Convocare AGA O & E 24.04.2025

Catre:  Bursa de Valori Bucuresti S.A.

             Autoritatea de Supraveghere Financiara

 

RAPORT CURENT NR. 05 / 21.03.2025

 

Raportul curent conform:	Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, Regulamentul ASF nr. 5/2018, art. 247, privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata si/sau Codul Bursei de Valori Bucuresti pentru Sistemul Multilateral de Tranzactionare
Data raportului	21 Martie 2025
Denumirea emitentului	ARCTIC STREAM S.A.
Sediul social	Emanoil Porumbaru nr.93-95, et.1, Sector 1, Bucuresti
Numar de telefon / fax	+40 371 493 579 / +40 372 873 272
Email	investors@arcticstream.ro
Codul unic de inregistrare la Oficiul Registrului Comertului	RO 38114908
Numarul de ordine in Registrul Comertului	J40/14595/2017
Capitalul social subscris si varsat	423,425.1 lei
Numar de actiuni	4,234,251
Sistemul multilateral de tranzactionare pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare emise	SMT-BVB
COD LEI	787200IT0H3BZ7P2VD49
Simbol	AST

 

 

Eveniment important de raportat:

Decizia Administratorului Unic de a convoca Adunarile Generale Ordinare si Extraordinare ale Actionarilor ARCTIC STREAM S.A. pentru data de 24.04.2025

 

 

 

Arctic Stream S.A. informeaza investiorii ca, in data de 21.03.2025, Administratorul Unic al Companiei a decis Convocarea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor (AGOA) si Convocarea Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor (AGEA) pentru data de 24.04.2025 (prima convocare), respectiv 25.04.2025 (a doua convocare), in cazul in care nu se indeplineste cvorumul de prezenta pentru prima sedinta, avand ordinea de zi prevazuta in convocatorul anexat acestui raport curent.

Informam ca incepand cu data de 24.04.2025, ora 18:00, materialele suport aferente AGOA si AGEA vor fi disponibile pe site-ul companiei la urmatorul: https://www.arcticstream.ro/investors, sectiunea “Adunari Generale”.

 

 

Cu stima,

Dragos – Octavian DIACONU

CEO, Arctic Stream

 

 

 

CONVOCATOR

AL ADUNARILOR GENERALE EXTRAORDINARA SI ORDINARA ALE ACTIONARILOR ARCTIC STREAM S.A.

Administratorul Unic al ARCTIC STREAM S.A, o societate pe actiuni administrata in sistem unitar, inregistrata si functionand conform legilor din Romania, cu sediul social in Bucuresti, Sector 1, str. Emanoil Porumbaru Nr. 93 - 95, Etaj 1, inregistrata la Registrul Comertului Bucuresti sub nr. J40/14595/2017, cod unic de inregistrare 38114908 (fiind denumita in continuare „Societatea”),

In temeiul Legii Societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea Societatilor”), Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea nr. 24/2017”), Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare („Regulamentul nr. 5/2018”) si a actului constitutiv al Societatii („Actul Constitutiv”),

CONVOACA

Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor (denumita in continuare „AGEA”) la sediul societatii din Bucuresti, Sector 1 Park Avenue Business Center aflat in Str. Emanoil Porumbaru Nr. 93 - 95, Etaj 1, pentru data de 24 aprilie 2025, ora 15:00, la care sunt indreptatiti sa participe si sa voteze toti actionarii inscrisi in registrul actionarilor tinut de catre Depozitarul Central S.A. la sfarsitul zilei de 11 aprilie 2025, stabilita ca data de referinta („Data de Referinta”) pentru aceasta adunare. In caz de neintrunire a cvorumului necesar la prima convocare, AGEA se va desfasura in data de 25 aprilie, ora 15:00, in acelasi loc, cu aceeasi ordine de zi si aceeasi data de referinta.

si

Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor (denumita in continuare „AGOA”) la sediul societatii din Bucuresti, Sector 1 Park Avenue Business Center aflat in Str. Emanoil Porumbaru Nr. 93 - 95, Etaj 1, pentru data de 24 aprilie 2025, ora 16:00, la care sunt indreptatiti sa participe si sa voteze toti actionarii inscrisi in registrul actionarilor tinut de catre Depozitarul Central S.A. la sfarsitul zilei de 11 aprilie 2025, stabilita ca data de referinta. In caz de neintrunire a cvorumului necesar la prima convocare, AGOA se va desfasura in data de 25 aprilie, ora 16:00, in acelasi loc, cu aceeasi ordine de zi la care pot participa actionarii inregistrati in registrul actionarilor la aceeasi data de referinta.

ORDINEA DE ZI PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR

1.    Aprobarea, conform procedurii de organizare si desfasurare a adunarilor generale ale actionarilor Societatii,  alegerea Presedintelui de sedinta a domnului Dragos Octavian Diaconu, avand calitatea de Administrator Unic al Societatii si unui secretar de sedinta, respectiv dl. Vlad Mihu, care are calitatea de actionar al Societatii.

2.    Aprobarea inlocuirii art. 14 – Administratorul Unic din cuprinsul Actului Constitutiv al Societatii cu un articol care sa reflecte administrarea prin Consiliu de Administratie, care va avea urmatorul continut:

Art. 14 – Administratorii. Consiliul de Administratie

14.1           Societatea va fi administrata si condusa in sistem unitar de un consiliu de administratie („Consiliul de Administratie” sau „CA”) format dintr-un numar impar de membri, cuprins din 3 (trei) membri alesi de Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor pentru o perioada de 4 ani, cu posibilitatea membrilor de a fi alesi pentru mandate succesive.

14.2           La data prezentului Act Constitutiv, Consiliul de Administratie al Societatii este compus din trei (3) administratori („Administratorii”):

-          (...) Presedinte al Consiliului de Administratie;

-          (...) Vice Presedinte al Consiliului de Administratie;

-          Membru in Consiliul de Administratie.

14.3           Administratorii sunt numiti de catre Adunarea Generala a Actionarilor pentru o perioada determinata de 4 (patru) ani si pot fi realesi in functie, cu respectarea prevederilor prezentului Act Constitutiv.

14.4           Membrii Consiliului de Administratie isi exercita atributiile in temeiul unui contract de mandat incheiat intre Societate si fiecare dintre membri.

14.5            In cazul in care exista un post vacant, Consiliul de Administratie va numi un membru provizoriu pentru un mandat care va incepe la data numirii acestuia si va inceta la data la care adunarea generala a actionarilor va decide numirea unui membru in Consiliul de Administratie. In acest caz, membrii ramasi ai Consiliului de Administratie vor include pe ordinea de zi a urmatoarei adunari generale ordinara a Societatii numirea unui membru al Consiliului de Administratie. In cazul in care numarul membrilor existenti scade in orice moment sub 3 (trei), membrii ramasi vor convoca de urgenta o adunare generala care va avea pe ordinea de zi alegerea de membri ai Consiliului de Administratie pentru ocuparea pozitiilor vacante.

14.6           Presedintele Consiliului de Administratie este ales de catre Consiliul de Administratie, dintre membrii sai, prin vot secret. Presedintele Consiliului de Administratie poate fi numit si Director General al Societatii de catre Consiliul de Administratie.

14.7           Presedintele Consiliului de Administratie are urmatoarele atributii:

a)    coordoneaza activitatea Consiliului de Administratie si raporteaza despre aceasta adunarii generale a actionarilor;

b)    supervizeaza functionarea organelor corporative ale Societatii;

c)    convoaca sedintele Consiliului de Administratie, stabileste ordinea de zi, supravegheaza transmiterea informatiilor in mod adecvat catre membrii Consiliului de Administratie referitoare la punctele incluse pe ordinea de zi a sedintelor si prezideaza sedintele;

d)    se asigura ca sedintele Consiliului de Administratie se desfasoara in mod eficient si productiv, ordinea de zi a sedintelor Consiliului de Administratie fiind respectata in mod corespunzator;

e)    tine legatura in mod regulat cu Directorul General, mentinand o relatie profesionala stransa si constructiva;

14.8           In cazul in care Presedintele se afla in imposibilitate temporara de a-si exercita atributiile, pe durata starii respective de imposibilitate Consiliul de Administratie poate insarcina un alt administrator cu indeplinirea functiei de presedinte.

14.9           Sedintele Consiliului de Administratie vor fi convocate de catre oricare Administrator prin e-mail, transmis/a cu cel putin cinci (5) zile inainte de data sedintei. Notificarea va contine ordinea de zi a sedintei. In cazul in care toti membrii Consiliului de Administratie sunt prezenti sau reprezentati, acestia pot renunta la formalitatile impuse pentru convocarea sedintelor.

14.10        Sedintele Consiliului de Administratie pot fi tinute, de asemenea, si prin corespondenta (prin telefon, videoconferinta, e-mail sau orice alte mijloace de comunicare).

14.11        Sedintele Consiliului de Administratie vor fi tinute in prezenta a cel putin doi dintre membrii sai, iar hotararile se adopta in mod valabil cu votul majoritatii membrilor prezenti la respectiva sedinta. Fiecare membru are dreptul la un singur vot. In caz de paritate de voturi, votul Presedintelui sau, in cazul absentei sale, al Vicepresedintelui, va fi determinant.

14.12        Hotararile Administratorilor adoptate in cadrul sedintelor Consiliului de Administratie vor fi aprobate in scris si semnate de catre Administratori, personal sau pe exemplare. In cazul in care Hotararea Administratorilor este semnata pe exemplare, fiecare astfel de exemplar va fi considerat un exemplar original, iar toate exemplarele impreuna, vor constitui una si aceeasi Hotarare a Administratorilor. In cazul in care oricare dintre semnaturi este transmisa prin fax sau e-mail in format „.pdf”, respectiva transmitere va constitui livrarea documentului semnat in original si va avea aceeasi putere si efect, ca si cum respectivul fax sau pagina semnata in format „.pdf” ar fi un exemplar original al acestuia. Acelasi efect il va avea semnarea prin intermediul programelor de semnatura digitala cu respectarea conditiilor prevazute de lege.

14.13        Consiliul de Administratie se va intruni cel putin trimestrial, cu exceptia cazului in care majoritatea administratorilor decide altfel.

14.14        Consiliul de Administratie va indeplini toate actele necesare si utile pentru realizarea obiectului de activitate al Societatii cu exceptia celor care sunt prevazute de lege in competenta Adunarii Generale a Actionarilor si a celor delegate directorilor.

14.15        Consiliul de administratie are urmatoarele competente de baza, care nu pot fi delegate directorilor: a) stabilirea directiilor principale de activitate si de dezvoltare ale societatii; b) stabilirea politicilor contabile si a sistemului de control financiar, precum si aprobarea planificarii financiare; c) numirea si revocarea directorilor si stabilirea remuneratiei lor; d) supravegherea activitatii directorilor; e) pregatirea raportului anual, organizarea adunarii generale a actionarilor si implementarea hotararilor acesteia; f) aprobarea oricaror operatiuni / incheierea oricaror contracte cu o valoare agregata ce excede echivalentul in lei al sumei de 2.500.000 euro, g) introducerea cererii pentru deschiderea procedurii insolventei societatii, potrivit Legii privind procedura insolventei; h) inchiderea si infiintarea de sedii secundare ce nu au statut de sucursale (puncte de lucru, agentii, reprezentante).

14.16        Administratorii sunt tinuti raspunzatori pentru indeplinirea obligatiilor lor conform prezentului Act Constitutiv, Legii Societatilor si/sau oricaror alte reglementari relevante.

14.17        In cazul in care Consiliul de Administratie constata pierderea unei jumatati din capitalul social, este obligat sa convoace adunarea generala extraordinara pentru a hotari reconstituirea capitalului, limitarea lui la suma ramasa sau dizolvarea Societatii.

14.18        Membrii Consiliului de Administratie sunt obligati sa puna la dispozitia actionarilor si auditorului financiar, la cererea acestora, toate documentele Societatii, pentru care legea sau actul constitutiv prevad aceasta obligatie.

14.19        Administratorii sunt solidar raspunzatori fata de Societate pentru:  (i) realitatea varsamintelor efectuate de actionari; (ii) existenta reala a dividendelor platite; (iii) existenta registrelor cerute de lege si corecta lor tinere;  (iv) exacta indeplinire a hotararilor adunarilor generale; (v) stricta indeplinire a indatoririlor pe care legea, actul constitutiv le impun.

14.20        Membrii Consiliului de Administratie sunt solidar raspunzatori cu predecesorii lor imediati daca, avand cunostinta de neregulile savarsite de acestia, nu le comunica auditorului financiar.

14.21        Membrii Consiliului de Administratie care au intr-o anumita operatiune, direct sau indirect, interese contrare intereselor Societatii, trebuie sa nu ia parte la nici o deliberare privitoare la aceasta operatiune. Aceeasi obligatie este aplicabila membrului Consiliului de Administratie care, intr-o anumita operatiune, stie ca sunt interesate sotul/sotia, rudele sau afinii de pana la gradul IV inclusiv, sau orice alta parte afiliata.

14.22        Administratorul care nu a respectat prevederile pct. 14.21 va raspunde pentru daunele ce au rezultat pentru Societate.

14.23        Membrii Consiliului de Administratie raspund pentru prejudiciile cauzate Societatii ca rezultat al neexecutarii obligatiilor lor sau a executarii defectuoase a acestora.

3.    Aprobarea modificarea Actului Constitutiv al Societatii in sensul inlocuirii sintagmei “Administrator Unic” cu “Consiliul de Administratie”.

4.    Aprobarea inlocuirii art. 15 – Conducerea executiva din Actul Constitutiv al Societatii cu un articol ce va avea urmatorul continut:

Articolul 15 – Conducerea executiva

15.1          Consiliul de administratie poate numi un Director General catre care sa delege anumite atributii si competente privind conducerea curenta a Societatii in acord cu prevederile prezentului Act Constitutiv, cu prevederile legale incidente domeniului principal de activitate al Societatii precum si cu toate prevederile legale in vigoare.

15.2          Atributiile delegate Directorului General de catre Consiliul de Administratie sunt cele specificate in contractul incheiat intre acesta si Societate, in decizii ale Consiliul de administratie si in prezentul Act Constitutiv. Directorul General va avea drepturile si obligatiile stabilite prin lege si prin decizia Consiliului de Administratie in acest sens.

15.3          Directorul General va fi responsabil de conducerea executiva generala si de operatiunile zilnice ale Societatii, in conformitate cu strategia aprobata.

15.4          Directorul General reprezinta Societatea in tranzactiile cu tertii, in limitele stabilite in acest act constitutiv si in hotararile adunarii generale a actionarilor in acest sens.

15.5          Directorul General este responsabil pentru desfasurarea de zi cu zi a activitatii Societatii in limitele stabilite prin decizie a Consiliului de Administratie, prin prevederile prezentului act constitutiv si prin legea aplicabila.

15.6          In considerarea limitarilor prevazute in prezentul, principalele atributii ale Directorului General sunt urmatoarele:

-          reprezinta si angajeaza Societatea in raport cu terte parti;

-          aproba operatiunile de cumparare si vanzare de bunuri;

-          aproba dobandirea, instrainarea, schimbul sau constituirea in garantie a unor active din categoria activelor imobilizate ale Societatii sub conditia, in cazurile prevazute de lege si de actul constitutiv, aprobarii prealabile a principalilor termeni si conditii ale contractului, de catre adunarea generala extraordinara a actionarilor;

-          aproba inchirierea de active corporale precum si asocierile, sub conditia, in cazurile prevazute de lege si de actul constitutiv, aprobarii prealabile a principalilor termeni si conditii ai contractului  de catre adunarea generala extraordinara a actionarilor;

-          decide acordarea, modificarea, retragerea dreptului de semnatura in banca si stabileste limitele privind dreptul de semnatura acordat unor terte persoane;

-          decide, reprezinta Societatea cu puteri depline, incheie si semneaza acte juridice cu privire la operatiuni cu depozite la termen si certificate de depozit la banci comerciale, investitii, unitati de fond ale Fondurilor Deschise / Alternative de Investitii, operatiuni directe sau pe piete de capital, operatiuni de piata monetara, operatiuni cu titluri de stat, operatiuni cu produse derivate;

-          decide, reprezinta Societatea cu puteri depline, incheie si semneaza acte juridice prin care angajeaza Societatea privind deschiderea / inchiderea de conturi curente la institutii financiare bancare sau nebancare, contracte de credit / imprumut / accesarea sau inchiderea oricarui alt produs bancar si/sau de finantare a Societatii de la institutii bancare, institutii de credit si/sau alte institutii financiare bancare sau nebancare.;

-          decide, reprezinta Societatea cu puteri depline, incheie si semneaza acte juridice privind garantiile de orice natura acordate de Societate;

-          reprezinta Societatea cu puteri depline pentru aprobarea, negocierea, semnarea, contractarea, finantarea, refinantarea, garantarea, acordarea de garantii, constituirea de garantii,  ratificarea si semnarea in numele si pe seama Societatii a oricaror documente necesare referitoare la finantare, refinantare credite bancare, contractare de noi produse de finantare (credite, leasing-uri si orice alte produse de finantare / refinantare contractate / de contractat de catre Societate, in conditiile comerciale ale finantatorilor, in vederea optimizarii activitatii economice si financiare a acesteia, in limitele prevazute in ceea ce priveste valoarea garantiei;

-          adopta orice alte decizii cu privire la activitatea curenta a Societatii;

-          angajeaza si concediaza personalul Societatii;

-          efectueaza operatiunile de incasari si plati, conform competentelor acordate;

-          incheie orice fel de contracte comerciale, civile, pentru realizarea obiectului de activitate al Societatii, in limitele legii si ale prezentului act constitutiv;

-          rezolva orice alte probleme legate de conducerea operativa a Societatii;

-          coordoneaza directorii, inclusiv prin stabilirea prioritatilor si a continutului actiunilor care trebuie indeplinite, in vederea atingerii obiectivelor generale ale Societatii si a celor stabilite de Consiliul de Administratie pentru directori. In acest sens, ceilalti directori raporteaza, la cerere, Directorului General cu privire la indeplinirea atributiilor ce le revin privind conducerea Societatii;

-          intocmeste propuneri privind numirea si revocarea membrilor consiliilor de administratie ale filialelor Societatii;

-          reprezinta Societatea si voteaza in numele acesteia in cadrul adunarilor generale ale actionarilor/asociatilor filialelor Societatii.

15.7          Pentru aducerea la indeplinire a deciziilor adoptate, Directorul General poate mandata o persoana din cadrul Societatii pentru a reprezenta Societatea in vederea negocierii si incheierii de acte juridice. Mandatul va fi acordat prin decizie scrisa a Directorului General si va cuprinde mentiunile referitoare la intinderea acestuia pentru fiecare operatiune intreprinsa. Directorul General poate delega oricare dintre atributiile sale in baza deciziei scrise a acestuia.

15.8          In relatia cu terte parti, Societatea este reprezentata si angajata prin semnatura Directorului General – semnatura unica.

15.9          In situatia in care Consiliul de Administratie numeste si alti directori, Societatea este reprezentata si angajata prin semnatura unica a oricarui director care are atributii delegate de la Consiliul de Administratie.

15.10       Directorul General, precum si orice alt director numit de Consiliul de Administratie are obligatia de a pune la dispozitia Consiliului de Administratie orice document sau informatie ceruta de Consiliul de Administratie ce are legatura cu conducerea Societatii.

15.11       Directorii vor informa membrii Consiliului de Administratie periodic cu privire la aspectele cheie legate de afacerile Societatii, guvernanta corporativa, managementul si aspectele de reglementare.

5.  Aprobarea modificarii si actualizarii Art. 11.7, privind atributiile adunarii generale extraordinare, punctul l) din Actul Constitutiv al Societatii, care va avea urmatorul continut:

l) incheierea oricarei tranzactii a carei valoare depaseste echivalentul in lei a 5.000.000 EURO; 

6.    Aprobarea delegarii atributiilor AGEA privind hotararea de majorare a capitalului social al Societatii catre Consiliul de Administratie in temeiul prevederilor art. 114 alin. (1) si art. 220¹ alin. (2) din Legea Societatilor, pana la data de 23.04.2028  printr-una sau mai multe emisiuni de actiunii ordinare, nominative si dematerializate, cu o valoare nominala care sa nu depaseasca 58.500 RON.

7.    Aprobarea inlocuirii art. 10.4 din Actului Constitutiv al Societatii pentru a avea urmatorul continut:

10.4 Pentru o perioada de trei ani de la data prezentului, respectiv pana la data de de 23.04.2028, Consiliul de Administratie poate decide majorarea capitalului social subscris, prin emiterea de noi actiuni in schimbul unor aporturi sau prin conversia unor creante certe, lichide si exigibile, fara a depasi jumatate din capitalul social subscris existent in prezent, indiferent de numarul de operatiuni necesare atingerii acestui prag. Astfel, valoarea capitalului autorizat este de 58.500 lei.

8.    Sub rezerva aprobarii punctului anterior, aprobarea delegarii catre Consiliul de Administratie a atributiei de a decide restrangerea sau ridicarea dreptului de preferinta al actionarilor existenti, cu respectarea conditiilor de forma prevazute de lege, la operatiunile de majorare desfasurate in limita valorii capitalului autorizat.

9.    Aprobarea rascumpararii de catre societate a propriilor actiuni in cadrul pietei unde actiunile sunt listate si / sau prin desfasurarea de oferte publice de cumparare in conformitate cu prevederile legale aplicabile pentru realizarea Planului de recompensare cu optiuni pe actiuni a persoanelor cheie din Societate aprobat prin hotararea AGEA nr. 1/07.06.2021, pentru cat si pentru atribuirea acestora in procedura de conversie a unor creante certe, lichide si exigibile rezultate in urma contractelor de achizitie de titluri de participatie platibile total sau partial prin actiuni ale Societatii,  in urmatoarele conditii: 

-          un numar maxim de 100,000 actiuni (reprezentand 2,38% din capitalul social de la data prezentei),  

-          pretul minim de 0.1 RON pe actiune si un pret maxim egal cu valoarea cea mai mica dintre: (i) 30 RON pe actiune,  sau (ii) valoarea cea mai mare dintre pretul ultimei tranzactii independente si pretul cel mai ridicat din momentul respectiv al ofertei de achizitionare independente de la locul de tranzactionare unde se efectueaza achizitia, conform art. 3 alin. (2) Regulamentul delegat nr. 1052/2016 de completare a Regulamentului (UE) nr. 596/2014 al Parlamentului European si al Consiliului in ceea ce priveste standardele tehnice de reglementare pentru conditiile aplicabile programelor de rascumparare si masurilor de stabilizare;

-          valoarea agregata a programului este de pana la 3.000.000 RON, 

-          durata programului este de maximum 18 luni de la data publicarii hotararii in Monitorul Oficial al Romaniei, partea a IV-a,  

-          tranzactiile de rascumparare pot avea drept obiect doar actiuni platite integral si vor fi efectuate doar din profitul distribuibil sau din rezervele disponibile ale societatii inscrise in ultima situatie financiara anuala aprobata, cu exceptia rezervelor legale.

10.  Aprobarea Planul de recompensare cu actiuni a persoanelor cheie din Societate ce are o durata propusa de 3 (trei) ani, aferenti rezultatelor financiare ale anilor 2024-2026 si care nu va depasi 1.5% din capitalul social al Societatii pentru fiecare an acordat.

11.  Imputernicirea domnului Dragos-Octavian Diaconu pentru semnarea hotararii in numele actionarilor si, cu drept de substituire, pentru efectuarea tuturor formalitatilor necesare in scopul implementarii, depunerii, inregistrarii, publicarii hotararii AGEA si/sau operatiunilor aprobate prin aceasta, inclusiv reprezentarea Societatii in fata oricaror autoritati in acest scop, respectiv pentru semnarea actului constitutiv actualizat spre a reflecta modificarile din prezenta.

ORDINEA DE ZI PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR

1.    Aprobarea, conform procedurii de organizare si desfasurare a adunarilor generale ale actionarilor Societatii, alegerea Presedintelui de sedinta a domnului Dragos Octavian Diaconu, avand calitatea de Administrator Unic al Societatii si unui secretar de sedinta, respectiv dl. Vlad Mihu, care are calitatea de actionar al Societatii.

2. Prezentarea, discutarea si aprobarea Situatiilor Financiare Anuale ale Societatii la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2024, intocmite pe baza Raportului administratorului unic si a  Raportului auditorului financiar.
3. Aprobarea descarcarii de gestiune a administratorului unic pentru exercitiul financiar pentru exercitiul financiar 2024, incheiat la 31 decembrie 2024, pe baza rapoartelor prezentate.
4. Repartizarea profitului aferent anului 2024 in suma de 8.829.673 (opt milioane opt sute doua zeci mii sase sute saptezeci si trei) RON, conform urmatoarei propuneri:
   1. rezerva legala: nu este cazul, aceasta fiind constituita conform prevederilor legale;
   2. distribuirea de dividende: 5.927.951,4 RON (cinci milioane noua sute douazeci si sapte de mii noua sute cinzeci si unu RON si 40 de bani); fixarea unui dividend brut per actiune: 1,4 RON,
   3. profit nerepartizat – rezultat reportat: 2.901.721,6 RON (doua milioane noua sute unu mii sapte sute doua zeci si unu RON si 6 bani).
5. Aprobarea propunerii zilei de 29.05.2025 ca fiind data de inregistrare (definita ca fiind data care serveste la identificarea actionarilor asupra carora se rasfrange hotararea de la pct. 4 de mai sus), a zilei de 28.05.2025 pentru data ex-date, a zilei de 11.06.2025 ca data a platii dividendelor, pentru distributia de dividende conform pct. 4 de mai sus,.
6. Aprobarea mandatarii, in calitate de auditor financiar al Societatii pe o perioada de doi ani, respectiv in intervalul 10.06.2025 – 09.06.2027, a APEX AUDIT SRL, societate cu raspundere limitata de nationalitate romana, cu sediul in Bucuresti, Sector 1, str. Helesteului nr. 15-17, camera 1, etaj 1, inregistrata in Registrul Comertului sub nr. J40/14488/2006, cod unic de inregistrare 19009167, autorizata de catre Camera Auditorilor Financiari din Romania sub nr. 664/2006, reprezentata legal prin dna. Badescu Ioana, auditor financiar, membru CAFR, posesor certificat nr. 2176, in calitate de administrator.
7. Prezentarea, discutarea si aprobarea Bugetului de venituri si cheltuieli pentru anul 2025.
8. Prezentarea, discutarea si aprobarea Raportului de remunerare a administratorului unic si a conducerii Societatii pentru anul 2024.
9. Revocarea domnului Dragos Octavian Diaconu din functia de administrator unic al Societatii si alegerea unui Consiliu de Administratie format din 3 (trei) membri (Presedinte, Vicepresedinte, Membru). Durata mandatelor administratorilor alesi va fi de 4 (patru) ani de la data numirii.

Propunerile privind candidatii pentru postul de membru al Consiliului de Administratie se pot face de catre actionari sau de catre administratorul unic curent (“Persoana Indreptatita”), in scris, printr-o cerere adresata de catre Persoana Indreptatita, transmisa si avand continutul conform informatiilor indicate la punctul Dreptul actionarilor de a formula propuneri de candidati pentru functia de administrator din sectiunea de informatii a prezentului convocator.

10. Aprobarea remuneratiei membrilor Consiliului de Administratie al Societatii, pentru cei 4 ani, dupa cum urmeaza:

-          Presedinte CA - 12.500 RON brut lunar;

-          Vicepresedinte si Membru CA - 7.500 RON brut lunar.

11. Imputernicirea domnului Dragos-Octavian Diaconu pentru a semna contractele de mandat care urmeaza a fi incheiate cu  membrii Consiliului de Administratie nou ales. Contractul de mandat incheiat cu domnului Dragos-Octavian Diaconu, in situatia in care acesta va fi numit membru al Consiliului de Administratie va fi semnat in numele si pe seama Societatii de catre oricare alt membru al Consiliului de Administratie.
12. Imputernicirea domnului Dragos-Octavian Diaconu pentru semnarea hotararii in numele actionarilor si, cu drept de substituire, pentru efectuarea tuturor formalitatilor necesare in scopul implementarii, depunerii, inregistrarii, publicarii hotararii AGOA si/sau operatiunilor aprobate prin aceasta, inclusiv reprezentarea Societatii in fata oricaror autoritati in acest scop, respectiv pentru semnarea actului constitutiv actualizat spre a reflecta modificarile din prezenta.

INFORMATII GENERALE CU PRIVIRE LA ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR

La data convocarii Adunarii Generale ale Actionarilor Ordinare capitalul social al societatii este de 423.425,1 RON divizat in 4.234.251 actiuni nominative, comune, dematerializate cu o valoare nominala de 0,1 RON /actiune, fiecare actiune dand dreptul la 1 (un) vot in sedintele Adunarii Generale ale Actionarilor.

Disponibilitate materiale informative, completare ordine de zi si intrebari privind subiectele de pe ordinea de zi.

Materialele informative care privesc desfasurarea sedintei adunarilor generale: convocatorul AGA, numarul total al actiunilor emise si al drepturilor de vot la data convocarii, Actul constitutiv in vigoare, proiectele de hotarare propuse spre aprobare AGA, formularele de imputernicire speciala si de vot prin corespondenta pot fi obtinute de actionari, incepand cu 30 de zile anterioare AGEA si AGOA, de la sediul societatii situat in mun. Bucuresti, Emanoil Porumbaru Nr. 93 - 95, Etaj 1, Sector 1 sau de pe pagina de internet a acesteia https://www.arcticstream.ro/investors

Dreptul de a adresa intrebari. Fiecare actionar are dreptul sa adreseze intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a adunarilor generale pana la data de 23.04.2025 ora 18:00, iar raspunsul va fi dat in cadrul adunarii sau prin postarea raspunsului pe pagina de internet a societatii. Pentru a adresa intrebari, actionarul trebuie sa transmita copia actului de identitate pentru actionarul persoana fizica, respectiv copia actului de identitate al reprezentantului legal al actionarului persoana juridica si certificat constatator eliberat de Registrul Comertului cu cel mult 30 de zile anterioare publicarii convocatorului AGA, ca dovada a calitatii de actionar. Intrebarile vor putea fi transmise prin posta sau servicii de curierat la adresa societatii sau prin mijloace electronice cu semnatura electronica extinsa la adresa de e-mail: investors@arcticstream.ro

Dreptul de a propune noi puncte pe ordinea de zi. Unul sau mai multi actionari inregistrati in Registrul Actionarilor la data de referinta, reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social, au dreptul, pana la pana cel tarziu la ora 24:00 a celei de-a 15 zi, calculate incepand cu prima zi dupa publicarea convocatorului in Monitorul Oficial, a) sa formuleze cereri pentru introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGA, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre aprobare, precum si b) sa prezinte proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGA.

Pentru exercitarea acestui drept, actionarii indreptatiti vor putea depune/transmite, impreuna cu acte care permit identificarea acestora (copia documentului de identitate pentru persoane fizice, respectiv copia documentului de identitate al reprezentantului legal al actionarului persoana juridica si certificat constatator eliberat de Registrul Comertului ce cel mult 30 de zile anterioare publicarii convocatorului AGA), solicitarea adresata Societatii, in plic inchis in original, prin posta sau servicii de curierat, la adresa  mun. Bucuresti, Emanoil Porumbaru Nr. 93 - 95, Etaj 1 sau e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa investors@arcticstream.ro, pana cel tarziu la ora 24:00 a celei de-a 15 zi, calculate incepand cu prima zi dupa publicarea convocatorului in Monitorul Oficial cu mentiunea scrisa „PROPUNERE DE NOI PUNCTE PE ORDINEA DE ZI PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24.04.2025”.

In cazurile in care exercitarea drepturilor mentionate anterior determina modificarea ordinii de zi a adunarii generale comunicate deja actionarilor, societatea face disponibila o ordine de zi revizuita, folosind aceeasi procedura ca si cea utilizata pentru ordinea de zi anterioara, inainte de data de referinta a adunarii generale a actionarilor, asa cum este definita aceasta prin reglementarile A.S.F., precum si cu respectarea termenului de cel putin 10 zile inaintea adunarii generale, astfel incat sa permita celorlalti actionari sa desemneze un reprezentant sau, daca este cazul, sa voteze prin corespondenta.

Dreptul actionarilor de a formula propuneri de candidati pentru functia de administrator

Propunerile privind candidatii pentru postul de membru CA se pot face de catre actionari sau de catre administratorul curent ("Persoana Indreptatita"), in scris, printr-o cerere adresata de catre Persoana Indreptatita, transmisa prin mijloacele prevazute la punctul de mai sus, pana cel tarziu la ora 24:00 a celei de-a 15 zi, calculate incepand cu prima zi dupa publicarea convocatorului in Monitorul Oficial cu mentiunea scrisa „PROPUNERE DE CANDIDATI PENTRU FUNCTIA DE ADMINISTRATOR”. In cazul in care numirea administratorilor este inclusa pe ordinea de zi la cererea actionarilor indreptatiti, se pot face propuneri privind candidatii pentru posturile de administratori in termen de 3 zile lucratoare ulterior publicarii suplimentului la convocator.

Cererea privind propunerile de candidati va fi insotita de o copie a actului de identitate al Persoanei Indreptatite si CV-ul detaliat al candidatului care va contine inclusiv datele de identificare, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a candidatului. In cazul in care Consiliul de Administratie stabileste anumite criterii de eligibilitate pentru membrii CA sau exista candidati pentru pozitia de administratori independenti, cererea va fi de asemenea insotita de o declaratie pe propria raspundere a candidatului privind indeplinirea tuturor criteriilor de eligibilitate.

Propunerile de candidati si documentele suport vor fi disponibile la adresa https://www.arcticstream.ro/investors sectiunea Adunari Generale.

Participarea la AGA

Conform prevederilor legale in vigoare, au dreptul de a participa si de a vota in cadrul Adunarii numai persoanele care sunt inregistrate ca actionari la sfarsitul zilei de 11 Aprilie 2025 stabilita ca data de referinta. Actionarii pot participa personal (fizic sau online ) sau pot fi reprezentati in cadrul sedintei Adunarii Generale a Actionarilor prin mandatari carora li s-a acordat o imputernicire speciala sau o imputernicire generala de reprezentare, in conditiile art. 105 alin (10) din Legea nr.24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.

Dreptul de vot poate fi exercitat prin participare fizica la adunarile generale sau prin corespondenta - servicii de posta sau curierat. De asemenea exista si optiunea ca votul sa fie transmis prin e-mail la adresa investors@arcticstream.ro, dar atragem atentia ca pentru aceasta optiune reglementarile existente impun folosirea semnaturii electronice extinse incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

Pentru a participa online se va putea utiliza platforma eVOTE[1] pentru votul electronic.

Platforma eVOTE este accesibila pe baza de user si parola, pentru fiecare actionar in parte, ce pot fi obtinute dupa completarea campurilor obligatorii cu informatiile necesare si incarcarea actelor necesare conform instructiunilor de utilizare pe care Arctic Stream o pune la dispozitie.

Votul electronic prin platforma eVOTE poate fi exercitat in conformitate cu prevederile art. 197 din Regulamentul ASF nr. 5/2018, prin accesarea link-ului https://ast.evote.ro/login de pe orice dispozitiv conectat la internet. Prin aceasta actionarii se pot inrola si vota prin platforma eVOTE la adresa indicata, care contine optiuni de vot pentru toate punctele de pe ordinea de zi si pentru chestiunile administrative aferente. Platforma permite verificarea ulterioara a modului in care s-a votat in AGA si, totodata asigura posibilitatea ca fiecare actionar prezent la adunare sa isi poata verifica votul exercitat.

Actionarul se poate conecta si vota ori de cate ori doreste in intervalul desemnat votului electronic, inclusiv live in timpul sedintei AGA, ultima optiune de vot (inainte de expirarea sesiunii de vot) fiind cea inregistrata. Durata de tip pentru exprimarea votului live se va afisa in platforma pentru fiecare punct supus votului.

In cadrul platformei eVOTE pentru identificare si acces online la sedinta AGOA, actionarii vor furniza urmatoarele informatii:

In cazul persoanelor fizice:

·         numele si prenumele;

·         codul numeric personal;

·         adresa de e-mail

·         copia actului de identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permise de sedere)

·         numarul de telefon (optional)

sau

·         credentiale de acces generate in urma identificarii prin intermediul Platformei de Inrolare Investitori dezvoltata de Depozitarul Central S.A.: https://www.roclear.ro/Inrolare-Investitori/

In cazul persoanelor juridice:

·         denumirea persoanei juridice;

·         cod unic de inregistrare (CUI);

·         numele si prenumele reprezentantului legal;

·         codul numeric personal al reprezentantului legal;

·         adresa de e-mail;

·         actul de identitate al reprezentantului legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere)

·         copia certificatului constatator eliberat de registrul comertului sau a oricarui document echivalent emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul persoana juridica este inmatriculat in mod legal, prezentat in original sau in copie conform cu originalul. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica, vor fi emise cu cel mult 3 luni raportat la data publicarii Convocarii AGA.

Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat in limbile romana/engleza.

Important de mentionat: copia electronica a documentelor mai sus mentionate va fi incarcata online in campurile dedicate. Fisierele ce pot fi incarcate pot avea una dintre urmatoarele extensii: .jpg, .pdf, png.

In situatia desemnarii de catre actionar a unui reprezentant conventional, acesta va incarca online in platforma eVOTE o copie electronica a documentului de identificare si procura speciala sau generala.

Procurile speciale si cele generate trebuie depuse anterior la Societate in conditiile mentionate in prezenta Procedura.

Votul electronic exprimat presupune bifarea unei optiuni de vot si apasarea butonului „Inregistreaza votul”, Nu se vor lua in considerare voturile marcate in platforma fara apasarea butonului „Inregistreaza votul”.

In situatia in care, in urma procesului de identificare online apar neconcordante intre datele oferite de actionar si cele din Registrul actionarilor la Data de Referinta, actionarul va fi instiintat si va fi indrumat sa contacteze Societatea la adresa mun. Bucuresti, Emanoil Porumbaru Nr. 93 - 95, Etaj 1, Sector 1, email: investors@arcticstream.ro sau la numarul de telefon +40 371 493 579, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 -18:00.

Arctic Stream si reprezentantii platformei eVOTE vor asigura confidentialitatea Datelor cu Caracter Personal si vor Prelucra Datele cu Caracter Personal exclusiv in scopul desfasurarii sedintei AGA si implementarii/inregistrarii hotararilor adoptate, conform prevederilor legale aplicabile.

In cazul votului personal, actionarii persoane fizice si actionarii persoane juridice sunt indreptatiti sa participe la sedinta AGA prin simpla proba a identitatii facuta, in cazul actionarilor persoane fizice, cu actul de identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere) si, in cazul actionarilor persoane juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere). Calitatea de reprezentant legal se dovedeste cu un certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau alta entitate echivalenta, cu cel mult 30 zile inaintea publicarii convocatorului AGA. Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat in limbile romana/engleza.

In cazul votului prin reprezentare, acesta se poate face si prin alte persoane decat actionarii, pe baza unei imputerniciri speciale sau generale. Societatea va publica pe site formularul de imputernicire speciala. In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in adunarea generala a actionarilor pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in adunarea generala a actionarilor exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la data de referinta.

Imputernicirile generale, inainte de prima lor utilizare, si imputernicirile speciale se depun la societate cu 48 de ore inainte de adunarea generala la sediul societatii din in mun. Bucuresti, Emanoil Porumbaru Nr. 93 - 95, Etaj 1,Sector 1 sau expediate prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa investors@arcticstream.ro, astfel incat sa fie inregistrate la societate in termenul mentionat. Actionarii vor mentiona pe plic sau in subiectul mesajului electronic, dupa caz: „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24.04.2025” Imputernicirile transmise in alta modalitate decat cea descrisa sau neinregistrate in termenul mentionat nu vor fi luate in considerare. Imputernicirile generale, inainte de prima lor utilizare, se depun in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului. Copii ale imputernicirilor sunt retinute de societate, facandu-se mentiune despre aceasta in procesul verbal al adunarii generale.

In cazul votului prin corespondenta, actionarii vor completa, semna si transmite, pentru a fi inregistrat la Societate cu cel putin 48 ore inaintea sedintei AGA formularul de vot prin corespondenta pus la dispozitie in format fizic, la sediul societatii, pe pagina de internet a societatii. Formularele pe suport de hartie vor fi trimise in plic inchis la sediul societatii din mun. Bucuresti, Emanoil Porumbaru Nr. 93 - 95, Etaj 1,Sector 1, mentionandu-se pe plic in clar si cu majuscule, „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24.04.2025”. Ele pot fi transmise si prin e-mail la adresa investors@arcticstream.ro cu aceeasi mentiune la „subiectul” mesajului electronic , dar alegerea acestei metode presupune folosirea semnaturii electronice extinse incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

In situatia in care actionarul care si-a exprimat votul prin corespondenta participa personal sau prin reprezentant la adunarea generala, votul prin corespondenta exprimat pentru acea adunare generala este anulat. In acest caz este luat in considerare doar votul exprimat personal sau prin reprezentant.

Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la adunarea generala este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta la adunare o revocare scrisa a votului prin corespondenta, semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta. Acest lucru nu este necesar daca actionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent la adunarea generala.

Formularul de vot prin corespondenta, respectiv imputernicire speciala / generala vor fi insotite de documente doveditoare ale calitatii de actionar, respectiv:

§  copia actului de identitate a actionarului persoana fizica, conforma cu originalul;

§  certificatul de inregistrare al actionarului persoana juridica, in copie conforma cu originalul;

§  certificatul constatator al actionarului persoana juridica eliberat de Registrul Comertului sau document oficial echivalent care sa ateste calitatea de reprezentant legal a semnatarului imputernicirii, emis cu cel mult 30 zile inainte de data publicarii anuntului de convocare a AGA, in original sau in copie conforma cu originalul, precum si copia actului de identitate al reprezentantului legal (conforma cu originalul);

§  copia actului de identitate al mandatarului (persoanei imputernicite), conforma cu originalul

Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea autorizata in limbile romana/engleza. Propunerile de hotarare, cererile pentru introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGA precum si imputernicirile si buletinele de vot nedepuse in termen, incomplete, ilizibile sau neinsotite de documentele doveditoare ale calitatii de actionar nu vor fi luate in considerare.

Prezentul convocator se va completa cu prevederile legale aplicabile.

Informatii suplimentare se pot obtine la sediul Societatii, la tel. +40 371 493 579 sau la adresa de email investors@arcticstream.ro.

 

ADMINISTRATOR UNIC,

DRAGOS-OCTAVIAN DIACONU