|
Date: 15 April 2024
|
Data: 15 Aprilie 2024
|
|
To:
|
AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE S.A.
Cluj-Napoca, 63 Minerilor Street
Cluj county, Romania
|
Catre:
|
AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE S.A.
Cluj-Napoca, str. Minerilor nr. 63
Judetul Cluj, Romania
|
|
To the ordinary general meeting of shareholders AROBS Transilvania Software S.A. convened for 29 April 2024 (first calling)/ 30 April 2024 (second calling)
|
Pentru adunarea generala ordinara AROBS Transilvania Software S.A. convocata pentru data de 29 aprilie 2024 (prima convocare)/ 30 aprilie 2024 (a doua convocare)
|
|
|
|
|
By hand delivery
|
Se va transmite prin depunere
|
|
|
|
|
Dear Sirs, Dear Mesdames,
The undersigned,
· Voicu Oprean, [personal identification data], as shareholder holding 578,278,772 shares representing 66.3701% of the Company's subscribed and paid share capital of the Company,
|
Stimati Domni, Stimate Doamne,
Subsemnatul,
· Voicu Oprean, [date cu caracter personal], in calitate de actionar detinand 578.278.772 actiuni reprezentand 66,3701% din capitalul social subscris si varsat al Societatii,
|
|
WHEREAS:
|
AVAND IN VEDERE CA:
|
|
(A) The board of directors of the Company (the “Board of Directors”) has convened the ordinary general meeting (the “OGMS”) and the extraordinary general meeting (the “EGMS”) of the Company’s Shareholders for 29 April 2024, at 10:00 and 10:45, respectively (first convening), and for 30 April 2024, at 10:00 and 10:45, respectively (second convening), at the address Cluj Napoca, 55-57-59 Constantin Brancusi Street, ground floor, Conference hall, Cluj county, Romania.
|
(A) Consiliul de administratie al Societatii (“Consiliul de Administratie”) a convocat adunarea generala ordinara („AGOA”) si adunarea generala extraordinara („AGEA”) a actionarilor Societatii pentru data de 29 aprilie 2024, ora 10:00, respectiv ora 10:45 (prima convocare), respectiv la data de 30 aprilie 2023, ora 10:00, respectiv ora 10:45 (a doua convocare) la adresa Cluj Napoca, str. Constantin Brancusi nr. 55-57-59, parter, Sala de conferinte, judetul Cluj, Romania.
|
|
(B) In accordance with the provisions of art. 1171 (1) of Law no. 31/1990 on companies, as republished and subsequently amended and of art. 105 para. (3) of Law no. 24/2017 on issuers of financial instruments and market operations, as subsequently amended and supplemented, one or more shareholders holding, individually or together, at least 5% of the share capital of the Company may request additional points to be introduced on the agenda of general meetings of shareholders.
|
(B) In conformitate cu dispozitiile art. 1171 alin. (1) din Legea nr. 31/1990 societatilor republicata, cu completarile si modificarile ulterioare si ale art. 105 alin. (3) din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare, unul sau mai multi actionari care detin, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social pot solicita introducerea unor puncte suplimentare pe ordinea de zi a adunarilor generale ale actionarilor.
|
|
(C) Upon analysing the items included on the agenda of the OGMS and the EGMS, as provided in the convening notice, the undersigned considers necessary, useful or desirable to supplement the OGMS agenda with additional items, as reflected below
|
(C) Ulterior analizei prevederilor punctelor inscrise pe ordinea de zi a AGOA si AGEA, astfel cum sunt prezentate in convocator, subscrisa considera necesar, util sau oportun suplimentarea ordinii de zi AGOA cu punctele aditionale, dupa cum sunt redate mai jos
|
|
THEREFORE,
|
IN CELE CE URMEAZA,
|
|
The undersigned hereby requests supplementing the agenda of the OGMS with the following new items, which are at the same time draft resolutions proposed for adoption:
|
Subsemnatul solicita prin prezenta completarea ordinii de zi a AGOA cu urmatoarele puncte, reprezentand totodata proiecte de hotarare propuse spre adoptare:
|
|
1. After item 3 on the OGMS agenda, the introduction of item 31, alternative to item 3 with the following content:
“Approval of the allocation of the Company's net profit recorded for the financial year ended 31 December 2023 in the aggregate amount of RON 46,488,532 (registered at individual level), determined in accordance with the applicable laws, as follows: the amount of RON 43,167,460 will be allocated to undistributed net profits (retained earnings), the amount of RON 2,781,611 will be allocated to the legal reserve and the amount of RON 539,461 will be allocated to other reserves.”
An affirmative vote on this agenda item is alternative to voting in favour of item 3on the OGMS agenda ( is equivalent tu a negative vote on that item).
Explanatory notes:
After the date of publication of the convening notice, final corrections to the amounts were made, on the basis of the Company’s auditors feedback.
|
1. Dupa punctul 3 de pe ordinea de zi AGOA, introducerea unui punct 31 alternativ punctului 3, cu urmatorul continut:
„Aprobarea alocarii profitului net al Societatii, la nivel individual, inregistrat pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2023 in valoare agregata de 46.488.532lei, determinat in conformitate cu legile aplicabile, astfel: suma de 43.167.460 lei profit net nerepartizat (rezultat reportat), suma de 2.781.611 lei se repartizeaza pentru constituirea rezervei legale si suma de 539.461 lei se repartizeaza pentru constituirea de alte rezerve.”
Votul afirmativ asupra acestui punct de pe ordinea de zi este alternativ votului in favoarea punctului 3 de pe ordinea de zi AGOA ( echivaland cu votul negativ asupra respectivului punct).
Nota justificativa:
Dupa data publicarii convocatorului, au fost implementate corectii finale asupra sumelor raportate, in temeiul informatiei primite de la auditori.
|
|
2. After item 6 on the convening notice of the OGMS, the insertion of new items numbered 7, 8, and 9 (with the consequence of renumbering the following items of the OGMS), with the following content :
Item 7
“Approval of the terms and conditions for granting stock options to Mr. Voicu Oprean, chairman of the Board of Directors of the Company, subject to the approval of the stock option plan at item 6 of the OGMS agenda (the “Plan”) (capitalized terms used herein shall hereinafter have the meanings ascribed to them in the Plan), as follows:
· Grant Date: 07 May 2024
· Exercise Schedule: one (1) year anniversary from the Grant Date for 60% of Options, two (2) year anniversary from the Grant Date for 15% of Options, and three (3) year anniversary from the Grant Date for 25% of Options;
· Number of Options granted: 500,000 Options; and
· Performance Conditions: according to the Plan (i.e., holding the relevant position and fulfilment of conditions set out in the Remuneration Policy).”
|
2. Dupa punctul 6 de pe ordinea de zi AGOA, introducerea unor puncte noi 7, 8 si 9 (cu consecinta renumerotarii urmatoarelor puncte de pe ordinea de zi AGOA), cu urmatorul continut:
Punctul 7
„Aprobarea termenilor si conditiilor pentru acordarea de optiuni pentru dobandirea de actiuni de catre Dl. Voicu Oprean, presedintele Consiliului de Administratie al Societatii, sub rezerva aprobarii programului de alocare a actiunilor (de tip „stock option plan”) conform punctului 6 de pe ordinea de zi AGOA („Planul”) (termenii cu majuscula utilizati in prezentul document vor avea in continuare intelesul atribuit acestora in Plan), dupa cum urmeaza:
· Data Acordarii: 07 Mai 2024
· Calendarul de Exercitare: aniversarea de un (1) an de la Data Acordarii pentru 60% din Optiunile Acordate, aniversarea de doi (2) ani de la Data Acordarii pentru 15% din Optiunile Acordate si aniversarea de trei (3) ani de la Data Acordarii pentru 25% din Optiunile Acordate;
· Numarul de Optiuni acordate: 500.000 Optiuni; si
· Conditiile de Performanta: conform Planului (i.e. detinerea calitatii relevante si indeplinirea conditiilor incluse in Politica de Remunerare).”
|
|
Item 8
“Approval of the terms and conditions for granting stock options to Mr. Aurelian Calin Deaconu, executive member of the Board of Directors of the Company, subject to the approval of the Plan (capitalized terms used herein shall hereinafter have the meanings ascribed to them in the Plan), as follows:
· Grant Date: 07 May 2024
· Exercise Schedule: one (1) year anniversary from the Grant Date for 60% of Options, two (2) year anniversary from the Grant Date for 15% of Options, and three (3) year anniversary from the Grant Date for 25% of Options;
· Number of Options granted: 350,000 Options; and
· Performance Conditions: according to the Plan (i.e., holding the relevant position and fulfilment of conditions set out in the Remuneration Policy).”
|
Punctul 8
„Aprobarea termenilor si conditiilor pentru acordarea de optiuni pentru dobandirea de actiuni de catre Dl. Aurelian Calin Deaconu, membru executiv al Consiliului de Administratie al Societatii, sub rezerva aprobarii Planului (termenii cu majuscula utilizati in prezentul document vor avea in continuare intelesul atribuit acestora in Plan), dupa cum urmeaza:
· Data Acordarii: 07 Mai 2024
· Calendarul de Exercitare: aniversarea de un (1) an de la Data Acordarii pentru 60% din Optiunile Acordate, aniversarea de doi (2) ani de la Data Acordarii pentru 15% din Optiunile Acordate si aniversarea de trei (3) ani de la Data Acordarii pentru 25% din Optiunile Acordate;
· Numarul de Optiuni acordate: 350.000 Optiuni; si
· Conditiile de Performanta: conform Planului (i.e. detinerea calitatii relevante si indeplinirea conditiilor incluse in Politica de Remunerare).”
|
|
Item 9
“Approval of the terms and conditions for granting stock options to Mrs. Mihaela Stela Cleja, non-executive member of the Board of Directors of the Company, subject to the approval of the Plan (capitalized terms used herein shall hereinafter have the meanings ascribed to them in the Plan), as follows:
· Grant Date: 07 May 2024
· Exercise Schedule: one (1) year anniversary from the Grant Date for 60% of Options, two (2) year anniversary from the Grant Date for 15% of Options, and three (3) year anniversary from the Grant Date for 25% of Options;
· Number of Options granted: 150,000 Options; and
· Performance Conditions: according to the Plan (i.e., holding the relevant position and fulfilment of conditions set out in the Remuneration Policy).”
|
Punctul 9
„Aprobarea termenilor si conditiilor pentru acordarea de optiuni pentru dobandirea de actiuni de catre Dna. Mihaela Stela Cleja , membru neexecutiv al Consiliului de Administratie al Societatii, sub rezerva aprobarii Planului (termenii cu majuscula utilizati in prezentul document vor avea in continuare intelesul atribuit acestora in Plan), dupa cum urmeaza:
· Data Acordarii: 07 May 2024
· Calendarul de Exercitare: aniversarea de un (1) an de la Data Acordarii pentru 60% din Optiunile Acordate, aniversarea de doi (2) ani de la Data Acordarii pentru 15% din Optiunile Acordate si aniversarea de trei (3) ani de la Data Acordarii pentru 25% din Optiunile Acordate;
· Numarul de Optiuni acordate: 150.000 Optiuni; si
· Conditiile de Performanta: conform Planului (i.e. detinerea calitatii relevante si indeplinirea conditiilor incluse in Politica de Remunerare).”
|
|
Explanatory notes:
According to the provisions of the Plan, the grant of Options, the Vesting Schedule, the grant limits, and the Performance Conditions for Eligible Board Members have to be decided at the level of the OGMS.
|
Nota justificativa:
In conformitate cu prevederile Planului, acordarea de Optiuni, Calendarul de Exercitare, limitele de acordare si Conditiile de Performanta pentru Membrii Eligibili ai Consiliului trebuie sa fie stabilite la nivelul AGOA.
|
|
I would be happy to provide any clarifications you may require in relation to this proposal to insert additional items on the agenda of the OGMS.
|
Va stau la dispozitie pentru orice clarificari de care ati putea avea nevoie in legatura cu respectiva propunere de completare a ordinii de zi AGOA.
|
|
Sincerely
|
Cu stima,
|
|
Voicu Oprean
|
|
|
|
|
|