Nr. 7542/ 11 noiembrie 2026
CATRE: AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIARA
BURSA DE VALORI BUCURESTI
Raport curent conform Regulamentului ASF nr.5/2018
Data raportului: 11 noiembrie 2026
ROMPETROL RAFINARE S.A.
Numar de ordine in Registrului Comertului: J1991000534130
Cod Unic de Inregistrare: 1860712
Capital subscris si varsat: 2.655.920.572,60 lei
Piata reglementata pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare: Bursa de Valori BUCURESTI (simbol de piata RRC)
Eveniment important de raportat: Decizia Consiliului de Administratie din data de 11 noiembrie 2026 cu privire la convocarea Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor („AGEA”) Rompetrol Rafinare S.A. pentru data de 18 decembrie 2026 (21 decembrie 2026 – a doua convocare) in vederea aprobarii de principiu a fuziunii prin absorbtie a ROMPETROL PETROCHEMICALS S.R.L. („Societatea Absorbita”) de catre ROMPETROL RAFINARE S.A. („Societatea Absorbanta”) si initierea procesului de fuziune.
Consiliul de Administratie al societatii Rompetrol Rafinare S.A. (denumita in continuare “Societatea” sau “ RRC”), reunit in sedinta din data de 11 noiembrie 2026, a hotarat convocarea Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, in data de 18 decembrie 2026 (prima convocare), de la ora 11:00, respectiv in data de 21 decembrie 2026 (a doua convocare), de la ora 11:00 pentru toti actionarii inscrisi in Registrul Actionarilor Societatii, tinut de societatea Depozitarul Central S.A. Bucuresti, la sfarsitul zilei de 8 decembrie 2026, considerata Data de Referinta pentru aceasta adunare.
Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor are urmatoarea ordine de zi:
1. Aprobarea de principiu a fuziunii prin absorbtie („Fuziunea”) a ROMPETROL PETROCHEMICALS S.R.L., o societate cu raspundere limitata, infiintata si functionand potrivit legilor din Romania, cu sediul social in Loc. Navodari, Oras Navodari, B-dul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, camera 21, jud. Constanta, Romania, inregistrata in Registrul Comertului din Constanta sub nr. J2002002681139, avand Identificator Unic la Nivel European (EUID) ROONRC.J2002002681139 si cod unic de inregistrare 15077797 („Societatea Absorbita”) de catre ROMPETROL RAFINARE S.A.(„Societatea Absorbanta”), fiind denumite colectiv “Societatile care fuzioneaza”, si initierea procesului de fuziune, pe baza documentelor si informatiilor puse la dispozitia Actionarilor, conform legii, anterior Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor, inclusiv, fara a se limita la acestea, proiectul de fuziune aferent Fuziunii („Proiectul de Fuziune”).
2. Aprobarea ca Fuziunea sa se realizeze ca fuziune prin absorbtie, in temeiul art. 238 alin. (1) lit. a) si al celorlalte dispozitii aplicabile din Legea Societatilor, Societatea Absorbita urmand a fi dizolvata fara a intra in lichidare si a transfera totalitatea activelor si pasivelor sale catre Societatea Absorbanta. Avand in vedere ca Societatea Absorbanta detine integral partile sociale ale Societatii Absorbite va fi aplicabil regimul simplificat prevazut de art. 2434 din Legea Societatilor, in consecinta, Fuziunea nu va presupune stabilirea unui raport de schimb, emiterea sau alocarea de actiuni noi de catre Societatea Absorbanta, majorarea capitalului social al Societatii Absorbante ori stabilirea unei prime de fuziune. Fuziunea nu implica parcurgerea urmatoarelor cerinte: (i) intocmirea raportului administratorilor prevazut la art. 2432 din Legea Societatilor, precum si punerea acestuia la dispozitia actionarilor potrivit art. 244 alin. (1) lit. b) din Legea Societatilor; si (ii) examinarea Proiectului de Fuziune de catre unul sau mai multi experti independenti si intocmirea raportului prevazut la art. 2433 din Legea Societatilor, precum si punerea acestuia la dispozitia actionarilor potrivit art. 244 alin. (1) lit. f) din Legea Societatilor;
3. Aprobarea ca data de referinta a situatiilor financiare pentru scopul Fuziunii sa fie data de 31.12.2025, nefiind incidenta cerinta intocmirii de situatii financiare noi in ceea ce priveste Societatea Absorbanta, conform art. 244 alin. (2) din Legea Societatilor deoarece aceasta publica rapoarte semestriale si le pune la dispozitia Actionarilor;
4. Imputernicirea Presedintelui Consiliului de Administratie sau, a reprezentantilor legali ai Societatii, domnul Sorin Graure, Director General, si domnul Alexandru Cornel Anton, Director Economic, sa semneze, in numele si pe seama ROMPETROL RAFINARE S.A., Proiectul de Fuziune prevazut de art. 241 din Legea Societatilor.
5. Imputernicirea reprezentantilor legali ai Societatii, domnul Sorin Graure, Director General, si domnul Alexandru Cornel Anton, Director Economic, sa semneze hotararea care va fi adoptata de actionari, precum si orice documente aferente acestei prime etape a Fuziunii, inclusiv hotararea asociatului unic al ROMPETROL PETROCHEMICALS S.R.L. privind initierea Fuziunii, si sa indeplineasca, in numele Societatii, formalitatile de depunere, publicitate si inregistrare prevazute de art. 242 din Legea Societatilor si de legislatia aplicabila. Imputernicitii vor putea semna cereri, declaratii si orice alte inscrisuri necesare si vor putea delega unor terte persoane indeplinirea formalitatilor de depunere, publicitate si inregistrare.
6. Aprobarea datei de: (i) 12 ianuarie 2027 ca Data de Inregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; si (ii) 11 ianuarie 2027 ca Data „Ex Date”, data de la care instrumentele financiare se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din AGEA RRC, conform art. 2 alin. 2 lit. l) din Regulamentul nr. 5/2018.
Convocatorul Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Societatii din 18/21 decembrie 2026 si documentele aferente punctelor de pe ordinea de zi a acestei adunari vor fi puse la dispozitia actionarilor in conformitate cu prevederile legale si statutare aplicabile, incepand cu data de 17 noiembrie 2026, atat in format electronic pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Sectiunea Relatia cu Investitorii subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/ Adunarea Generala a Actionarilor din anul 2026, cat si in format fizic la sediul social al Societatii.
Convocatorul Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Societatii din 18/21 decembrie 2026 urmeaza a fi publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a si intr-un ziar de larga raspandire.
Convocarea AGEA a fost aprobata de Consiliul de Administratie in sedinta din data de 11 noiembrie 2026.
Anexa:
- Convocatorul Adunarii Generale Extraodinare a Actionarilor Rompetrol Rafinare la data de 18/21 decembrie 2026.
Presedinte al Consiliului de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A.
Yedil Utekov
CONVOCATOR
Consiliul de Administratie al societatii ROMPETROL RAFINARE S.A. (denumita in continuare “Societatea” sau „RRC”), cu sediul in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, avand nr. de ordine in Registrul Comertului Constanta J991000534130, cod unic de inregistrare 1860712, intrunit in data de 11 noiembrie 2026, in temeiul art. 117 din Legea nr. 31/1990 privind societatile, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea Societatilor”), Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, republicata, Regulamentului Autoritatii de Supraveghere Financiara (A.S.F.) nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, precum si a Actului Constitutiv al Societatii,
CONVOACA
Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor (denumita „AGEA” sau „Adunarea”), in data de 18 decembrie 2026, cu incepere de la ora 11:00 (ora Romaniei), la sediul Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta.
In cazul in care, la data mentionata mai sus nu se intruneste cvorumul prevazut de lege si de Actul Constitutiv al Societatii pentru tinerea AGEA, Consiliul de Administratie convoaca si fixeaza, in temeiul art. 118 din Legea nr. 31/1990, cea de-a doua sedinta AGEA pentru data de 21 decembrie 2026, cu incepere de la ora 11.00 (ora Romaniei), la sediul Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, avand aceeasi ordine de zi.
Doar persoanele inregistrate ca actionari in registrul actionarilor Societatii detinut de Depozitarul Central S.A. la sfarsitul zilei de 8 decembrie 2026 (Data de referinta) au dreptul de a participa si de a-si exprima votul in AGEA. In eventualitatea unei a doua convocari a AGEA, Data de Referinta ramane aceeasi.
Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor are urmatoarea ordine de zi:
1. Aprobarea de principiu a fuziunii prin absorbtie („Fuziunea”) a ROMPETROL PETROCHEMICALS S.R.L., o societate cu raspundere limitata, infiintata si functionand potrivit legilor din Romania, cu sediul social in Loc. Navodari, Oras Navodari, B-dul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, camera 21, jud. Constanta, Romania, inregistrata in Registrul Comertului din Constanta sub nr. J2002002681139, avand Identificator Unic la Nivel European (EUID) ROONRC.J2002002681139 si cod unic de inregistrare 15077797 („Societatea Absorbita”) de catre ROMPETROL RAFINARE S.A.(„Societatea Absorbanta”), fiind denumite colectiv “Societatile care fuzioneaza”, si initierea procesului de fuziune, pe baza documentelor si informatiilor puse la dispozitia Actionarilor, conform legii, anterior Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor, inclusiv, fara a se limita la acestea, proiectul de fuziune aferent Fuziunii („Proiectul de Fuziune”).
2. Aprobarea ca Fuziunea sa se realizeze ca fuziune prin absorbtie, in temeiul art. 238 alin. (1) lit. a) si al celorlalte dispozitii aplicabile din Legea Societatilor, Societatea Absorbita urmand a fi dizolvata fara a intra in lichidare si a transfera totalitatea activelor si pasivelor sale catre Societatea Absorbanta. Avand in vedere ca Societatea Absorbanta detine integral partile sociale ale Societatii Absorbite va fi aplicabil regimul simplificat prevazut de art. 2434 din Legea Societatilor, in consecinta, Fuziunea nu va presupune stabilirea unui raport de schimb, emiterea sau alocarea de actiuni noi de catre Societatea Absorbanta, majorarea capitalului social al Societatii Absorbante ori stabilirea unei prime de fuziune. Fuziunea nu implica parcurgerea urmatoarelor cerinte: (i) intocmirea raportului administratorilor prevazut la art. 2432 din Legea Societatilor, precum si punerea acestuia la dispozitia actionarilor potrivit art. 244 alin. (1) lit. b) din Legea Societatilor; si (ii) examinarea Proiectului de Fuziune de catre unul sau mai multi experti independenti si intocmirea raportului prevazut la art. 2433 din Legea Societatilor, precum si punerea acestuia la dispozitia actionarilor potrivit art. 244 alin. (1) lit. f) din Legea Societatilor;
3. Aprobarea ca data de referinta a situatiilor financiare pentru scopul Fuziunii sa fie data de 31.12.2025, nefiind incidenta cerinta intocmirii de situatii financiare noi in ceea ce priveste Societatea Absorbanta, conform art. 244 alin. (2) din Legea Societatilor deoarece aceasta publica rapoarte semestriale si le pune la dispozitia Actionarilor;
4. Imputernicirea Presedintelui Consiliului de Administratie sau, a reprezentantilor legali ai Societatii, domnul Sorin Graure, Director General, si domnul Alexandru Cornel Anton, Director Economic, sa semneze, in numele si pe seama ROMPETROL RAFINARE S.A., Proiectul de Fuziune prevazut de art. 241 din Legea Societatilor.
5. Imputernicirea reprezentantilor legali ai Societatii, domnul Sorin Graure, Director General, si domnul Alexandru Cornel Anton, Director Economic, sa semneze hotararea care va fi adoptata de actionari, precum si orice documente aferente acestei prime etape a Fuziunii, inclusiv hotararea asociatului unic al ROMPETROL PETROCHEMICALS S.R.L. privind initierea Fuziunii, si sa indeplineasca, in numele Societatii, formalitatile de depunere, publicitate si inregistrare prevazute de art. 242 din Legea Societatilor si de legislatia aplicabila. Imputernicitii vor putea semna cereri, declaratii si orice alte inscrisuri necesare si vor putea delega unor terte persoane indeplinirea formalitatilor de depunere, publicitate si inregistrare.
6. Aprobarea datei de: (i) 12 ianuarie 2027 ca Data de Inregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; si (ii) 11 ianuarie 2027 ca Data „Ex Date”, data de la care instrumentele financiare se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din AGEA RRC, conform art. 2 alin. 2 lit. l) din Regulamentul nr. 5/2018.
***
PRECIZARI PRIVIND SEDINTA AGEA
a) Dreptul actionarilor de a participa la Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor
Data de Referinta este data de 8 decembrie 2026.
Numai persoanele care sunt actionari ai Rompetrol Rafinare inregistrati la aceasta data in Registrul Actionarilor Societatii, tinut si eliberat de Depozitarul Central S.A. sunt indreptatiti sa participe si isi pot exercita dreptul de vot in cadrul prezentei Adunari, conform prevederilor legale, personal (prin reprezentantii legali) sau prin reprezentant (pe baza de Imputernicire speciala/ generala sau Declaratie pe propria raspundere data de custode) cu restrictiile legale, sau, inainte de Adunarea Generala Extraordinara, prin corespondenta (pe baza de Buletin de vot prin corespondenta).
De asemenea, un actionar poate fi reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, care va putea vota in adunarea generala a actionarilor pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in AGEA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.
Accesul in sala de sedinte si/sau votul prin corespondenta al actionarilor indreptatiti sa participe la data fixata pentru desfasurarea AGEA este permis prin simpla proba a identitatii acestora facuta, in cazul actionarilor persoane fizice, cu actul de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini) si, in cazul persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini).
Reprezentantii actionarilor persoane fizice vor fi identificati pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de catre actionarul persoana fizica respectiv sau Declaratia pe propria raspundere data de custode si semnata de reprezentantul legal al acestuia.
Reprezentantii actionarilor persoane juridice isi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de reprezentantul legal al actionarului persoana juridica respectiv sau Declaratia pe propria raspundere data de custode si semnata de reprezentantul legal al acestuia.
Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal, se constata in baza listei actionarilor Rompetrol Rafinare de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A.
In situatia in care: i) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate (astfel incat Registrul Actionarilor la Data de Referinta sa reflecte acest lucru), atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/Pasaport/ permis de sedere); ii) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor Rompetrol Rafinare S.A. de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentei Adunari).
Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Informatii privind Imputernicirile generale, Imputernicirile speciale, Buletinele de vot prin corespondenta si Declaratiile pe proprie raspundere sunt prezentate la pct. c) - e) de mai jos.
b) Documente aferente si in legatura cu ordinea de zi a AGEA
Incepand cu data de 17 noiembrie 2026, urmatoarele documente pot fi descarcate de pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Sectiunea Relatia cu Investitorii/Adunarea Generala a Actionarilor, sau pot fi obtinute, la cerere, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 – 16:00, de la sediul Societatii, situat in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, prin fax sau prin posta:
- Convocatorul AGEA (disponibil in limba romana si limba engleza);
- Formularele de Imputerniciri speciale pentru reprezentarea actionarilor in AGEA, formulare care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza);
- Formularele de Buletine de vot prin corespondenta pentru participarea si exprimarea votului actionarilor in AGEA, care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza);
- Documentele si materialele informative referitoare la punctele de pe ordinea de zi a AGEA;
- Proiectele de hotarari pentru punctele de pe ordinea de zi a AGEA.
Daca va fi cazul, ordinea de zi completata va fi publicata pana cel tarziu la data de 7 decembrie 2026, potrivit prevederilor legale.
c) Votul prin reprezentant in baza unei imputerniciri generale
In temeiul art. 105, alin. (10) din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, reprezentarea actionarilor in AGA se poate face si prin alte persoane decat actionarii, in baza unei imputerniciri speciale sau generale. Astfel, actionarul poate acorda o imputernicire generala a carei durata de valabilitate nu va depasi 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare, permitand reprezentantului sau a vota in toate aspectele aflate in dezbaterea adunarilor generale ale actionarilor a unuia sau mai multor emiteti identificati in imputernicire, in mod individual sau printr-o formulare generica referitoare la o anumita categorie de emitenti, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie, cu conditia ca imputernicirea sa fe acordata de catre actionar, in calitate de client, unui intermediar, in conformitate cu prevederile legale sau unui avocat.
Pentru validitatea mandatului, mandatarul trebuie sa aiba calitatea fie de intermediar (conform prevederilor art 2 alin. (1) pct. (19) din Legea nr. 24/2017, republicata), fie de avocat, iar actionarul este client al acestora. De asemenea, mandatarul nu trebuie sa se afle intr-un conflict de interese, in conformitate cu dispozitiile art. 105 alin. (15) din Legea nr. 24/2017, republicata, si anume:
a) este actionar majoritar al Rompetrol Rafinare sau al unei alte persoane controlate de respectivul actionar;
b) este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Rompetrol Rafinare, al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul actionar;
c) este un angajat sau un auditor al Societatii ori al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul actionar;
d) este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute mai sus.
Mandatarul nu poate fi substituit de o alta persoana decat in cazul in care acest drept i-a fost conferit in mod expres de catre actionar in imputernicire, fara ca aceasta sa afecteze dreptul actionarului de a desemna prin imputernicire unul sau mai multi imputerniciti supleanti, care sa ii asigure reprezentarea in AGA. In conditiile in care mandatarul este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul sau de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai.
Societatea nu impune un anumit format pentru Imputernicirea generala.
Impreuna cu Imputernicirea generala, actionarii vor transmite Societatii declaratia pe proprie raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin procura generala, semnata in original si, dupa caz, stampilata, din care sa reiasa ca:
a) Imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;
b) Imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.
Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata pe baza urmatoarelor documente prezentate Societatii de catre actionar, emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiti la art. 2 alin. (1) pct. 19 din Legea nr. 24/2017, republicata, care furnizeaza servicii de custodie:
a) extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;
b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarului Central S.A./ respectivii intermediari (in cazul actionarilor persoane juridice).
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Inainte de prima lor utilizare, Imputernicirile generale, insotite de documentele aferente, se vor depune/expedia, in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii nu mai tarziu de 48 ore inainte de data primei convocari AGEA, in plic inchis, mentionand pe plic in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 18/21 DECEMBRIE 2026”. Imputernicirile generale in copie certificate vor fi retinute de Societate, facandu-se mentiune despre acestea in procesul verbal al AGEA. Imputernicirile generale sunt valabile pentru o perioada care nu va putea depasi 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare.
Imputernicirile generale, insotite de documentele aferente, pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa de email Investor.Relations.RRC@rompetrol.com astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii nu mai tarziu de 48 ore inainte de data primei convocari AGEA, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 18/21 DECEMBRIE 2026”.
Verificarea si validarea Imputernicirilor generale depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic, desemnat potrivit legii, acesta urmand a pastra in siguranta inscrisurile.
Va informam ca Registratura Societatii este inchisa in timpul zilelor nelucratoare si a sarbatorilor legale, iar in zilele lucratoare este deschisa intre orele 8:00 – 16:00, ora Romaniei (de luni pana vineri).
d) Votul prin reprezentant in baza unei imputerniciri speciale si votul prin corespondenta
Actionarii pot participa personal sau pot fi reprezentati in cadrul AGEA de un reprezentant desemnat („Mandatar”) caruia i s-a acordat o imputernicire speciala, pe baza formularului de imputernicire speciala pus la dispozitie de Societate, in conformitate cu art. 105 alin. (12) din Legea nr. 24/2017, republicata.
Imputernicirile speciale trebuie completate de catre actionar (in trei exemplare originale: un formular pentru actionar, unul pentru mandatar si unul pentru RRC), semnate si trebuie sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGEA pentru care Mandatarul urmeaza sa voteze in numele actionarului, cu precizarea clara a optiunii de vot (adica vot „pentru” sau „impotriva” sau, dupa caz sa mentioneze abtinere”). Un actionar poate fi reprezentat in AGEA de catre un singur Mandatar, avand o imputernicire speciala acordata doar pentru AGEA din data de 18/21 decembrie 2026.
Actionarii Societatii inregistrati la Data de Referinta in registrul actionarilor eliberat de Depozitarul Central S.A. au posibilitatea de a vota prin corespondenta, inainte de AGEA, prin utilizarea formularului de buletin de vot pentru votul prin corespondenta.
Formularele de imputernicire speciala si Buletinele de vot prin corespondenta, atat in limba in romana cat si in limba engleza, se pot obtine de la sediul Societatii, situat la adresa mentionata mai sus la capitolul “Documente aferente AGA” sau pot fi descarcate de pe website-ul Societatii, https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, la sectiunea Relatii cu Investitorii/ Adunarea Generala a Actionarilor incepand cu data de 17 noiembrie 2026.
Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta trebuie sa aiba formatul pus la dispozitie de Societate si sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi (adica vot “Pentru” sau vot “Impotriva” sau, dupa caz, sa mentioneze “Abtinere”).
Votul prin corespondenta poate fi exprimat prin Buletinul de vot prin corespondenta si de catre reprezentantul actionarului, numai in situatia in care acesta:
a) a primit din partea actionarului pe care il reprezinta o imputernicire speciala/generala, care se depune la Societate in forma prevazuta de reglementarile legale si termenul precizat in convocator, sau
b) reprezentantul este o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta putand vota exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primate de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.
Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal al actionarilor persoane juridice se constata in baza listei actionarilor Rompetrol Rafinare S.A. primite de la Depozitarul Central S.A., de la Data de Referinta.
In situatia in care: i) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate, atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/Pasaport/ permis de sedere); ii) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor Societatii de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Imputernicirii speciale/Buletinului de vot prin corespondenta (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentei Adunari).
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Pentru toate punctele de pe ordinea de zi se va folosi un singur formular de Imputernicire speciala/Buletin de vot prin corespondenta, disponibilizate de Societate.
La completarea Imputernicirilor speciale/Buletinelor de vot prin corespondenta, actionarii sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor, sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii ordinii de zi a AGEA cu noi puncte sau propuneri de hotarari, caz in care ordinea de zi va fi completata si pusa la dispozitie prin metodele aratate la pct. b) incepand cu data de 7 decembrie 2026.
Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta, completate de actionari sau dupa caz, de reprezentantii actionarilor, cu optiunile de vot ale acestora (respectiv vot “Pentru”, vot “Impotriva”, sau dupa caz, mentiunea “Abtinere”), semnate, in original, insotite de documentele aferente, se va introduce intr-un plic inchis, mentionand pe plic in clar “IMPUTERNICIRE SPECIALA/BULETIN DE VOT PRIN CORESPONDENTA - PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 18/21 DECEMBRIE 2026”.
Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, republicata, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, astfel:
- Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta completate de actionari sau, dupa caz, de reprezentantii actionarilor cu optiunile acestora (vot “Pentru”, vot “Impotriva” sau, dupa caz, mentiunea “Abtinere”), semnate, avand atasata semnatura electronica extinsa, insotite de documentele aferente, se vor transmite intr-un e-mail, mentionand la subiect “Pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor din data de 18/21 decembrie 2026”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii nu mai tarziu de 48 ore inainte de data primei convocari AGEA.
Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta, care nu sunt inregistrate la registratura Societatii/adresa de e-mail mentionata la paragraful anterior pana la momentele mentionate mai sus, nu vor fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului de prezenta si de vot in AGEA.
In cazul in care imputernicirea speciala a fost transmisa Societatii prin e-mail, Mandatarii vor preda secretariatului tehnic si originalul procurii speciale.
Va informam ca Registratura Societatii este inchisa in timpul zilelor nelucratoare si a sarbatorilor legale, iar in zilele lucratoare este deschisa intre orele 8:00 – 16:00, ora Romaniei (de luni pana vineri).
La completarea Imputernicirilor speciale/Buletinelor de vot prin corespondenta, in conformitate cu cele mentionate mai sus, actionarii sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor, sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii Ordinii de zi a AGEA cu noi puncte sau propuneri de hotarari. In acest caz, imputernicirile speciale/ Buletinele de vot prin corespondenta vor fi actualizate si puse la dispozitie prin metodele aratate la pct. b) incepand cu data de 7 decembrie 2026.
Imputernicirea speciala este valabila doar pentru AGA pentru care a fost solicitata; reprezentantul are obligatia sa voteze in conformitate cu instructiunile formulate de actionarul care l-a desemnat, sub sanctiunea anularii votului.
In general, un actionar poate imputernici un singur reprezentant sa il reprezinte in AGA. Cu toate acestea, imputernicirea poate nominaliza unul sau mai multi reprezentanti supleanti care sa ii asigure reprezentarea in adunarea generala in cazul in care reprezentantul principal mentionat mai sus este in imposibilitate de a-si indeplini mandatul. In cazul in care prin imputernicire sunt desemnati mai multi reprezentanti supleanti, se va stabili ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.
In situatia in care actionarul care si-a exprimat votul prin corespondenta participa personal sau prin reprezentant la AGEA, votul prin corespondenta exprimat pentru acea adunare generala este anulat. In acest caz va fi luat in considerare doar votul exprimat personal sau prin reprezentant.
Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la adunarea generala este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau va prezenta la adunarea generala o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta. Daca actionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent la adunarea generala, acest lucru nu mai este necesar.
Centralizarea, verificarea si tinerea evidentei Formularelor de vot prin corespondenta, precum si verificarea si validarea Imputernicirilor speciale depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic, acesta urmand a pastra in siguranta inscrisurile, precum si confidentialitatea voturilor astfel exprimate, pana la momentul supunerii la vot a subiectelor corespunzatoare ordinii de zi.
e) Declaratiile pe propria raspundere
In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, acesta va putea vota in AGEA pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in AGEA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari ai Societatii la Data de Referinta.
Institutia de credit poate participa si vota in AGEA in conditiile in care prezinta o Declaratie pe propria raspundere si in care se precizeaza:
a) in clar, numele/denumirea actionarului in numele caruia institutia de credit participa si voteaza in cadrul AGEA;
b) institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar;
c) in clar, numele persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit ce va reprezenta institutia de credit in AGEA.
Documentele ce insotesc Declaratia pe propria raspundere:
- un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Declaratiei pe propria raspundere (dovada emisa de o autoritate competenta, in original, sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGEA);
- copia actului de identitate al persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit, nominalizata in Declaratia pe propria raspundere, ce va reprezenta institutia de credit in AGEA.
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Declaratia pe propria raspundere, semnata de reprezentantul legal al institutiei de credit, in original, insotita de documentele aferente, va fi depusa/expediata, astfel incat sa fie inregistrata ca primita la registratura Societatii nu mai tarziu de 48 ore inainte de data primei convocari AGEA, in plic inchis, mentionand pe plic in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 18/21 DECEMBRIE 2026”.
Declaratiile pe propria raspundere, semnate, insotite de documentele aferente, pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 18/21 DECEMBRIE 2026”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii nu mai tarziu de 48 ore inainte de data primei convocari AGEA.
Verificarea si validarea Declaratiilor pe propria raspundere depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic desemnat potrivit legii, acesta urmand a pastra in siguranta inscrisurile.
Va informam ca Registratura Societatii este inchisa in timpul zilelor nelucratoare si a sarbatorilor legale, iar in zilele lucratoare este deschisa intre orele 8:00 – 16:00, ora Romaniei (de luni pana vineri).
f) Dreptul actionarilor de a solicita introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi si de a prezenta proiecte de hotarari pentru punctele existente sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi
Actionarii reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii (denumiti in continuare “Initiatori”), au dreptul, in conditiile legii, sa solicite introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGEA, precum si sa prezinte proiecte de hotarari pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a acestora. Fiecare nou punct propus trebuie sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre aprobarea adunarii.
Propunerile privind introducerea de puncte noi pe ordinea de zi a AGEA si proiectele de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi, insotite de o copie a actului de identitate valabil al Initiatorului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate/pasaport, respectiv in cazul persoanelor juridice/entitatilor fara personalitate juridica, buletin/carte de identitate/pasaport al reprezentantului legal), cat si de o justificare sau un proiect de hotarare propus spre aprobare de AGEA, pot fi transmise dupa cum urmeaza:
- prin depunere la Registratura sau trimise prin posta sau curierat cu confirmare de primire catre Registratura, pana cel tarziu la data de 2 decembrie 2026, ora 13:00, in plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar: “Pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor din 18/21 decembrie 2026”
sau
- prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, pana cel tarziu la data de 2 decembrie 2026, ora 13:00, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect: “Pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor din 18/21 decembrie 2026”.
Va informam ca Registratura Societatii este inchisa in timpul zilelor nelucratoare si a sarbatorilor legale, iar in zilele lucratoare este deschisa intre orele 8:00 – 16:00, ora Romaniei (de luni pana vineri).
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducere realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
g) Dreptul actionarilor de a adresa intrebari referitoare la ordinea de zi
Orice actionar interesat are dreptul de a adresa intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a AGEA; intrebarile vor fi transmise in scris si vor fi depuse/expediate astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 2 decembrie 2026, ora 13:00 mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor din data de 18/21 decembrie 2026”.
Va informam ca Registratura Societatii este inchisa in timpul zilelor nelucratoare si a sarbatorilor legale, iar in zilele lucratoare este deschisa intre orele 8:00 – 16:00, ora Romaniei (de luni pana vineri).
Raspunsurile vor fi disponibile pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Sectiunea Relatia cu Investitorii/Adunarea Generala a Actionarilor, incepand cu data de 14 decembrie 2026 ora 16:00.
Dreptul de a adresa intrebari si obligatia Societatii de a raspunde vor fi conditionate de protejarea confidentialitatii si a intereselor Societatii.
Pentru exercitiul valid al drepturilor mentionate la lit. f) si g), actionarii vor transmite Societatii urmatoarele documente emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiti la art. 2 alin. (1) pct. 19 din Legea nr. 24/2017, republicata, care furnizeaza servicii de custodie:
a) extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;
b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarul Central S.A. /respectivii intermediari (in cazul actionarilor persoane juridice).
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
***
La data convocarii, capitalul social inregistrat al Rompetrol Rafinare S.A. este de 2.655.920.572,60 lei, si este format din 26.559.205.726 actiuni, actiuni dematerializate, cu valoare nominala de 0,10 lei, fiecare actiune dand dreptul la un vot in Adunarea Generala a Actionarilor.
Informatii suplimentare se pot obtine la telefon 0241/506553 in zilele lucratoare intre orele 9:00 – 16:00 si de pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, sectiunea Relatia cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor.
De asemenea, la adresa https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, sectiunea Relatia cu Investitorii este postata o nota de informare cu privire la drepturile ce revin actionarilor in cadrul prelucrarii de catre Societate a datelor lor cu caracter personal, potrivit Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE.
Presedinte al Consiliului de Administratie
Yedil Utekov