AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE S.A.
J12/1845/1998, CUI: 11291045
Sediu: Cluj-Napoca, str. Donath, nr. 11, bl. M4, sc. 2, et. 3, ap. 28, jud. Cluj
Numar de iesire 487/16.04.2024
CONVOCATOR COMPLETAT
PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA SI ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR
Convocate pentru data de 29 aprilie 2024
Consiliul de Administratie al societatii AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE S.A., societate pe actiuni, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Cluj sub nr. J12/1845/1998, CUI 11291045, Identificator Unic la Nivel European (EUID): ROONRC. J12/1845/1998, sediul situat in Cluj-Napoca, str. Donath, nr. 11, bl. M4, sc. 2, et. 3, ap. 28, jud. Cluj, capital social subscris si integral varsat: 87.129.360,90 RON (denumita in continuare „Societatea” sau „AROBS”),
Avand in vedere ca:
(A) in data de 29.03.2024 a fost publicata in Monitorul Oficial, Partea a IV-a, nr. 1574 convocarea pentru Adunarile Generale Ordinare si Extraordinare ale Actionarilor Societatii, sedinte convocate pentru data de 29 aprilie 2024 (prima convocare), respectiv 30 aprilie 2024 (a doua convocare);
(B) Voicu Oprean, in calitate de actionar detinand 578.278.772 actiuni reprezentand 66,3701% din capitalul social subscris si varsat al Societatii, a solicitat Consiliului de Administratie completarea ordinii de zi AGOA;
In temeiul Legii Societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea Societatilor”), Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea nr. 24/2017”), Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare („Regulamentul nr. 5/2018”) si a actului constitutiv al Societatii („Actul Constitutiv”),
COMPLETEAZA ORDINEA DE ZI A:
Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Societatii („AGOA”) pentru data de 29 aprilie 2024, ora 10:00, la adresa Cluj Napoca, str. Constantin Brancusi nr. 55-57-59, parter, Sala de Conferinte la care vor avea dreptul sa participe si sa voteze doar persoanele inregistrate ca actionari in registrul actionarilor (tinut de Depozitarul Central S.A.) la sfarsitul zilei de 18 aprilie 2024 , stabilita ca Data de Referinta. In caz de neintrunire a cvorumului de validitate la prima convocare, o a doua sedinta a AGOA se va desfasura in data de 30 aprilie 2024, ora 10:00, in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi si avand aceeasi Data de Referinta.
Ordinea de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Societatii („AGEA”) pentru data de 29 aprilie 2024, ora 10:45, la adresa Cluj Napoca, str. Constantin Brancusi nr. 55-57-59, parter, Sala de conferinte, la care vor avea dreptul sa participe si sa voteze doar persoanele inregistrate ca actionari in registrul actionarilor (tinut de Depozitarul Central S.A.) la sfarsitul zilei de 18 aprilie 2024, stabilita ca data de referinta („Data de Referinta”), ramane neschimbata. In caz de neintrunire a cvorumului de validitate la prima convocare, o a doua sedinta a AGOA se va desfasura in data de 30 aprilie, ora 10:45, in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi si avand aceeasi Data de Referinta;
Ordinea de zi propusa pentru prima si a doua convocare a AGOA completata:
1. Aprobarea situatiilor financiare individuale si consolidate intocmite pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2023, insotite de raportul anual ak Consiliului de Administratie si de raportul auditorului independent.
2. Aprobarea bugetului de venituri si cheltuieli pentru exercitiul financiar 2024, in conformitate cu materialele de prezentare AGOA.
3. Aprobarea alocarii profitului net al Societatii, la nivel indvidual, inregistrat pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2023 in valoare agregata de 45.811.803 lei, determinat in conformitate cu legile aplicabile, astfel: suma de 42.490.731 lei profit net nerepartizat (rezultat reportat), suma de 2.781.611 lei se repartizeaza pentru constituirea rezervei legale si suma de 539.461 lei se repartizeaza pentru constituirea de alte rezerve.
31.Aprobarea alocarii profitului net al Societatii, la nivel individual, inregistrat pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2023 in valoare agregata de 46.488.532lei, determinat in conformitate cu legile aplicabile, astfel: suma de 43.167.460 lei profit net nerepartizat (rezultat reportat), suma de 2.781.611 lei se repartizeaza pentru constituirea rezervei legale si suma de 539.461 lei se repartizeaza pentru constituirea de alte rezerve.
4. Aprobarea descarcarii de gestiune a membrilor Consiliului de Administratie pentru exercitiul financiar aferent anului 2023 ( VOT SECRET).
5.Aprobarea Raportului de Remunerare a conducerii Societatii pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2023, intocmit de Comitetul de Nominalizare si Remunerare al Societatii, in conformitate cu materialele de prezentare (VOT Consultativ).
6. Aprobarea unui program de alocare a actiunilor (de tip „stock option plan”) catre membrii Consiliului de Administratie, directorii si angajatii Societatii, precum si catre membrii organelor de conducere si angajatii oricaror subsidiare ale Societatii, in conformitate cu materialele de prezentare AGOA.
7. Aprobarea termenilor si conditiilor pentru acordarea de optiuni pentru dobandirea de actiuni de catre Dl. Voicu Oprean, presedintele Consiliului de Administratie al Societatii, sub rezerva aprobarii programului de alocare a actiunilor (de tip „stock option plan”) conform punctului 6 de pe ordinea de zi AGOA („Planul”) (termenii cu majuscula utilizati in prezentul document vor avea in continuare intelesul atribuit acestora in Plan), dupa cum urmeaza:
• Data Acordarii: 07 Mai 2024;
• Calendarul de Exercitare: aniversarea de un (1) an de la Data Acordarii pentru 60% din Optiunile Acordate, aniversarea de doi (2) ani de la Data Acordarii pentru 15% din Optiunile Acordate si aniversarea de trei (3) ani de la Data Acordarii pentru 25% din Optiunile Acordate;
• Numarul de Optiuni acordate: 500.000 Optiuni; si
• Conditiile de Performanta: conform Planului (i.e. detinerea calitatii relevante si indeplinirea conditiilor incluse in Politica de Remunerare).
8. Aprobarea termenilor si conditiilor pentru acordarea de optiuni pentru dobandirea de actiuni de catre Dl. Aurelian Calin Deaconu, membru executiv al Consiliului de Administratie al Societatii, sub rezerva aprobarii Planului (termenii cu majuscula utilizati in prezentul document vor avea in continuare intelesul atribuit acestora in Plan), dupa cum urmeaza:
• Data Acordarii: 07 Mai 2024;
• Calendarul de Exercitare: aniversarea de un (1) an de la Data Acordarii pentru 60% din Optiunile Acordate, aniversarea de doi (2) ani de la Data Acordarii pentru 15% din Optiunile Acordate si aniversarea de trei (3) ani de la Data Acordarii pentru 25% din Optiunile Acordate;
• Numarul de Optiuni acordate: 350.000 Optiuni; si
• Conditiile de Performanta: conform Planului (i.e. detinerea calitatii relevante si indeplinirea conditiilor incluse in Politica de Remunerare).
9.Aprobarea termenilor si conditiilor pentru acordarea de optiuni pentru dobandirea de actiuni de catre Dna. Mihaela Stela Cleja, membru neexecutiv al Consiliului de Administratie al Societatii, sub rezerva aprobarii Planului (termenii cu majuscula utilizati in prezentul document vor avea in continuare intelesul atribuit acestora in Plan), dupa cum urmeaza:
• Data Acordarii: 07 May 2024
• Calendarul de Exercitare: aniversarea de un (1) an de la Data Acordarii pentru 60% din Optiunile Acordate, aniversarea de doi (2) ani de la Data Acordarii pentru 15% din Optiunile Acordate si aniversarea de trei (3) ani de la Data Acordarii pentru 25% din Optiunile Acordate;
• Numarul de Optiuni acordate: 150.000 Optiuni; si
• Conditiile de Performanta: conform Planului (i.e. detinerea calitatii relevante si indeplinirea conditiilor incluse in Politica de Remunerare).
10. Aprobarea stabilirii datei de 21.05.2024 ca data de inregistrare pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele hotararilor adoptate de catre AGOA, in conformitate cu prevederile art. 87 (1) din Legea nr. 24/2017 si a datei de 20.05.2024 ca “ex-date” calculata in conformitate cu prevederile art. 2 alin. (2) lit. (l) din Regulamentul nr. 5/2018.
11. Aprobarea imputernicirii Presedintelui Consiliului de Administratie, cu posibilitatea de subdelegare, ca in numele si pe seama Societatii, cu putere si autoritate deplina, sa semneze orice documente, inclusiv hotararile AGOA si pentru a indeplini orice act sau formalitate cerute de lege pentru inregistrarea si publicarea hotararilor AGOA. Presedintele Consiliului de Administratie poate delega toate sau o parte din puterile conferite mai sus oricarei/oricaror persoane competente pentru a indeplini acest mandat.
Ordinea de zi propusa pentru prima si a doua convocare a AGEA:
1.Aprobarea modificarii articolului 5.2 din Actul Constitutiv, in sensul restrangerii obiectului de activitate in conformitate cu prevederile art.106, art.122 din Legea nr.265/2022, care va avea urmatorul continut:
„ 5.2 Societatea mai desfasoara si urmatoarele activitati secundare:
- Cod CAEN 2611 - Fabricarea subansamblurilor electronice (module)
- Cod CAEN 2612 - Fabricarea altor componente electronice
- Cod CAEN 2651 - Fabricarea de instrumente si dispozitive pentru masura, verificare, control, navigatie
- Cod CAEN 4651 - Comert cu ridicata al calculatoarelor, echipamentelor periferice si software- ului;
- Cod CAEN 4652 - Comert cu ridicata de componente si echipamente electronice si de telecomunicatii;
- Cod CAEN 4741 - Comert cu amanuntul al calculatoarelor, unitatilor periferice si software-ului in magazine specializate
- Cod CAEN 4742 - Comert cu amanuntul al echipamentului pentru telecomunicatii in magazine specializate;
- Cod CAEN 4791 - Comert cu amanuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin Internet;
- Cod CAEN 5210 – Depozitari;
- Cod CAEN 5821 - Activitati de editare a jocurilor de calculator;
- Cod CAEN 5829 - Activitati de editare a altor produse software;
- Cod CAEN 6110 - Activitati de telecomunicatii prin retele cu cablu;
- Cod CAEN 6120 - Activitati de telecomunicatii prin retele fara cablu (exclusiv prin satelit);
- Cod CAEN 6130 - Activitati de telecomunicatii prin satelit;
- Cod CAEN 6190 - Alte activitati de telecomunicatii;
- Cod CAEN 6202 - Activitati de consultanta in tehnologia informatiei;
- Cod CAEN 6203 - Activitati de management (gestiune si exploatare) a mijloacelor de calcul;
- Cod CAEN 6209 - Alte activitati de servicii privind tehnologia informatiei;
- Cod CAEN 6311 - Prelucrarea datelor, administrarea paginilor web si activitati conexe;
- Cod CAEN 6312 - Activitati ale portalurilor web;
- Cod CAEN 6820 - Inchirierea si subinchirierea bunurilor imobiliare proprii sau inchiriate;
- Cod CAEN 7022 - Activitati de consultanta pentru afaceri si management;
- Cod CAEN 7112 - Activitati de inginerie si consultanta tehnica legate de acestea;
- Cod CAEN 7120 - Activitati de testari si analize tehnice;
- Cod CAEN 7219 - Cercetare- dezvoltare in alte stiinte naturale si inginerie;
- Cod CAEN 7311 - Activitati ale agentiilor de publicitate;
- Cod CAEN 7312 - Servicii de reprezentare media;
- Cod CAEN 7320 - Activitati de studiere a pietei si de sondare a opiniei publice
- Cod CAEN 8219 - Activitati de fotocopiere, de pregatire a documentelor si alte activitati specializate de secretariat
- Cod CAEN 8299 - Alte activitati de servicii suport pentru intreprinderi n.c.a.;
- Cod CAEN 8559 - Alte forme de invatamant n.c.a.;
- Cod CAEN 9511 - Repararea calculatoarelor si a echipamentelor periferice;
- Cod CAEN 9512 - Repararea echipamentelor de comunicatii.”
2. Aprobarea stabilirii datei de:
· 21 mai 2024 ca data de inregistrare pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele hotararilor adoptate de catre AGEA, in conformitate cu prevederile art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; si
· 20 mai 2024 ca “ex-date” calculata in conformitate cu prevederile art. 2 alin. (2) lit. (l) din Regulamentul nr. 5/2018.
Intrucat nu sunt aplicabile acestei AGEA, actionarii nu vor decide asupra celorlalte aspecte descrise de art. 176 alin. (1) din Regulamentul nr. 5/2018, cum ar fi data participarii garantate si data platii.
3.Aprobarea imputernicirii Presedintelui Consiliului de Administratie, cu posibilitatea de subdelegare, ca in numele si pe seama Societatii, cu putere si autoritate deplina, sa semneze orice documente, inclusiv hotararile AGEA, Actul Constitutiv al Societatii, sa depuna si sa solicite publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei partea a IV-a a hotararii, sa ridice orice documente, sa indeplineasca orice formalitati necesare in fata Oficiului Registrului Comertului, precum si in fata oricarei alte autoritati, institutii publice, persoane juridice sau fizice, precum si sa execute orice operatiuni, in vederea aducerii la indeplinire si asigurarii opozabilitatii hotararilor ce urmeaza sa fie adoptate de catre AGEA. Presedintele Consiliului de Administratie poate delega toate sau o parte din puterile conferite mai sus oricarei/oricaror persoane competente pentru a indeplini acest mandat.
Informatii importante cu privire la AGEA si AGOA
A. Data de referinta -Data de referinta aprobata de Consiliul de Administratie care serveste la identificarea actionarilor care au dreptul sa participe la AGEA si AGOA, si sa voteze in cadrul primei, respectiv celei de-a doua convocari, este data de 18 aprilie 2024 („Data de Referinta”).
B. Completarea ordinii de zi si prezentarea proiectelor de hotarari: Unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social are/au dreptul:
a. de a introduce puncte pe ordinea de zi a AGEA si AGOA, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare de AGEA si AGOA. Daca exercitarea acestui drept determina modificarea ordinii de zi a AGEA si AGOA publicata deja, Societatea face disponibila o ordine de zi revizuita, folosind aceeasi procedura ca si cea utilizata pentru ordinea de zi anterioara, inainte de Data de Referinta si cu cel putin 10 zile inainte de data AGEA si AGOA;
b. de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGEA si AGOA.
C. Termenul limita: Propunerile privind completarea ordinii de zi si cele privind proiectele de hotarari vor fi transmise astfel incat sa fie inregistrate de Societate cel tarziu la data de 15 aprilie 2024, ora 18.00, numai in scris, propunerile formulate urmand a fi transmise prin servicii de curierat, la adresa companiei din Cluj Napoca, str. Minerilor, nr. 63, sau prin mijloace electronice, la adresa de e-mail ir@arobs.com, insotite de documentele de identificare a actionarului care face astfel de propuneri, conform celor prevazute in Sectiunea F de mai jos. Ordinea de zi completata cu punctele astfel propuse de actionari va fi publicata, cel mai tarziu la data de 18 aprilie 2024.
D. Adresarea intrebarilor Fiecare actionar are dreptul sa adreseze intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a AGEA si AGOA anterior sedintei, iar Societatea are obligatia de a raspunde la intrebarile actionarilor. Pentru identificare, actionarii care adreseaza intrebari in scris inainte de sedinta AGEA si AGOA vor transmise Societatii prin mijloacele prevazute la Sectiunea F de mai jos intrebarile, insotite de documentele de identificare a actionarului (definite in Sectiunea F de mai jos). Raspunsurile la aceste intrebari vor fi prezentate in cadrul AGEA si AGOA. Consiliul de Administratie poate formula un raspuns general pentru intrebarile cu acelasi continut. Consiliul de Administratie va publica raspunsurile la intrebarile actionarilor pe pagina de internet a Societatii la sectiunea ”AGA”. Termenul limita: termenul limita de inregistrare la Societate a intrebarilor in scris este ziua lucratoare anterioara datei AGEA si AGOA (in prima sau in a doua convocare), respectiv 26 aprilie 2024 pentru prima convocare si 29 aprilie 2024 pentru a doua convocare. Actionarii care nu au transmis intrebarile pana la data limita prevazuta mai sus, le pot adresa direct in cadrul AGOA personal sau prin intermediarul platformei online de desfasurare a sedintei.
E. Procedura de participare si vot prin imputernicire
Prevederi generale
Fiecare actionar inregistrat la Data de Referinta are dreptul de a desemna orice alta persoana fizica sau juridica in calitate de reprezentant pentru a participa si a vota in numele sau in cadrul AGEA si AGOA, pe baza unei imputerniciri speciale sau generale.
Un actionar poate desemna o singura persoana sa il reprezinte in AGEA si AGOA. Cu toate acestea, daca actionarul detine actiuni ale Societatii in mai multe conturi de valori mobiliare, aceasta restrictie nu il va impiedica sa desemneze un reprezentant separat pentru actiunile detinute in fiecare cont de valori mobiliare cu privire la AGEA si AGOA.
Reprezentantul se bucura de aceleasi drepturi de a lua cuvantul si de a adresa intrebari in AGEA si AGOA de care s-ar bucura actionarul pe care il reprezinta. Pentru a putea fi desemnat ca reprezentant, respectiva persoana trebuie sa aiba capacitate de exercitiu.
In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in AGEA si AGOA pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in AGEA si AGOA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.
In situatia discutarii in cadrul AGEA si AGOA, in conformitate cu prevederile legale, a unor puncte neincluse pe ordinea de zi publicata, imputernicitul poate vota pe marginea acestora conform interesului actionarului reprezentat. Netransmiterea imputernicirilor generale sau speciale pana la data stabilita se sanctioneaza cu pierderea dreptului de a vota prin reprezentant in cadrul AGEA si AGOA.
Imputernicirea generala
Actionarul poate acorda o imputernicire generala valabila pentru o perioada care nu va depasi 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare, cu conditia ca imputernicirea sa fie acordata de catre actionar, in calitate de client, unui intermediar definit conform art. 2 alin. (1) pct. 20 din Legea nr. 24/2017 sau unui avocat. Imputernicirea generala trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:
(i) numele/denumirea actionarului;
(ii) numele/denumirea reprezentantului (cel caruia i se acorda imputernicirea);
(iii) data imputernicirii, precum si perioada de valabilitate a acesteia; imputernicirile purtand o data ulterioara au ca efect revocarea imputernicirilor datate anterior; si
(iv) precizarea faptului ca actionarul imputerniceste reprezentantul sa participe si sa voteze in numele sau prin imputernicirea generala in adunarea generala a actionarilor pentru intreaga detinere a actionarului la data de referinta, cu specificarea expresa a Societatii in mod individual sau printr-o formulare generica referitoare la o anumita categorie de emitenti.
Imputernicirile generale care nu contin cel putin informatiile prevazute mai sus nu sunt opozabile Societatii. Imputernicirea generala nu poate fi utilizata daca reprezentantul se afla intr-o situatie de conflict de interese ce poate aparea, in special, in unul dintre urmatoarele cazuri:
a) este actionar majoritar al Societatii sau o alta persoana controlata de respectivul actionar;
b) este membru al unui organ de administrare, conducere sau supraveghere al Societatii, al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate, conform prevederilor lit. a);
c) este angajat sau auditor al Societatii ori al unui actionar majoritar sau al unei entitati controlate, conform prevederilor lit. a);
d) este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute la lit. a)-c).
Un actionar poate desemna prin imputernicire unul sau mai multi imputerniciti supleanti care sa ii asigure reprezentarea in AGEA si AGOA in cazul in care persoana imputernicita este in imposibilitatea de a-si indeplini mandatul. In cazul in care prin imputernicire sunt desemnati mai multi imputerniciti supleanti, se va stabili si ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.
Imputernicitul nu poate fi substituit de o alta persoana decat in cazul in care acest drept i-a fost conferit in mod expres de catre actionar in imputernicire. Daca persoana imputernicita este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul sau de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai. Imputernicirile, inainte de prima lor utilizare, se transmit Societatii in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, prin mijloacele prevazute in Sectiunea F de mai jos, astfel incat sa fie inregistrate de aceasta cu cel putin 48 de ore inainte de prima data de convocare a AGEA si AGOA, impreuna cu o declaratie pe propria raspundere in original data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicirea generala, semnata si daca este cazul, stampilata, din care sa reiasa ca:
· imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;
· imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.
Imputernicirea generala inceteaza prin:
· revocarea scrisa de catre actionarul mandant a acesteia, transmisa Societatii cel mai tarziu pana la data-limita de depunere a imputernicirilor aplicabila, redactata in limba romana ori in limba engleza; sau
· pierderea calitatii de actionar a mandantului la Data de Referinta; sau
· pierderea calitatii de intermediar sau de avocat a mandatarului.
Termenul limita: Imputernicirile generale, inainte de prima lor utilizare, insotite de declaratia reprezentantului in original vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate la Societate cel tarziu la data de 26 aprilie 2024, ora: 16:00.
Imputernicirea speciala
Imputernicirea speciala poate fi acordata oricarei persoane pentru reprezentare in AGEA si AGOA in baza formularului pus la dispozitie de Societate si va contine instructiuni specifice de vot din partea actionarului, cu precizarea clara a optiunii de vot pentru fiecare punct inscris pe ordinea de zi a AGEA si AGOA. Procura speciala poate fi acordata doar prin utilizarea formularului de procura speciala pus la dispozitia actionarilor de catre Societate conform sectiunii G de mai jos.
Termenul limita: Imputernicirile speciale, insotite de declaratia reprezentantului in original vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate la Societate cel tarziu la data de 26 aprilie 2024, ora: 16:00.
Procedura de vot prin corespondenta
Actionarii Societatii inregistrati la Data de Referinta in registrul actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central S.A. au posibilitatea de a vota prin corespondenta prin utilizarea formularului de buletin de vot pentru votul prin corespondenta pus la dispozitia actionarilor de catre Societate, atat in limba romana, cat si in limba engleza, pus la dispozitia lor incepand cu data de 29 martie 2024, pe website-ul Societatii, in platforme de vot electronic sau la adresa companiei din Cluj Napoca, str. Minerilor, nr. 63. Votul prin corespondenta poate fi exprimat de catre un reprezentant conventional al actionarului numai in situatia in care acesta a primit din partea respectivului actionar o imputernicire speciala/generala care se depune la Societate sau daca reprezentantul este o institutie de credit care presteaza servicii de custodii, astfel cum este precizat in Sectiunea E de mai sus. Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la AGEA si AGOA este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta secretarului de sedinta al AGEA si AGOA o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta. Acest lucru nu este necesar daca actionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent personal in cadrul AGEA si AGOA. In cazul votului prin corespondenta, buletinele de vot, completate in limba romana sau engleza si semnate, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului, se transmit Societatii prin mijloacele prevazute la Sectiunea Fde mai jos. Buletinele de vot prin corespondenta care nu contin cel putin informatiile cuprinse in formularul pus la dispozitie de Societate nu sunt opozabile Societatii. Netransmiterea buletinelor de vot prin corespondenta pana la data stabilita se sanctioneaza cu pierderea dreptului de a vota in cadrul AGEA si AGOA.
Termenul limita: Buletinele de vot prin corespondenta, insotite de documentele mentionate vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate la Societate cel tarziu la data de 26 aprilie 2024, ora: 16:00.
Actionarii pot opta in a exprima votul prin utilizarea de mijloace electronice de vot.
Vot online prin utilizarea de mijloace electronice de vot conform art.197 al Regulamentului 5/2018 al A.S.F. privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata prin accesarea linkului https://arobs.evote.ro de pe orice dispozitiv conectat la internet.
Pentru identificare si acces online la AGA actionarii pun la dispozitie urmatoarele informatii:
a) Persoanele fizice:
· Nume Prenume
· Cod Numeric Personal (CNP)
· Adresa email
· Copie act identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere)*
· Numar telefon (optional)
· se pot conecta direct utilizand credentialele de acces generate in urma identificarii prin intermediul Platformei de Inrolare Investitori dezvoltata de Depozitarul Central: https://www.roclear.ro/Inrolare-Investitori
b) Persoanele juridice:
· Denumire persoana juridica
· Cod unic de inregistrare (CUI)
· Nume Prenume reprezentant legal
· Cod Numeric Personal (CNP) reprezentat legal
· Adresa email
· Act identitate reprezentant legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere)*
· Copie certificat constatator eliberat de registrul comertului sau orice document echivalent emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul persoana juridica este inmatriculat in mod legal, prezentat in original sau in copie conform cu originalul. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 30 de zile inainte de data de referinta*
· Numar telefon (optional)
Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat in limbile romana/engleza.
*copia electronica a documentelor mai sus mentionate va fi incarcata online (upload) in campurile dedicate. Fisierele ce pot fi incarcate pot avea una dintre urmatoarele extensii: .jpg, .pdf, .png.
Actionarul se poate conecta si vota ori de cate ori doreste in intervalul desemnat votului prin corespondenta si/sau live, ultima optiune de vot fiind cea inregistrata.
Identificarea facuta de Societate in cazul persoanelor fizice da acces la Adunarile Generale ale Societatii in situatia in care respectiva persoana fizica este actionar la data de referinta aferenta. Identificarea facuta de Societate in cazul persoanelor juridice, procurilor speciale sau generale da acces la Adunarile generale ale Societatii dupa probarea de fiecare data a validitatii reprezentatului legal, respectiv al persoanei imputernicite.
In situatia in care in urma procesului de identificare apar neconcordante intre datele oferite de actionar si cele din Registrul actionarilor la data de referinta actionarul va fi instiintat si va fi indrumat sa contacteze Departamentul relatii cu actionarii la adresa ir@arobs.com.
Formularele de vot prin corespondenta pot fi transmise electronic prin intermediul a mijloace electronice de vot conform art.197 al Regulamentului 5/2018 al A.S.F. privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare. Identificarea si exprimarea votului prin corespondenta electronic se face prin accesarea linkului: https://arobs.evote.ro.
Formulare de vot electronic pot fi transmise oricand de la inceperea votului pana in sesiunea live a adunarii generale a actionarilor, ultima optiune de vot transmisa fiind cea inregistrata.
In situatia in care actionarul care si-a exprimat votul prin corespondenta participa la adunarea generala personal sau prin reprezentant (sub rezerva ca o procura speciala/generala a fost transmisa cu respectarea conditiilor mentionate in prezentul convocator), votul prin corespondenta exprimat pentru acea AGA va ramane valabil doar daca actionarul nu isi exprima personal sau prin reprezentant o alta optiune de vot.
Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la adunarea generala este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta la adunare o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta.
F. Modalitati de transmitere a documentelor si alte formalitati
Toate documentele mentionate in acest convocator ca fiind necesare in vederea exercitarii drepturilor de actionar aferente AGEA si AGOA vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate de Societate in termenele prevazute de prezentul convocator, astfel: - prin depunere la Registratura sau trimise prin posta sau curierat cu confirmare de primire la adresa: Romania, Cluj-Napoca, str. Minerilor, nr.63, jud. Cluj, cu mentiunea in clar pe plic: „Pentru Adunarea Generala Extraordinara si Adunarea Generala Ordinara AROBS Transilvania Software S.A. din data de 29/30aprilie 2024” sau - la adresa de e-mail ir@arobs.com cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu mentiunea clara la subiectul e-mailului: „Pentru Adunarea Generala Extraordinara si Adunarea Generala Ordinara AROBS Transilvania Software S.A. din data de 29/30 aprilie 2024”.
Documentele de identificare mentionate in acest convocator se refera intotdeauna la:
(a) copie a actului de identitate valabil al actionarului persoana fizica (carte de identitate/pasaport), purtand semnatura actionarului, data si mentiunea „Conform cu originalul"; sau
(b) dovada ca persoana semnatara a actului prin care se exercita dreptul sau procedura prevazuta de acest convocator este reprezentantul legal al actionarului (daca actionarul nu a furnizat depozitarului central/participantului informatii corespunzatoare privind reprezentantul sau legal), precum si, in orice caz, o copie a cartii de identitate/pasaport al reprezentantului legal purtand semnatura actionarului, data si mentiunea „Conform cu originalul”.
Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de o traducere realizata de un traducator autorizat in limba romana sau in limba engleza. Daca actionarul entitate juridica nu a furnizat depozitarului central/participantului informatii corespunzatoare privind reprezentantul sau legal, dovada calitatii de reprezentant legal al actionarului se face in baza documentelor relevante eliberate de registrul comertului sau de o alta autoritate similara din statul in care actionarul este inmatriculat, aflate in termenul de valabilitate.
Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau al entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata in baza listei actionarilor de la Data de Referinta, primita de Societate de la DEPOZITARUL CENTRAL - S.A., pe baza urmatoarelor documente prezentate Societatii de catre actionar, emise de DEPOZITARUL CENTRAL - S.A. sau de participantii care furnizeaza servicii de custodie:
(a) extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;
(b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la DEPOZITARUL CENTRAL - S.A./respectivii participanti.
G. Obligatiile reprezentantului. Depunerea procurilor si a copiilor dupa actele de identitate
Reprezentantul are obligatia sa voteze in conformitate cu instructiunile formulate de actionarul care l-a desemnat. In cazul procurii speciale, un exemplar original, completat in limba romana sau in limba engleza si semnat de actionar, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului si al reprezentantului, se vor transmite Societatii conform Sectiunii F de mai sus. Imputernicirile speciale care nu contin cel putin informatiile cuprinse in formularul pus la dispozitie de Societate nu sunt opozabile Societatii.
Termenul limita: Imputernicirile speciale, insotite de documentele mentionate vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate la Societate cel tarziu la data de 26 aprilie 2024, ora: 16:00.
Documentele si materiale informative pentru AGEA si AGOA
Documentele si materialele informative referitoare la punctele incluse pe ordinea de zi a AGEA si AGOA, prezentul convocator, proiectele de hotarari, numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii, precum si formularele de procura speciala si formularele de vot prin corespondenta pentru AGEA si AGOA vor fi puse la dispozitia actionarilor, atat in limba romana, cat si in engleza, incepand cu data de 29 martie 2024, la punctul de lucru al Societatii din Romania, Cluj-Napoca, str. Minerilor, nr.63, jud. Cluj si vor fi disponibilizate pe pagina de web a Societatii (www.arobsgrup.ro, sectiunea “investitori” < Adunarile Generale ale Actionarilor).
La data convocarii, capitalul social al Societatii este format din 871.293.609 actiuni nominative, dintre care 35.203.467 actiuni sunt detinute de Societate si nu confera drept de vot. Prin urmare, la data convocarii, numarul total de drepturi de vot atasate actiunilor emise de Societate este de 836.090.142 drepturi de vot. Proiectele de hotarari propuse de catre actionari vor fi adaugate pe pagina de internet a Societatii de indata ce este posibil, dupa primirea lor de catre Societate. Informatii suplimentare se pot obtine de la Departamentul Relatii cu Investitorii, la adresa de e-mail: ir@arobs.com si de pe website-ul Societatii https://www.arobsgrup.ro/arobs-pentru-investitori/.
Recomandare
Arobs Transilvania Software S.A. recomanda actionarilor sai ca, in masura posibilului:
• sa acceseze materialele informative in format electronic,
• sa voteze prin corespondenta,
• sa utilizeze mijloace electronice de comunicare.
Voicu OPREAN
Presedinte Consiliu Administratie