Completare Convocare AGOA si AGEA din 25.04.2024

Completare Convocator AGA din 25.04.2024

BITTNET SYSTEMS S.A. (numita in continuare “Compania” / “Emitentul”) informeaza investitorii despre completarea Convocatorului Adunarii Generale din 25.04.2024 dupa cum urmeaza: ordinea de zi AGOA se completeaza cu punctele 8, 11 si 13 iar ordinea de zi AGEA se completeaza cu punctul 3. Solicitarea de completare a ordinii de zi AGA a fost formulata de un grup de actionari asa cum Emitentul a informat piata prin raportul curent nr. 25 din data de 10.04.2024.

Presedintele Consiliului de Administratie

Prin reprezentant Mihai-Alexandru-Constantin LOGOFATU

COMPLETARE CONVOCATOR

AL ADUNARILOR GENERALE ORDINARE SI EXTRAORDINARE ALE ACTIONARILOR

BITTNET SYSTEMS S.A.

In conformitate cu prevederile art. 117^1 din Legea societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, Regulamentul ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale Actului constitutiv al Societati,

Consiliului de Administratie al societatii BITTNET SYSTEMS S.A. - persoana juridica romana, cu sediul social in Str. Sergent Ion Nutu, nr. 44, One Cotroceni Park, Corp A si Corp B, etaj 4, sector 5, Bucuresti, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/3752/22.02.2007, avand Cod Unic de Inregistrare RO21181848 („Societatea”), ca urmare a cererii de completare formulata de un grup de actionari,

COMPLETEAZA ORDINEA DE ZI,

ADUNAREA GENERALA ORDINARA a ACTIONARILOR pentru data de 25 Aprilie 2024 ora 12:00 la adresa Str Sergent Ion Nutu, nr. 44, One Cotroceni Park, Corp A si Corp B, etaj 4, sector 5, Bucuresti, la care sunt indreptatiti sa participe si sa voteze actionarii inregistrati la sfarsitul zilei de 12 Aprilie 2024, considerata Data de Referinta, in registrul actionarilor tinut de DEPOZITARUL CENTRAL S.A. („AGOA”). In caz de neintrunire a cvorumului de validitate la prima convocare, o a doua sedinta a AGOA se va desfasura la data de 26 Aprilie 2024, ora 12:00, in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi si avand aceeasi Data de Referinta; si

ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA a ACTIONARILOR pentru data de 25 Aprilie 2024 ora 13:00 la adresa Str Sergent Ion Nutu, nr. 44, One Cotroceni Park, Corp A si Corp B, etaj 4, sector 5, Bucuresti, la care sunt indreptatiti sa participe si sa voteze actionarii inregistrati la sfarsitul zilei de 12 Aprilie 2024, considerata Data de Referinta, in registrul actionarilor tinut de DEPOZITARUL CENTRAL S.A. („AGEA”). In caz de neintrunire a cvorumului de validitate la prima convocare, o a doua sedinta a AGEA se va desfasura la data de 26 Aprilie 2024, ora 13:00, in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi si avand aceeasi Data de Referinta

Ordinea de zi completata a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor

1.                   Alegerea Presedintelui de sedinta a domnului Mihai-Alexandru-Constantin LOGOFATU si a secretarului de sedinta a doamnei avocat Ioana PRECUP, care are calitatea de actionar al Societatii, conform procedurii de organizare si desfasurare a adunarilor generale ale actionarilor Societatii.

2.                   Aprobarea situatiilor financiare anuale individuale si consolidate pentru exercitiul financiar 2023, pe baza Raportului Consiliului de Administratie (sub forma de Document Universal de Inregistrare) si a Raportului Auditorului Independent.

3.                   Aprobarea remuneratiei fixe a membrilor Consiliului de Administratie pentru anul 2024 in cuantum de 200.000 RON/an brut pentru fiecare membru al Consiliului de Administratie si 240.000 RON/an brut pentru presedintele Consiliului de Administratie. Remuneratiile fixe vor fi datorate membrilor Consiliului de Administratie pro-rata cu perioada din an in care si-au exercitat functiile in cadrul Consiliului de Administratie.

4.                   Aprobarea limitei maxime a remuneratiilor suplimentare ale membrilor Consiliului de Administratie insarcinati cu functii specifice in cadrul Consiliul de Administratie, precum si a remuneratiei fixe a directorilor Societatii pentru anul 2024 conform documentelor suport aferente AGOA, la care se adauga remuneratiile variabile conditionate de performanta astfel cum au fost aprobate prin Hotararea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Societatii nr. 7 din data de 27.04.2023

5.                   Aprobarea propunerilor de repartizare a profitului, astfel cum acestea au fost prezentate actionarilor prin intermediul documentelor suport aferente AGOA.

6.                   Descarcarea de gestiune a Consiliului de Administratie al Societatii pentru exercitiul financiar 2023.

7.                   Aprobarea Bugetului de venituri si cheltuieli pentru exercitiul financiar 2024.

8.                   Aprobarea imputernicirii Consiliului de Administratie al Societatii in vederea intocmirii unui nou proiect al Bugetului de venituri si cheltuieli aferent anului financiar 2024 si supunerea acestuia spre aprobarea AGOA pana la data de 15 iunie 2024, cu respectarea urmatoarelor coordonate:

·         Cresterea cifrei de afaceri cu minim 15%, prin comparatie cu nivelul inregistrat in anul financiar 2023, dar fara a lua in considerare eventuale achizitii de companii noi, achizitii care vor trebui sa aduca crestere suplimentara;

·         Atingerea si mentinerea unui obiectiv de marja operationala (EBIT) de minimum 6%;

·         Mentinerea gradului de indatorare in limita de 3,0* Datorie Neta/ EBITDA; si

·         Finantarea fuziunilor si achizitiilor realizate de Societate si/sau de alte entitati din grupul sau sa se realizeze prin utilizarea resurselor proprii sau contractarea de datorie, iar folosirea finantarii prin majorare de capital sa aiba loc doar in situatii in care acest lucru este strict necesar pentru respectarea gradului de indatorare stabilit.

Votul afirmativ asupra acestui punct de pe ordinea de zi este alternativ votului in favoarea punctului 7 de pe ordinea de zi AGOA.

9.                   Aprobarea Raportului de Remunerare pentru anul 2023, astfel cum acesta a fost prezentat actionarilor prin intermediul documentelor suport aferente AGOA.

10.               Aprobarea politicii de remunerare, astfel cum aceasta a fost prezentata actionarilor prin intermediul documentelor suport aferente AGOA.

11.               Aprobarea politicii de remunerare, astfel cum aceasta a fost prezentata actionarilor prin intermediul documentelor suport aferente AGOA, cu urmatoarele modificari:

(i)                   Sectiunea a doua (Remuneratie fixa directori) se va modifica si va avea urmatorul continut:

Remuneratia fixa a fiecarui Director este stabilita de Consiliul de Administratie al Societatii, in limitele generale stabilite de adunarea generala ordinara a actionarilor. Daca o persoana cumuleaza calitatea de membru CA si director se cumuleaza valoarea remuneratiei fixe pentru membri CA cu cea a remuneratiei fixe pentru Director, dar fara a se cumula cu valorile remuneratiilor obtinute ca urmare a detinerii functiei de membru in consiliul de administratie/administrator la nivelul altor filiale ale Societatii.

(ii)                 In sectiunea a treia (Remuneratia variabila), dupa paragraful al patrulea, se introduce o noua clauza care va avea urmatorul continut:

In cazul directorilor, angajatilor sau colaboratorilor, principiile care guverneaza criteriile de performanta care trebuie indeplinite pentru a beneficia de remuneratia variabila de tip bonus, precum si valoarea agregata a acestei remuneratii, se aproba de adunarea generala ordinara a actionarilor, Comitetul de Nominalizare si Remunerare al Societatii putand prezenta recomandari si indrumari in acest sens (cu respectarea oricaror norme privind conflictul de interese), iar Consiliul de Administratie va stabili criteriile de performanta specifice, va evalua indeplinirea criteriilor de performanta si va stabili remuneratia variabila datorata fiecarei categorii de beneficiari.

12.               Ratificarea Deciziilor Consiliului de Administratie din data de 30.01.2024 prin care a fost stabilita componenta Comitetului de Audit si a Comitetului de Nominalizare si Remunerare conform documentelor suport aferente AGOA.

13.               „Aprobarea imputernicirii Consiliului de Administratie al Societatii in vederea intocmirii unei propuneri de strategie pentru anii financiari 2024 – 2027 si supunerea acesteia spre aprobarea AGOA pana la data de 15 iunie 2024, cu respectarea urmatoarelor coordonate:

1) Cresterea anuala medie a cifrei de afaceri. O crestere anuala medie sanatoasa trebuie sa includa atat o componenta de crestere organica, cat si una de crestere prin achizitii. Reperul nou-propus este aliniat reperelor pietei IT.

2) Implementarea unui obiectiv de marja operationala (EBIT). Consideram ca atentia managementului catre imbunatatirea marjelor actuale de profitabilitate trebuie sa fie o prioritate, coroborata cu extinderea sau explorarea si urmarirea acelor linii de business care au marje mai mari decat nivelurile actuale. Un prim pas in aceasta directie ar fi atingerea si mentinerea unei marje EBIT de minimum 9% incepand cu 2025.

3) Mentinerea gradului de indatorare in parametrii 3.0 Net Debt/ EBITDA. Este recomandata o abordare precaut-sanatoasa a datoriilor, in contextul impactului costului banilor la nivel global. O politica inteligenta de expansiune a Societatii, care sa realizeze investitii sanatoase, cu o marja buna de profitabilitate, consideram ca va avea sanse reale de succes daca gradul de indatorare se va pastra in parametrii 3.0 Net Debt/ EBITDA. Aceasta abordare are in vedere evitarea unei indatorari excesive, fiind menita sa reduca riscurile pentru Societate si actionarii sai.

4) In contextul achizitiilor facute de Societate, asigurarea cresterii valorii actiunilor Societatii. Din perspectiva actionarilor, este esential ca achizitiile sa duca la o crestere a valorii actiunilor, fara diluarea actionarilor existenti si cu evitarea impactului negativ asupra pretului tranzactionare. Alternativele la emiterea pentru finantarea fuziunilor si achizitiilor le pot reprezenta finantarea din surse proprii sau finantarea prin intermediul datoriei, iar folosirea finantarii prin majorare de capital ar trebui sa aiba loc doar in situatii in care acest lucru este strict necesar pentru respectarea gradului de indatorare stabilit.

14.               Stabilirea datei de 13 Mai 2024 ca data de inregistrare pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele hotararilor adoptate de catre AGOA, in conformitate cu prevederile art. 87 (1) din Legea nr. 24/2017 si a datei de 12 Mai 2024 ca „ex-date” calculata in conformitate cu prevederile art. 2 alin. (2) lit. (l) din Regulamentul nr. 5/2018. Data platii nu este aplicabila.

15.               Aprobarea imputernicirii, cu posibilitate de substituire, a domnului Mihai Alexandru Constantin LOGOFATU, in calitate de reprezentant legal al Presedintelui Consiliului de Administratie al Societatii, pentru a semna hotararile actionarilor si orice alte documente in legatura cu acestea si pentru a indeplini toate procedurile si formalitatile prevazute de lege in scopul implementarii hotararilor actionarilor, inclusiv formalitatile de publicare si inregistrare a acestora in Registrul Comertului sau la orice alta institutie publica.

Ordinea de zi completata a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor

1.       Alegerea Presedintelui de sedinta a domnului Mihai-Alexandru-Constantin LOGOFATU si a secretarului de sedinta a doamnei avocat Ioana PRECUP, care are calitatea de actionar al Societatii, conform procedurii de organizare si desfasurare a adunarilor generale ale actionarilor Societatii.

2.       Aprobarea derularii unui program de rascumparare a actiunilor Societatii, in conformitate cu prevederile legale aplicabile, in scopul reducerii capitalului social prin anularea respectivelor actiuni, iar valoarea nominala totala a actiunilor rascumparate nu va depasi 10% din capitalul social. Pretul minim al actiunilor rascumparate va fi egal cu valoarea nominala, respectiv 0,1 RON/actiune, iar pretul maxim va fi egal cu 1 RON/actiune. Se acorda un mandat Consiliului de Administratie pentru realizarea oricaror si tuturor operatiunilor necesare aducerii la indeplinire a acestei hotarari.

3.       Aprobarea modificarii articolului 12.4. litera (e) din actul constitutiv al Societatii, care va avea urmatorul continut: 12.4 Adunarea generala ordinara, pe langa problemele inscrise pe ordinea de zi, va delibera pentru a lua o hotarare care: […] e) sa stabileasca bugetul de venituri si cheltuieli si, dupa caz, programul de activitate, pe exercitiul financiar urmator, precum si sa decida asupra strategiei pe termen mediu si lung a Societatii;

4.       Aprobarea derularii unui program de rascumparare a actiunilor Societatii, in conformitate cu prevederile legale aplicabile, in scopul implementarii programului de tip stock option existent in cadrul Societatii, precum si pentru orice alta destinatie permisa de lege. Pretul minim al actiunilor rascumparate va fi egal cu valoarea nominala, respectiv 0,1 RON/actiune, iar pretul maxim va fi egal cu 1 RON/actiune. Durata maxima a acestui program de rascumparare va fi de 18 luni de la data inregistrarii hotararii AGEA in registrul comertului, iar valoarea nominala totala a actiunilor rascumparate nu va depasi 10% din capitalul social. Se acorda un mandat Consiliului de Administratie pentru realizarea oricaror si tuturor operatiunilor necesare aducerii la indeplinire a acestei hotarari.

5.       Stabilirea datei de 13 Mai 2024 ca data de inregistrare pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele hotararilor adoptate de catre AGEA, in conformitate cu prevederile art. 87 (1) din Legea nr. 24/2017 si a datei de 12 Mai 2024 ca „ex-date” calculata in conformitate cu prevederile art. 2 alin. (2) lit. (l) din Regulamentul nr. 5/2018. Data platii nu este aplicabila.

6.       Aprobarea imputernicirii, cu posibilitate de substituire, a domnului Mihai Alexandru Constantin LOGOFATU, in calitate de reprezentant legal al Presedintelui Consiliului de Administratie al Societatii, pentru a semna hotararile actionarilor si orice alte documente in legatura cu acestea si pentru a indeplini toate procedurile si formalitatile prevazute de lege in scopul implementarii hotararilor actionarilor, inclusiv formalitatile de publicare si inregistrare a acestora in Registrul Comertului sau la orice alta institutie publica.

INFORMATII GENERALE CU PRIVIRE LA AGOA & AGEA

Disponibilitate materiale informative, completare ordine de zi si intrebari privind subiectele de pe ordinea de zi

Incepand cu data de 25.03.2024 si pana la data stabilita pentru desfasurarea adunarilor generale, pot fi obtinute de catre actionari prin transmiterea unei solicitari scrise la adresa investors@bittnet.ro sau pot fi descarcate de pe site-ul societatii https://investors.bittnet.ro , categoria , sectiunea   urmatoarele documente: Convocatorul,  Raportul Consiliului de Administratie sub forma de Document Universal de Inregistrare, situatia privind numarul total al actiunilor emise si al drepturilor de vot la Data de Referinta, proiectele de hotarari propuse spre aprobarea adunarii generale, formularele de imputernicire generala/speciala utilizabile pentru votul prin reprezentare, formularele de vot ce vor fi utilizate prin sistemul de transmitere electronica a votului prin platforma de vot pusa la dispozitie de societate, Procedura de participare la AGA in mod electronic si documentele care urmeaza a fi prezentate in sedinta adunarii generale.

Adresa de acces direct la pagina de internet privind aceasta adunare generala este:

https://investors.bittnet.ro/ro/intalniri-ale-actionarilor/

Fiecare actionar are dreptul sa adreseze intrebari privind punctele de pe ordinea de zi, cu respectarea Procedurii de organizare si desfasurare a adunarilor generale ale actionarilor Societatii (https://investors.bittnet.ro/wp-content/uploads/2020/03/Procedura_AGA_BNET-rerv200120.pdf), exclusiv la adresa investors@bittnet.ro, pana cel tarziu la data de 23 Aprilie 2024, ora 18:00.

Propunerile actionarilor privind completarea ordinii de zi si a proiectelor de hotarari vor respecta dispozitiile cuprinse in Procedura de organizare si desfasurare a adunarilor generale ale actionarilor Societatii:

https://investors.bittnet.ro/wp-content/uploads/2020/03/Procedura_AGA_BNET-rerv200120.pdf

Pentru exercitarea dreptului de a introduce puncte pe ordinea de zi/dreptului de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse ori propuse a fi incluse pe ordinea de zi a Adunarii, actionarii indreptatiti vor putea transmite solicitarea adresata Societatii la adresa investors@bittnet.ro, cu mentiunea scrisa „PROPUNERE DE NOI PUNCTE PE ORDINEA DE ZI PENTRU ADUNAREA GENERALA A ACTIONARILOR”, pana la data de 10 Aprilie 2024, ora 18:00. In cazul in care se va publica o ordine de zi completata la cererea actionarilor semnificativi in  conformitate cu prevederile legale si ale prezentului Convocator, ordinea de zi revizuita / suplimentata se va publica anterior Datei de Referinta mentionata in prezentul Convocator.

In cazul in care se va publica o ordine de zi completata la cererea actionarilor semnificativi in  conformitate cu prevederile legale si ale prezentului Convocator, termenul limita de transmitere a intrebarilor ramane neschimbat.

Participarea la AGA

Conform prevederilor legale in vigoare, au dreptul de a participa si de a vota in cadrul Adunarii numai persoanele care sunt inregistrate ca actionari la sfarsitul zilei de 12 Aprilie 2024 (Data de Referinta).

Societatea pune la dispozitie si recomanda actionarilor participarea si votarea prin mijloace electronice de comunicare la distanta la adunarile generale convocate.

In conformitate cu Procedura de organizare si desfasurare a adunarilor generale ale actionarilor Societatii astfel cum a fost aprobata prin hotararea AGEA nr. 3/26.11.2020, actionarii inscrisi in registrul actionarilor la Data de Referinta pot participa la adunarile convocate prin prezentul convocator, utilizand sistemul de tele/video conferinta pus la dispozitie de societate, iar pentru exprimarea votului vor utiliza sistemul de transmitere electronica a votului prin platforma de vot pusa la dispozitie de societate. Procedura de participare si votare electronica la adunarile generale ale actionarilor conform prezentului convocator este descrisa aici:

https://investors.bittnet.ro/intalniri-ale-actionarilor/aga-25-aprilie-2024/

Procurile speciale/generale vor fi transmise la adresa investors@bittnet.ro , astfel incat sa fie primite de Societate pana cel tarziu la data de 20 Aprilie 2024, ora 18:00. Procurile nedepuse in termen sau in alta modalitate decat cea descrisa prin prezentul convocator nu vor fi luate in considerare.

Informatii suplimentare se pot obtine prin transmiterea unei solicitari scrise la adresa investors@bittnet.ro  sau de pe site-ul societatii https://investors.bittnet.ro , categoria , sectiunea .

Presedintele Consiliului de Administratie

Ivylon Management SRL

Prin reprezentant Mihai-Alexandru-Constantin LOGOFATU