica vot „pentru” sau „impotriva” sau, dupa caz sa mentioneze abtinere”). Un actionar poate fi reprezentat in AGOA/AGEA de catre un singur Mandatar, avand o imputernicire speciala acordata doar pentru AGOA/AGEA din data de 27/28.04.2023.

Actionarii Societatii inregistrati la Data de Referinta in registrul actionarilor eliberat de Depozitarul Central S.A. au posibilitatea de a vota prin corespondenta, inainte de AGOA/AGEA, prin utilizarea formularului de buletin de vot pentru votul prin corespondenta.

Formularele de imputernicire speciala si Buletinele de vot prin corespondenta, atat in limba in romana cat si in limba engleza, se pot obtine de la sediul Societatii, situat la adresa mentionata mai sus la capitolul “Documente aferente AGA” sau pot fi descarcate de pe website-ul Societatii, https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, la sectiunea Relatii cu Investitorii/ Adunarea Generala a Actionarilor incepand cu data de 27 martie 2023.

Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta trebuie sa aiba formatul pus la dispozitie de Societate si sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi (adica vot “Pentru” sau vot “Impotriva” sau, dupa caz, sa mentioneze “Abtinere”).

 

Votul prin corespondenta poate fi exprimat prin Buletinul de vot prin corespondenta si de catre reprezentantul actionarului, numai in situatia in care acesta:

a) a primit din partea actionarului pe care il reprezinta o imputernicire speciala/generala, care se depune la Societate in forma prevazuta de reglementarile legale si termenul precizat in convocator, sau

b) reprezentantul este o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta putand vota exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primate de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.

 

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal al actionarilor persoane juridice se constata in baza listei actionarilor Rompetrol Rafinare S.A. primite de la Depozitarul Central S.A., de la Data de Referinta.

 

In situatia in care: i) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate, atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/Pasaport/ permis de sedere); ii) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor Societatii de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Imputernicirii speciale/Buletinului de vot prin corespondenta (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentelor Adunari).

 

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

 

In cazul AGOA, pentru punctele 4, 6, 7 si 8 de pe ordinea de zi, pentru care votul este secret, se vor folosi formularele de Imputernicire speciala/Buletin de vot prin corespondenta dedicate acestor puncte, disponibilizate de Societate; pentru celelalte puncte (anume punctele 1, 2, 3, 5, 9, 10, 11, 12 si 13) de pe ordinea de zi a AGOA), se vor folosi formularele de Imputernicire speciala/Buletin de vot prin corespondenta dedicate acestor puncte, disponibilizate, de asemenea, de Societate.

 

In cazul AGEA, pentru toate punctele de pe ordinea de zi se va folosi un singur formular de Imputernicire speciala/Buletin de vot prin corespondenta, disponibilizate de Societate.

 

La completarea Imputernicirilor speciale/Buletinelor de vot prin corespondenta, actionarii sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor, sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii ordinii de zi a AGOA si/sau AGEA cu noi puncte sau propuneri de hotarari, caz in care ordinea de zi va fi completata si pusa la dispozitie prin metodele aratate la pct. b) incepand cu data de 13 aprilie 2023.

 

Pentru AGOA, Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta dedicate punctelor 4, 6, 7 si 8, completate de actionari sau dupa caz, de reprezentantii actionarilor, cu optiunile de vot ale acestora (respectiv vot “Pentru”, vot “Impotriva”, sau dupa caz, mentiunea “Abtinere”), semnate, in original, insotite de documentele aferente, se va introduce intr-un plic separat, inchis, mentionand pe plic in clar “Confidential – Instructiuni de vot secret pentru punctele 4, 6, 7 si 8 - Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 27/28 aprilie 2023” si care va fi introdus, la randul lui, in plicul continand Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta dedicate celorlalte puncte de pe ordinea de zi a AGOA si documentele aferente; acestea vor fi transmise pentru a fi inregistrate la registratura Societatii pana cel tarziu in data de 25 aprilie 2023, ora 11:00 (ora Romaniei), mentionand pe plic in clar “IMPUTERNICIRI SPECIALE/BULETINE DE VOT PRIN CORESPONDENTA - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 27/28 APRILIE 2023”.

 

Pentru AGEA, Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta si documentele aferente vor fi transmise pentru a fi inregistrate la registratura Societatii pana cel tarziu in data de 25 aprilie 2023, ora 13:00 (ora Romaniei), mentionand pe plic in clar “IMPUTERNICIRE SPECIALA/BULETIN DE VOT PRIN CORESPONDENTA - PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 27/28 APRILIE 2023”.

 

 

Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, republicata, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, astfel:

- pentru AGOA Imputernicirea speciala/Buletinul de vot prin corespondenta dedicate punctelor 4, 6, 7 si 8, completate de actionari sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor cu optiunile acestora (vot “Pentru”, vot “Impotriva” sau, dupa caz, mentiunea “Abtinere”), semnate, avand atasata semnatura electronica extinsa, si documentele aferente se vor transmite intr-un email separat, mentionand la subiect “Confidential - Instructiuni de vot secret pentru punctele 4, 6, 7 si 8 - Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 27/28 aprilie 2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 25 aprilie 2023, ora 11:00 (ora Romaniei);

- pentru AGOA, Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta dedicate punctelor 1, 2, 3, 5, 9, 10, 11, 12 si 13 de pe ordinea de zi completate de actionari sau, dupa caz, de reprezentantii actionarilor cu optiunile acestora (vot “Pentru”, vot “Impotriva” sau, dupa caz, mentiunea “Abtinere”), semnate, avand atasata semnatura electronica extinsa, insotite de documentele aferente, se vor transmite intr-un e-mail, mentionand la subiect “Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 27/28 aprilie 2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 25 aprilie 2023, ora 11:00 (ora Romaniei);

- pentru AGEA, Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta completate de actionari sau, dupa caz, de reprezentantii actionarilor cu optiunile acestora (vot “Pentru”, vot “Impotriva” sau mentiunea “Abtinere”), semnate, avand atasata semnatura electronica extinsa, insotite de documentele aferente, se vor transmite intr-un e-mail, mentionand la subiect “Pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor din data de 27/28 aprilie 2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 25 aprilie 2023, ora 13:00 (ora Romaniei);

 

Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta, care nu sunt inregistrate la registratura Societatii/adresa de e-mail mentionata la paragraful anterior pana la momentele mentionate mai sus, nu vor fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului de prezenta si de vot in AGOA si AGEA.

 

In cazul in care imputernicirea speciala a fost transmisa Societatii prin e-mail, Mandatarii vor preda secretariatului tehnic si originalul procurii speciale.

 

Actionarii sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor, sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii Ordinii de zi a AGOA si/su AGEA. In acest caz, imputernicirile speciale/ Buletinele de vot prin corespondenta vor fi actualizate si puse la dispozitie prin metodele aratate la pct. b) incepand cu data de 13 aprilie 2023.

Imputernicirea speciala este valabila doar pentru AGA care a fost solicitata; reprezentantul are obligatia sa voteze in conformitate cu instructiunile formulate de actionarul care l-a desemnat, sub sanctiunea anularii votului.

In general, un actionar poate imputernici un singur reprezentant sa il reprezinte in AGA. Cu toate acestea, imputernicirea poate nominaliza unul sau mai multi reprezentanti supleanti care sa ii asigure reprezentarea in adunarea generala in cazul in care reprezentantul principal mentionat mai sus este in imposibilitate de a-si indeplini mandatul. In cazul in care prin imputernicire sunt desemnati mai multi reprezentanti supleanti, se va stabili ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.

In situatia in care actionarul care si-a exprimat votul prin corespondenta participa personal sau prin reprezentant la AGOA/AGEA, votul prin corespondenta exprimat pentru acea adunare generala este anulat. In acest caz va fi luat in considerare doar votul exprimat personal sau prin reprezentant.

Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la adunarea generala este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau va prezenta la adunarea generala o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta. Daca actionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent la adunarea generala, acest lucru nu mai este necesar.

Centralizarea, verificarea si tinerea evidentei Formularelor de vot prin corespondenta, precum si verificarea si validarea Imputernicirilor speciale depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic, acesta urmand a pastra in siguranta inscrisurile, precum si confidentialitatea voturilor astfel exprimate, pana la momentul supunerii la vot a subiectelor corespunzatoare ordinii de zi.

 

e)                  Declaratiile pe propria raspundere

 

In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, acesta va putea vota in AGOA, respectiv AGEA pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in AGOA, respectiv AGEA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari ai Societatii la Data de Referinta.

 

Institutia de credit poate participa si vota in AGOA, respectiv AGEA in conditiile in care prezinta o Declaratie pe propria raspundere si in care se precizeaza:

a)                  in clar, numele/denumirea actionarului in numele caruia institutia de credit participa si voteaza in cadrul AGOA, respectiv AGEA;

b)                  institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar;

c)                  in clar, numele persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit ce va reprezenta institutia de credit in AGOA, respectiv AGEA.

 

 

Documentele ce insotesc Declaratia pe propria raspundere:

-            un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Declaratiei pe propria raspundere (dovada emisa de o autoritate competenta, in original, sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA si AGEA);

-            copia actului de identitate al persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit, nominalizata in Declaratia pe propria raspundere, ce va reprezenta institutia de credit in AGOA si AGEA.

 

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

Declaratia pe propria raspundere, semnata de reprezentantul legal al institutiei de credit, in original, insotita de documentele aferente, va fi depusa/expediata, astfel incat sa fie inregistrata ca primita la registratura Societatii pana la data de 25.04.2023, ora 11:00, mentionand pe plic in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 27/28 APRILIE 2023”, respectiv pana la data de 25.04.2023, ora 13:00, mentionand pe plic in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 27/28 APRILIE 2023”.

 

Declaratiile pe propria raspundere, semnate, insotite de documentele aferente, pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 27/28 APRILIE 2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 25.04.2023, ora 11:00 (ora Romaniei), pentru AGOA, respectiv mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 27/28 APRILIE 2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 25.04.2023, ora 13:00 (ora Romaniei), pentru AGEA.

 

 

Verificarea si validarea Declaratiilor pe propria raspundere depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic desemnat potrivit legii, acesta urmand a pastra in siguranta inscrisurile.

 

f)                   Dreptul actionarilor de a solicita introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi si de a prezenta proiecte de hotarari pentru punctele existente sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi

 

Actionarii reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii, au dreptul, in conditiile legii, sa solicite introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGOA si/sau AGEA, precum si sa prezinte proiecte de hotarari pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a acestora, prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire/curierat, mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Ordinara/Extraordinara a Actionarilor din data de 27/28.04.2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 10.04.2023, ora 16:00. Fiecare nou punct propus trebuie sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre aprobarea adunarii.

 

 

Dreptul de a propune candidati pentru functia de membru al Consiliului de Administratie

 

Avand in vedere faptul ca pe ordinea de zi figureaza alegerea unor noi membrii ai Consiliului de Administratie, actionarii Societatii, indiferent de participatia detinuta in capitalul social, au dreptul sa formuleze in conditiile legii propuneri de candidati  pentru alegerea in calitate de membru al Consiliului de Administratie, cuprinzand informatii cu privire la numele, domiciliul si calificarea profesionala a persoanelor propuse si insotite de o copie a actului de identitate valabil al candidatului (carte de identitate/pasaport) si de formularul privind informarea candidatului cu privire la procesarea datelor personale, precum si de o copie a actului de identitate valabil al actionarului (in cazul persoanelor fizice, cartea de identitate/parespectiv in cazul persoanelor juridice/entitatilor fara personalitate juridica, carte de identitate/pasaport al reprezentantului legal), dupa cum urmeaza:

a) prin depunere la Registratura sau prin posta sau curierat cu confirmare de primire catre Registratura, pana cel tarziu la data de 10 aprilie 2023, ora 16:00, in plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 27/28 APRILIE 2023”, sau

b) prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, pana cel tarziu la data de 10 aprilie 2023, ora 16:00, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 27/28 APRILIE 2023”.

 

Lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a persoanelor propuse pentru functia de membru al Consiliului de Administratie se va afla la dispozitia actionarilor, putand fi consultata si completata de acestia. Pe baza propunerilor primite pana la data-limita, Societatea va face disponibile actionarilor propunerile de candidati pentru posturile de membri ai Consiliului de Administratie si informatiile aferente in format electronic, atat in limba romana, cat si in limba engleza, pe website-ul Societatii (https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com), pagina Relatii cu Investitorii/ Adunarea Generala a Actionarilor, lista finala a propunerilor, urmand a fi postata pana la data de 13 aprilie 2023, data anterioara Datei de Referinta.

 

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducere realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

 

g) Dreptul actionarilor de a adresa intrebari referitoare la ordinea de zi

 

Orice actionar interesat are dreptul de a adresa intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA respectiv AGEA; intrebarile vor fi transmise in scris si vor fi depuse/expediate astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 18.04.2023, ora 16:00 mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Ordinara/Extraordinara a Actionarilor din data de 27/28.04.2023”.

 

Raspunsurile vor fi disponibile pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Sectiunea Relatia cu Investitorii/Adunarea Generala a Actionarilor, incepand cu data de 25.04.2023 ora 18:00.

 

Dreptul de a adresa intrebari si obligatia Societatii de a raspunde vor fi conditionate de protejarea confidentialitatii si a intereselor Societatii.

 

Pentru exercitiul valid al drepturilor mentionate la lit. f) si g), actionarii vor transmite Societatii urmatoarele documente emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiti la art. 2 alin. (1) pct 19 din Legea nr. 24/2017, republicata, care furnizeaza servicii de custodie:

a) extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;

b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarul Central S.A. /respectivii intermediari (in cazul actionarilor persoane juridice).

 

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

 

***

 

La data convocarii, capitalul social inregistrat al Rompetrol Rafinare S.A. este de 2.655.920.572,60 lei, si este format din 26.559.205.726 actiuni, actiuni dematerializate, cu valoare nominala de 0,10 lei, fiecare actiune dand dreptul la un vot in Adunarea Generala a Actionarilor.

Informatii suplimentare se pot obtine la telefon 0241/506553 in zilele lucratoare intre orele 9:00 – 16:00 si de pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, sectiunea Relatia cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor.

 

De asemenea, la adresa https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, sectiunea Relatia cu Investitorii este postata o nota de informare cu privire la drepturile ce revin actionarilor in cadrul prelucrarii de catre Societate a datelor lor cu caracter personal, potrivit Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE.

 

Presedinte al Consiliului de Administratie

Yedil Utekov

 

 



 Print

Informatii furnizate prin IRIS, platforma de stiri a Bursei de Valori Bucuresti.

______________________

Bursa de Valori Bucuresti ("BVB") nu este responsabila de continutul acestui Raport. Emitentii ale caror instrumente financiare sunt tranzactionate pe pietele administrate de catre BVB au obligatia de a intocmi Rapoarte in conformitate cu prevederile legale si regulamentare incidente. BVB publica aceste Rapoarte in calitate de administrator al acestor piete, desemnat de catre ASF. In situatia in care, pentru informarea corespunzatoare a investitorilor, sunt publicate Rapoarte semnate de persoane diferite, sau cu informatii divergente, responsabilitatea juridica revine in totalitate semnatarilor respectivelor Rapoarte. BVB isi declina orice obligatie sau raspundere fata de emitenti sau terte parti, cu privire la realitatea, integralitatea si exactitatea informatiilor furnizate de catre acestia si distribuite de catre BVB. Utilizatorii website-ului au responsabilitatea de a verifica continutul rapoartelor. Orice raport (inclusiv orice prospect) care se adreseaza exclusiv unor persoane/tari specificate in acesta nu trebuie luate in considerare de catre persoanele / in tarile excluse. Termenii si conditiile, inclusiv restrictiile de utilizare si redistributie se aplica.


©2016 Bursa de Valori Bucuresti. Toate drepturile rezervate.