Convocare AGOA si AGEA - 27.04.2022

Catre:  Bursa de Valori Bucuresti S.A.

             Autoritatea de Supraveghere Financiara

RAPORT CURENT NR. 9 / 23.03.2022

Eveniment important de raportat:

Decizia Administratorului Unic de a convoca Adunarile Generale Extraordinare si Ordinare ale Actionarilor ARCTIC STREAM S.A. pentru data de 27.04.2022

Arctic Stream S.A. informeaza investiorii ca, in data de 23.03.2022, Administratorul Unic al Companiei a decis Convocarea Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor (AGEA) si a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor (AGOA) pentru data de 27.04.2022 (prima convocare), respectiv 28.04.2022 (a doua convocare), in cazul in care nu se indeplineste cvorumul de prezenta pentru prima sedinta, avand ordinea de zi prevazuta in convocatorul anexat acestui raport curent.

Cu stima,

Dragos – Octavian DIACONU

CEO, Arctic Stream

CONVOCATOR

Administratorul unic al societatii Arctic Stream SA, cu sediul social in mun. Bucuresti, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1, identificata prin codul unic de inregistrare 38114908 si nr. de ordine in registrul comertului . J40/14595/2017, denumita in continuare „Societatea”,

in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea 31/1990”), ale Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, republicata („Legea 24/2017”), ale Regulamentului ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata republicat („Regulamentul 5/2018”) si ale Actului constitutiv al Societatii,

CONVOACA

        I.            ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR (AGOA) pentru data de 27 aprilie 2022, ora 11:00, la adresa Bucuresti, Str Banu Antonache nr 40-44, etaj 2, Birou privat nr. 2.5 la care sunt indreptatiti sa participe si sa voteze toti actionarii inscrisi in registrul actionarilor tinut de catre Depozitarul Central S.A. la sfarsitul zilei de 14 aprilie 2022, stabilita ca data de referinta. In caz de neintrunire a cvorumului necesar la prima convocare, AGOA se va desfasura in data de 28 aprilie, ora 11:00, in acelasi loc, cu aceeasi ordine de zi si aceeasi data de referinta.

si

      II.            ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR (AGEA) pentru data de 27 aprilie 2022, ora 12:00 la adresa Bucuresti, Str Banu Antonache nr 40-44, etaj 2, Birou privat nr. 2.5 la care sunt indreptatiti sa participe si sa voteze toti actionarii inscrisi in registrul actionarilor tinut de catre Depozitarul Central S.A. la sfarsitul zilei de 14 aprilie 2022, stabilita ca data de referinta. In caz de neintrunire a cvorumului necesar la prima convocare, AGEA se va desfasura in data de 28 aprilie, ora 12:00, in acelasi loc, cu aceeasi ordine de zi la care pot participa actionarii inregistrati in registrul actionarilor la aceeasi data de referinta.

Ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor este urmatoarea:

1.       Alegerea unui secretar de sedinta: propunerea societatii este dl. Vlad Mihu care are calitatea de actionar al Societatii.

2.      Prezentarea, discutarea si aprobarea situatiilor financiare anuale statutare intocmite pentru exercitiul financiar 2021, insotite de Raportul administratorului unic si de Raportul auditorului financiar.

3.       Descarcarea de gestiune a administratorului unic pentru exercitiul financiar aferent anului 2021, pe baza rapoartelor prezentate.

4.      Repartizarea profitului aferent anului 2021 in suma de 4,372,782.00 RON, conform urmatoarei propuneri:

a.      rezerva legala: 74,512.00 RON,

b.      distribuirea de dividende: 3,353,040.00 RON; fixarea unui dividend brut per actiune: 0.8 RON,

c.       profit nerepartizat: 945,230.00 RON.

5.      Pentru distributia de dividende conform pct. 4 de mai sus, aprobarea propunerii zilei de 10.06.2022 ca fiind data de inregistrare (definita ca fiind data care serveste la identificarea actionarilor asupra carora se rasfrange hotararea de la pct. 4 de mai sus), a zilei de 09.06.2022 pentru data ex-date, a zilei de 23.06.2022 ca data a platii

6.      Prezentarea, discutarea si aprobarea Bugetului de venituri si cheltuieli pentru anul 2022

7.       Prezentarea, discutarea si aprobarea Politicii de remunerare a administratorului unic si a conducerii Societatii pentru anul 2022.

8.      Prezentarea, discutarea si aprobarea Raportului de remunerare a administratorului unic si a conducerii Societatii pentru anul 2021.

9.      Imputernicirea administratorului unic Dragos-Octavian Diaconu pentru semnarea hotararii in numele actionarilor si, cu drept de substituire, pentru efectuarea tuturor formalitatilor necesare in scopul implementarii, depunerii, inregistrarii, publicarii hotararii AGOA si/sau operatiunilor aprobate prin aceasta, inclusiv reprezentarea Societatii in fata oricaror autoritati in acest scop.

Ordinea de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor este urmatoarea:

1.       Alegerea unui secretar de sedinta: propunerea societatii este dl. Vlad Mihu, care are calitatea de actionar al Societatii.

2.      Mandatarea administratorului unic de a achizitiona societati, indiferent de modalitatea prin care are loc, cum ar fi, dar fara ca enumerarea sa fie limitativa: prin cumparare de participatii sociale, prin dobandire de active imobilizate sau prin transfer de activitate, sens in care se imputerniceste administratotul unic cu putere deplina, sa identifice oportunitati, sa negocieze si sa incheie acte juridice necesare pentru aducerea la indeplinire a mandatului sau, avand putere deplina de decizie in limita maxima a 15.000.000 RON pana la 31.12.2025. Mandatarea administratorului unic sa stabileasca modalitatea de finantare a acestor achizitii, din numerarul societatii, cu actiuni AST sau din alte surse financiare si sa incheie acte juridice de constituire in garantie a unor active din categoria activelor imobilizate care depasesc, individual sau cumulat, pe durata unui exercitiu financiar, 20% din totalul activelor imobilizate, mai putin creantele, in cazul in care finantarea achizitiilor mentionate are loc din imprumuturi bancare.

3.       Rascumpararea de catre societate a propriilor actiuni in cadrul pietei unde actiunile sunt listate sau prin desfasurarea de oferte publice de cumparare partial pentru anularea lor si reducerea corespunzatoare a capitalului social, in conformitate cu prevederile legale aplicabile si partial, pentru realizarea Planului de recompensare cu optiuni pe actiuni a persoanelor cheie din Societate aprobat prin hotararea AGEA nr. 1/07.06.2021, in urmatoarele conditii:

a.      un numar maxim de 100,000 actiuni (reprezentand 2,38% din capitalul social de la data prezentei),

b.      pretul minim de 0.1 RON pe actiune si un pret maxim egal cu valoarea cea mai mica dintre:

                                                              i.      30 RON pe actiune,

                                                            ii.      valoarea cea mai mare dintre pretul ultimei tranzactii independente si pretul cel mai ridicat din momentul respectiv al ofertei de achizitionare independente de la locul de tranzactionare unde se efectueaza achizitia, conform art. 3 alin. (2) Regulamentul delegat nr. 1052/2016 de completare a Regulamentului (UE) nr. 596/2014 al Parlamentului European si al Consiliului in ceea ce priveste standardele tehnice de reglementare pentru conditiile aplicabile programelor de rascumparare si masurilor de stabilizare; valoarea agregata a programului este de pana la 3.500.000 RON,

c.       durata programului este de maximum 18 luni de la data publicarii hotararii in Monitorul Oficial al Romaniei, partea a IV-a,

d.      tranzactiile de rascumparare pot avea drept obiect doar actiuni platite integral si vor fi efectuate doar din profitul distribuibil sau din rezervele disponibile ale societatii inscrise in ultima situatie financiara anuala aprobata, cu exceptia rezervelor legale.

4.      Imputernicirea administratorului unic Dragos-Octavian Diaconu pentru semnarea hotararii in numele actionarilor si, cu drept de substituire, pentru efectuarea tuturor formalitatilor necesare in scopul implementarii, depunerii, inregistrarii, publicarii hotararii AGOA si/sau operatiunilor aprobate prin aceasta, inclusiv reprezentarea Societatii in fata oricaror autoritati in acest scop.

INFORMATII GENERALE CU PRIVIRE LA ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR

La data convocarii Adunarilor Generale ale Actionarilor Ordinare si Extraordinare, capitalul social al societatii este de 419.130 RON divizat in 4.191.300 actiuni nominative, comune, dematerializate cu o valoare nominala de 0,1 RON /actiune, fiecare actiune dand dreptul la 1 (un) vot in sedintele Adunarii Generale ale Actionarilor.

Disponibilitate materiale informative, completare ordine de zi si intrebari privind subiectele de pe ordinea de zi.

Materialele informative care privesc desfasurarea sedintei adunarilor generale: convocatorul AGA, numarul total al actiunilor emise si al drepturilor de vot la data convocarii, Actul constitutiv in vigoare, proiectele de hotarare propuse spre aprobare AGA, formularele de imputernicire speciala si de vot prin corespondenta pot fi obtinute de actionari, incepand cu 30 de zile anterioare AGEA si AGOA, de la sediul societatii situat in mun. Bucuresti, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1 sau de pe pagina de internet a acesteia https://www.arcticstream.ro/investitori-adunari.html

Dreptul de a adresa intrebari. Fiecare actionar are dreptul sa adreseze intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a adunarilor generale pana la data de 22.04.2022 ora 18:00, iar raspunsul va fi dat in cadrul adunarii sau prin postarea raspunsului pe pagina de internet a societatii. Pentru a adresa intrebari, actionarul trebuie sa transmita copia actului de identitate pentru actionarul persoana fizica, respectiv copia actului de identitate al reprezentantului legal al actionarului persoana juridica si certificat constatator eliberat de Registrul Comertului cu cel mult 30 de zile anterioare publicarii convocatorului AGA, ca dovada a calitatii de actionar. Intrebarile vor putea fi transmise prin posta sau servicii de curierat la adresa societatii sau prin mijloace electronice cu semnatura electronica extinsa la adresa  de e-mail: investors@arcticstream.ro  

Dreptul de a propune noi puncte pe ordinea de zi. Unul sau mai multi actionari inregistrati in Registrul Actionarilor la data de referinta, reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social, au dreptul, in cel mult 15 zile de la publicarea convocarii in Monitorul Oficial, a) sa formuleze cereri pentru introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGA, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre aprobare, precum si b) sa prezinte proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGA.

Pentru exercitarea acestui drept, actionarii indreptatiti vor putea depune/transmite, impreuna cu acte care permit identificarea acestora (copia documentului de identitate pentru persoane fizice, respectiv copia documentului de identitate al reprezentantului legal al actionarului persoana juridica si certificat constatator eliberat de Registrul Comertului ce cel mult 30 de zile anterioare publicarii convocatorului AGA), solicitarea adresata Societatii, in plic inchis in original, prin posta sau servicii de curierat, la adresa mun. Bucuresti, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1 sau e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa investors@arcticstream.ro, pana cel tarziu la ora 24:00 a celei de-a 15 zi, calculate incepand cu prima zi dupa publicarea convocatorului in Monitorul Oficial cu mentiunea scrisa „PROPUNERE DE NOI PUNCTE PE ORDINEA DE ZI PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 27.04.2022” sau PROPUNERE DE NOI PUNCTE PE ORDINEA DE ZI PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 27.04.2022”.

In cazurile in care exercitarea drepturilor mentionate anterior determina modificarea ordinii de zi a adunarii generale comunicate deja actionarilor, societatea face disponibila o ordine de zi revizuita, folosind aceeasi procedura ca si cea utilizata pentru ordinea de zi anterioara, inainte de data de referinta a adunarii generale a actionarilor, asa cum este definita aceasta prin reglementarile A.S.F., precum si cu respectarea termenului de cel putin 10 zile inaintea adunarii generale, astfel incat sa permita celorlalti actionari sa desemneze un reprezentant sau, daca este cazul, sa voteze prin corespondenta.

Participarea la AGA

Conform prevederilor legale in vigoare, au dreptul de a participa si de a vota in cadrul Adunarii numai persoanele care sunt inregistrate ca actionari la sfarsitul zilei de 14 aprilie 2022 stabilita ca data de referinta. Actionarii pot participa personal (fizic sau online ) sau pot fi reprezentati in cadrul sedintei Adunarii Generale a Actionarilor prin mandatari carora li s-a acordat o imputernicire speciala sau o imputernicire generala de reprezentare, in conditiile art. 105 alin (10) din Legea nr.24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.

Dreptul de vot poate fi exercitat prin participare fizica la AGA sau prin corespondenta - servicii de posta sau curierat. De asemenea exista si optiunea ca votul sa fie transmis prin prin e-mail la adresa investors@arcticstream.ro, dar atragem atentia ca pentru aceasta optiune reglementarile existente impun folosirea semnaturii electronice extinse incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

Pentru a participa online ( fara insa a avea drep de vot)  la AGA, utilizand sistemul de tele/video conferinta pus la dispozitie de Societate, actionarii trebuie sa urmeze procedura aprobata de administratorul unic al societatii, care poate fi consultata pe pagina de internet a societatii https://www.arcticstream.ro/investitori-adunari.html

In cazul votului personal, actionarii persoane fizice si actionarii persoane juridice sunt indreptatiti sa participe la sedinta AGA prin simpla proba a identitatii facuta, in cazul actionarilor persoane fizice, cu actul de identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere) si, in cazul actionarilor persoane juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere). Calitatea de reprezentant legal se dovedeste cu un certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau alta entitate echivalenta, cu cel mult 30 zile inaintea publicarii convocatorului AGA. Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat in limbile romana/engleza.

In cazul votului prin reprezentare, acesta se poate face si prin alte persoane decat actionarii, pe baza unei imputerniciri speciale sau generale. Societatea va publica pe site formuarul de imputernicire speciala. In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in adunarea generala a actionarilor pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in adunarea generala a actionarilor exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la data de referinta.

Imputernicirile generale, inainte de prima lor utilizare, si imputernicirile speciale se depun la societate cu 48 de ore inainte de adunarea generala la sediul societatii din mun. Bucuresti, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1 sau expediate prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa investors@arcticstream.ro, astfel incat sa fie inregistrate la societate in termenul mentionat. Actionarii vor mentiona pe plic sau in subiectul mesajului electronic, dupa caz: „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 27.04.2022” sau „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 27.04.2022”. Imputernicirile transmise in alta modalitate decat cea descrisa sau neinregistrate in termenul mentionat nu vor fi luate in considerare. Imputernicirile generale, inainte de prima lor utilizare, se depun in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului. Copii ale imputernicirilor sunt retinute de societate, facandu-se mentiune despre aceasta in procesul verbal al adunarii generale.

In cazul votului prin corespondenta, actionarii vor completa, semna si transmite, pentru a fi inregistrat la Societate cu cel putin 48 ore inaintea sedintei AGA formularul de vot prin corespondenta pus la dispozitie in format fizic, la sediul societatii, pe pagina de internet a societatii. Formularele pe suport de hartie vor fi trimise in plic inchis la sediul societatii din mun. Bucuresti, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1, mentionandu-se pe plic in clar si cu majuscule, „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 27.04.2022” sau „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 27.04.2022. Ele pot fi transmise si prin e-mail la adresa investors@arcticstream.ro cu aceeasi mentiune la „subiectul” mesajului electronic , dar alegerea acestei metode presupune folosirea semnaturii electronice extinse incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

In situatia in care actionarul care si-a exprimat votul prin corespondenta participa personal sau prin reprezentant la adunarea generala, votul prin corespondenta exprimat pentru acea adunare generala este anulat. In acest caz este luat in considerare doar votul exprimat personal sau prin reprezentant.

Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la adunarea generala este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta la adunare o revocare scrisa a votului prin corespondenta, semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta. Acest lucru nu este necesar daca actionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent la adunarea generala.

Formularul de vot prin corespondenta, respectiv imputernicire speciala / generala vor fi insotite de documente doveditoare ale calitatii de actionar, respectiv:

§  copia actului de identitate a actionarului persoana fizica, conforma cu originalul;

§  certificatul de inregistrare al actionarului persoana juridica, in copie conforma cu originalul;

§  certificatul constatator al actionarului persoana juridica eliberat de Registrul Comertului sau document oficial echivalent care sa ateste calitatea de reprezentant legal a semnatarului imputernicirii, emis cu cel mult 30 zile inainte de data publicarii anuntului de convocare a AGA, in original sau in copie conforma cu originalul, precum si copia actului de identitate al reprezentantului legal (conforma cu originalul);

§  copia actului de identitate al mandatarului (persoanei imputernicite), conforma cu originalul

Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea autorizata in limbile romana/engleza. Propunerile de hotarare, cererile pentru introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGA precum si imputernicirile si buletinele de vot nedepuse in termen, incomplete, ilizibile sau neinsotite de documentele doveditoare ale calitatii de actionar nu vor fi luate in considerare.

In functie de evolutia raspandirii COVID-19, Societatea incurajeaza exercitarea dreptului de vot in cadrul AGA prin corespondenta folosind modelul de buletin de vot postat pe site-ul companiei. (Participarea folosind sistemul de videoconferinta nu va permite dreptul la vot)

Prezentul convocator se va completa cu prevederile legale aplicabile.

Informatii suplimentare se pot obtine la sediul Societatii, la tel. +40 371 493 579 sau la adresa de email investors@arcticstream.ro.

ADMINISTRATOR UNIC,

DRAGOS-OCTAVIAN DIACONU