Convocare AGA O & E 26/27.04.2023

ORDINEA DE ZI

A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR:

1.       Prezentarea, discutarea si aprobarea situatiilor financiare anuale individuale si consolidate ale Societatii aferente exercitiului financiar al anului 2022 si intocmite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara, pe baza Raportului administratorilor si a Raportului auditorului financiar al Societatii.

2.       Aprobarea modului de repartizare a profitului net statutar al Societatii realizat in anul 2022 in suma de 11.035.706 lei, astfel: alocarea sumei de 637.327 lei pentru rezerva legala si distribuirea sumei de 10.398.379 lei ca dividende. Aprobarea fixarii unui dividend brut/actiune de 1,2918 lei.

3.       Aprobarea descarcarii de gestiune a administratorilor Societatii pentru activitatea desfasurata in exercitiul financiar 2022, pe baza rapoartelor prezentate.

4.       Aprobarea remuneratiei administratorilor Societatii pentru exercitiul financiar 2023 in cuantum de 5.000 lei net lunar/membru, limitelor generale ale remuneratiilor suplimentare pentru administratorii Societatii si recompensarea administratorilor pentru exercitiul financiar 2022 Societatii, astfel cum este prezentat in Nota catre actionari.

5.       Supunerea Raportului de remunerare a structurii de conducere a Societatii aferent exercitiului financiar 2022 votului consultativ AGOA conform prevederilor art. 107 din Legea nr. 24/2017.

6.       Prezentarea, discutarea si aprobarea Bugetului de venituri si cheltuieli si planul de afaceri pentru anul 2023.

7.       Numirea societatii Deloitte Audit S.R.L. ca auditor financiar al Societatii pentru exercitiile financiare 2024, 2025 si 2026.

8.       Aprobarea datei de 21.06.2023 ca Data de Inregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017.

9.       Aprobarea datei de 20.06.2023 ca Data „ex date”, conform art. 2 alin. 2 lit. l) din Regulamentul nr. 5/2018.

10.    Aprobarea datei de 27.06.2023 ca Data Platii, conform art. 87 alin. (2) din Legea nr. 24/2017, art. 2 alin. (2) lit. h) si art. 178 din Regulamentul nr. 5/2018.

11.    Mandatarea Directorului General al Societatii, dl. Adrian Tanase, respectiv a Directorului General Adjunct al Societatii, dl. Marius - Alin Barbu, cu posibilitatea de substituire, pentru: (i) a incheia si/sau semna, in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii: hotararile prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor, oricare si toate hotararile, documentele, aplicatiile, formularele si cererile adoptate/ intocmite in scopul sau pentru executarea hotararilor prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor in relatie cu orice persoana fizica sau juridica, privata sau publica si pentru (ii) a efectua toate formalitatile legale pentru implementarea, inregistrarea, publicitatea, opozabilitatea, executarea si publicarea  hotararilor adoptate.

ORDINEA DE ZI

A ADUNARII GENERALE EXTRAORDINARE A ACTIONARILOR:

  1.       Aprobarea rascumpararii de catre Societate a propriilor actiuni, in cadrul pietei unde actiunile sunt listate sau prin desfasurarea de oferte publice de cumparare, in conformitate cu prevederile legale aplicabile, in urmatoarele conditii: maximum 60.369 actiuni (reprezentand maximum 0,75% din capitalul social), la un pret minim egal cu pretul de piata de la BVB din momentul efectuarii achizitiei si un pret maxim egal cu valoarea cea mai mica dintre (i) 50 lei per actiune si (ii) valoarea cea mai mare dintre pretul ultimei tranzactii independente si pretul cel mai ridicat din momentul respectiv al ofertei de achizitionare, in conformitate cu prevederile art. 3 alin. (2) din Regulamentul Delegat (UE) 2016/1052 al Comisiei din 8 martie 2016 de completare a Regulamentului (UE) nr. 596/2014 al Parlamentului European si al Consiliului in ceea ce priveste standardele tehnice de reglementare pentru conditiile aplicabile programelor de rascumparare si masurilor de stabilizare. Valoarea agregata a programului de rascumparare este de pana la 3.622.140 lei. Programul se va desfasura pentru o perioada de maxim 18 luni de la data publicarii Hotararii adoptate in acest sens in Monitorul Oficial al Romaniei, partea a IV-a, in vederea implementarii Planului de acordare optiuni pe actiuni catre personalul Grupului BVB; acordarea unui mandat Consiliului Bursei pentru aducerea la indeplinire a acestei Hotarari. Tranzactiile de rascumparare pot avea drept obiect doar actiuni platite integral si vor fi efectuate doar din profitul distribuibil sau din rezervele disponibile ale Societatii, inscrise in ultima situatie financiara anuala aprobata, cu exceptia rezervelor legale.

2.       Aprobarea Planului de acordare optiuni pe actiuni personalului Grupului BVB, ai carui termeni se vor aplica pentru programele de acordare de optiuni initiate in cadrul Grupului BVB dupa data prezentei si care va inlocui pentru viitor Planul de alocare actiuni catre angajatii, directorii si membrii Consiliului Bursei aprobat de AGEA prin Hotararea 6/12.04.2017 si modificat ulterior prin Hotararea AGEA 1/16.04.2018.

3.       Aprobarea datei de 21.06.2023 ca Data de Inregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017.

4.       Aprobarea datei de 20.06.2023 ca Data „ex date”, conform art. 2 alin. (2) lit. l) din Regulamentul nr. 5/2018.

5.       Mandatarea Directorului General al Societatii, dl. Adrian Tanase, respectiv a Directorului General Adjunct al Societatii, dl. Marius - Alin Barbu, cu posibilitatea de substituire, pentru: (i) a incheia si/sau semna, in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii: hotararile prezentei Adunari Generale Extraordinare a Actionarilor,  oricare si toate hotararile, documentele, aplicatiile, formularele si cererile adoptate/ intocmite in scopul sau pentru executarea hotararilor prezentei Adunari Generale Extraordinare a Actionarilor in relatie cu orice persoana fizica sau juridica, privata sau publica si pentru (ii) a efectua toate formalitatile legale pentru implementarea, inregistrarea, publicitatea, opozabilitatea, executarea si publicarea hotararilor adoptate.

a)            Dreptul actionarilor de a participa la Adunarile Generale Ordinara si Extraordinara ale Actionarilor

La AGOA si AGEA sunt indreptatiti sa participe si isi pot exercita dreptul de vot numai actionarii inregistrati in Registrul Actionarilor Societatii la Data de Referinta, conform prevederilor legale si ale Actului Constitutiv, personal (prin reprezentantii legali) sau prin reprezentant (pe baza de Imputernicire speciala/ generala sau Declaratie pe proprie raspundere data de custode), cu restrictiile legale sau, inainte de AGOA si AGEA, prin corespondenta (pe baza de Buletin de vot prin corespondenta) sau prin intermediul platformei eVOTE.

Accesul si/sau votul prin corespondenta al actionarilor indreptatiti sa participe la AGOA si AGEA este permis prin simpla proba a identitatii acestora facuta, in cazul actionarilor persoane fizice, cu actul de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/ permis de sedere pentru cetatenii straini) si, in cazul persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/ permis de sedere pentru cetatenii straini).

Accesul si/sau votul prin platforma eVOTE al actionarilor indreptatiti sa participe la AGOA si AGEA este permis de pe orice dispozitiv conectat la internet. Dupa crearea contului de vot online si autentificare, actionarul va putea vedea transmisiunea video a sedintei, va putea adresa intrebari in scris in sectiunea dedicata si vota.

Reprezentantii actionarilor persoane fizice vor fi identificati pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/ permis de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala/ generala semnata de catre actionarul persoana fizica sau Declaratia pe proprie raspundere data de custode si semnata de reprezentantul legal al acestuia.

Reprezentantii actionarilor persoane juridice isi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala/generala semnata de reprezentantul legal al persoanei juridice respective sau Declaratia pe proprie raspundere data de custode si semnata de reprezentantul legal al acestuia.

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata in baza listei actionarilor BVB de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A.

In situatia in care: a) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate, atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/ Pasaport/ permis de sedere); b) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor BVB de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA si AGEA).

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

Informatii privind Imputernicirile generale, Imputernicirile speciale, Buletinele de vot prin corespondenta si Declaratiile pe proprie raspundere sunt prezentate la pct. c) - e) de mai jos.

b) Documentele aferente si in legatura cu ordinea de zi a AGOA si AGEA

Incepand cu data de 16.03.2023, urmatoarele documente pot fi descarcate de pe website-ul Societatii www.bvb.ro, Sectiunea Relatia cu Investitorii/Adunari Generale ale Actionarilor, sau pot fi obtinute, la cerere, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 – 18:00, de la sediul Societatii, prin email sau prin posta:

-          Convocatorul AGOA si AGEA (disponibil in limba romana si limba engleza);

-          Formularele de Imputerniciri speciale pentru reprezentarea actionarilor in AGOA si AGEA, formulare care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza);

-          Formularele de Buletine de vot prin corespondenta pentru participarea si exprimarea votului actionarilor in AGOA si AGEA, care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza);

-          Documentele si materialele informative referitoare la punctele de pe ordinea de zi a adunarilor;

-          Proiectele de hotarari pentru punctele de pe ordinea de zi a AGOA si AGEA.

Daca va fi cazul, ordinea de zi revizuita va fi publicata potrivit prevederilor legale.

c) Imputernicirile generale

Pentru validitatea mandatului, mandatarul trebuie sa aiba calitatea fie de intermediar (in conformitate cu prevederile art. 2 alin. (1) pct. (19) din Legea nr. 24/2017), fie de avocat, iar actionarul este client al acestora. De asemenea, mandatarul nu trebuie sa se afle intr-un conflict de interese, cum ar fi:

a)       este actionar majoritar al BVB sau al unei alte persoane controlate de respectivul actionar;

b)       este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al BVB, al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul actionar;

c)       este un angajat sau un auditor al societatii ori al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul actionar;

d)       este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute mai sus.

Mandatarul nu poate fi substituit de o alta persoana. Daca mandatarul este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai.

Societatea nu impune un anumit format pentru Imputernicirea generala.

Impreuna cu Imputernicirea generala, actionarii vor transmite Societatii declaratia pe proprie raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare, semnata in original si, dupa caz, stampilata, din care sa reiasa ca:

         i.            imputernicirea este data de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;

        ii.            imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata pe baza urmatoarelor documente prezentate Societatii de catre actionar, emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiti la art. 2 alin. (1) pct 19 din Legea nr. 24/2017 care furnizeaza servicii de custodie:

a)       extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;

b)       documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarului Central S.A./ respectivii intermediari (in cazul actionarilor persoane juridice).

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

Inainte de prima lor utilizare, Imputernicirile generale, insotite de documentele aferente, se vor depune/expedia, in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24.04.2023, ora 11:30 a.m. pentru AGOA, mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023” si, respectiv, pana la data de 24.04.2023, ora 13:00 pentru AGEA, mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”. Imputernicirile generale in copie certificata vor fi retinute de Societate, facandu-se mentiune despre acestea in procesul-verbal al adunarii. Imputernicirile generale sunt valabile pentru o perioada care nu va putea depasi 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare.

Imputernicirile generale, insotite de documentele aferente, pot fi transmise si prin e-mail cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa actionariat@bvb.ro, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24.04.2023, ora 11:30 a.m. pentru AGOA, mentionand la subiect „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023” si, respectiv, pana la data de 24.04.2023, ora 13:00 pentru AGEA, mentionand la subiect „Pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”.

Verificarea si validarea Imputernicirilor generale depuse la Societate se va face de catre secretarii tehnici desemnati potrivit legii, acestia urmand a pastra in siguranta inscrisurile.

d) Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta

Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta trebuie sa aiba formatul pus la dispozitie de Societate si sa contina instructiuni specifice pentru fiecare punct de pe ordinea de zi (adica vot „Pentru”, vot „Impotriva”, respectiv „Mentiunea Abtinere”).

Votul prin corespondenta poate fi exprimat prin Buletinul de vot prin corespondenta si de catre reprezentantul  actionarului, numai in situatia in care acesta:

-          a primit din partea actionarului pe care il reprezinta o imputernicire speciala/ generala, care se depune la Societate in forma prevazuta de reglementarile legale si termenul precizat in convocator sau

-          reprezentantul este o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, acesta putand vota exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal al actionarilor persoane juridice se constata in baza listei actionarilor BVB de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A.

In situatia in care: a) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate, atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/Pasaport/permis de sedere);  b) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor BVB de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Imputernicirii speciale/Buletinului de vot prin corespondenta (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA si AGEA).

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

In cazul AGOA, pentru punctele 3 si 7 de pe ordinea de zi, pentru care votul este secret, se vor folosi formularele de Imputernicire speciala/Buletin de vot prin corespondenta dedicate acestor puncte, disponibilizate de Societate; pentru celelalte puncte de pe ordinea de zi a AGOA, se vor folosi formularele de Imputernicire speciala/Buletin de vot prin corespondenta dedicate acestor puncte, disponibilizate, de asemenea, de Societate.

In cazul AGEA, pentru toate punctele de pe ordinea de zi se va folosi un singur formular de Imputernicire speciala/Buletin de vot prin corespondenta, disponibilizat de Societate.

La completarea Imputernicirilor speciale/ Buletinelor de vot prin corespondenta, actionarii sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor, sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii ordinii de zi a AGOA si/sau AGEA cu noi puncte sau propuneri de hotarari, caz in care ordinea de zi va fi completata si pusa la dispozitie incepand cu data de 07.04.2023. In aceasta ipoteza, Imputernicirile speciale/ Buletinele de vot prin corespondenta vor fi actualizate si puse la dispozitie prin metodele aratate la pct. b) incepand cu data de 07.04.2023. 

Pentru AGOA, Imputernicirile speciale/ Buletinele de vot prin corespondenta dedicate punctelor 3 si 7 de pe ordinea de zi, completate de actionari sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor, cu optiunile acestora, respectiv vot „Pentru", vot „Impotriva” sau “Mentiunea Abtinere”, semnate, in original, insotite de documentele aferente, se vor introduce intr-un plic separat, inchis, mentionand pe plic in clar „Confidential - Instructiuni de vot secret pentru punctul 3, respectiv punctul 7 - Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023” si care va fi introdus, la randul lui, in plicul continand Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta dedicate celorlalte puncte de pe ordinea de zi a AGOA si documentele aferente; acestea vor fi transmise pentru a fi inregistrate la registratura Societatii pana cel tarziu in data de 24.04.2023, ora 11:30 a.m. mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”.

Pentru AGEA, Imputernicirea speciala/Buletinul de vot prin corespondenta si documentele aferente vor fi transmise pentru a fi inregistrate la registratura Societatii pana cel tarziu in data de 24.04.2023, ora 13:00, mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”.

Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta pot fi transmise si prin e-mail cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, republicata, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa actionariat@bvb.ro, astfel:

- pentru AGOA, Imputernicirile speciale/ Buletinele de vot prin corespondenta dedicate punctelor 3 si 7 de pe ordinea de zi, completate de actionari sau, dupa caz, de reprezentantii actionarilor, cu optiunile acestora (vot „Pentru", vot „Impotriva” sau „Mentiunea Abtinere”), semnate, avand atasata semnatura electronica extinsa, se vor transmite intr-un e-mail separat, mentionand la subiect „Confidential - Instructiuni de vot secret pentru punctul 3, respectiv pentru punctul 7 - Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24.04.2023, ora 11:30 a.m.;

- pentru AGOA, Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta dedicate celorlalte puncte, completate de actionari sau, dupa caz, de reprezentantii actionarilor, cu optiunile acestora (vot „Pentru", vot „Impotriva” sau „Mentiunea Abtinere”), semnate, avand atasata semnatura electronica extinsa, insotite de documentele aferente, se vor transmite prin e-mail, mentionand la subiect „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24.04.2023, ora 11:30 a.m.;

- pentru AGEA, Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta, completate de actionari sau, dupa caz, de reprezentantii actionarilor, cu optiunile acestora (vot „Pentru", vot „Impotriva” sau „Mentiunea Abtinere”), semnate, avand atasata semnatura electronica extinsa, insotite de documentele aferente se vor transmite prin e-mail, mentionand la subiect „Pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24.04.2023, ora 13:00.

Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta care nu sunt inregistrate la registratura Societatii pana la termenele mentionate mai sus nu vor fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului de prezenta si de vot in AGOA si in AGEA.

Centralizarea, verificarea si tinerea evidentei Buletinelor de vot prin corespondenta, precum si verificarea si validarea Imputernicirilor speciale depuse la Societate se va face de catre secretarii tehnici desemnati potrivit legii, acestia urmand a pastra in siguranta inscrisurile, precum si confidentialitatea voturilor astfel exprimate, pana la momentul supunerii la vot a subiectelor corespunzatoare aferente ordinii de zi.

Dupa AGOA/AGEA, actionarul sau un tert desemnat de actionar poate obtine de la Societate, cel putin la cerere, o confirmare a faptului ca voturile au fost numarate si inregistrate in mod valabil de catre Societate. Solicitarea unei astfel de confirmari poate fi facuta in termen de o luna de la data votului. In acest caz, Societatea va transmite actionarului o confirmare electronica de inregistrare si numarare a voturilor, in conformitate cu prevederile art. 97 alin (2) din Legea nr. 24/2017 si cu cele ale art. 7 alin. (2) din Regulamentul CE 1212/2018, in formatul prevazut de tabelul 7 din Anexa Regulamentului CE 1212/2018.

e) Declaratiile pe proprie raspundere

In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in AGOA si AGEA pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei Imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in AGOA si AGEA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari ai Societatii la Data de Referinta.

Institutia de credit poate participa si vota in cadrul AGOA si AGEA in conditiile in care prezinta o Declaratie pe proprie raspundere si in care se precizeaza:

a)       in clar, numele/denumirea actionarului in numele caruia institutia de credit participa si voteaza in cadrul AGOA si AGEA;

b)       institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar;

c)       in clar, numele persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit ce va reprezenta institutia de credit in AGOA si AGEA.

Documentele ce insotesc Declaratia pe proprie raspundere:

- un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Declaratiei pe proprie raspundere (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA si AGEA);

- copia actului de identitate al persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit, nominalizata in Declaratia pe proprie raspundere, ce va reprezenta institutia de credit in AGOA si AGEA.

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

Declaratia pe proprie raspundere, semnata de reprezentantul legal al institutiei de credit, in original, insotita de documentele aferente, va fi depusa/expediata, astfel incat sa fie inregistrata ca primita la registratura Societatii pana la data de 24.04.2023, ora 11:30 a.m. pentru AGOA, mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”, respectiv pana la data de 24.04.2023, ora 13:00 pentru AGEA, mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”.

Declaratiile pe proprie raspundere, semnate, insotite de documentele aferente, pot fi transmise si prin e-mail cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa: actionariat@bvb.ro, mentionand la subiect „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24.04.2023, ora 11:30 a.m. pentru AGOA, respectiv mentionand la subiect „Pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24.04.2023, ora 13:00 pentru AGEA.

Verificarea si validarea Declaratiilor pe proprie raspundere depuse la Societate se va face de catre secretarii tehnici desemnati potrivit legii, acestia urmand a pastra in siguranta inscrisurile.

Dupa AGOA/AGEA, institutia de credit poate obtine de la Societate, cel putin la cerere, o confirmare a faptului ca voturile au fost numarate si inregistrate in mod valabil de catre Societate. Solicitarea unei astfel de confirmari poate fi facuta in termen de o luna de la data votului. In acest caz, Societatea va transmite institutiei de credit o confirmare electronica de inregistrare si numarare a voturilor, in conformitate cu prevederile art. 97 alin. (2) din Legea nr. 24/2017 si cu cele ale art. 7 alin. (2) din Regulamentul CE 1212/2018, in formatul prevazut de tabelul 7 din Anexa Regulamentului CE 1212/2018.

f) Dreptul actionarilor de a solicita introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi si de a prezenta proiecte de hotarari pentru punctele existente sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi

Actionarii reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii, au dreptul, in conditiile legii, sa solicite introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGOA si/sau AGEA, precum si sa prezinte proiecte de hotarari pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a acestora, prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire/curierat, mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Ordinara/Extraordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 03.04.2023, ora 18:00. Fiecare nou punct propus trebuie sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre aprobarea adunarii.

g) Dreptul actionarilor de a adresa intrebari referitoare la ordinea de zi

Orice actionar interesat are dreptul de a adresa intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA si AGEA;  intrebarile vor fi transmise in scris si vor fi depuse/expediate prin scrisoare recomandata/curierat, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 13.04.2023, ora 18:00, mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Ordinara/Extraordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023” sau pot fi transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu modificarile si completarile ulterioare si reglementarilor ASF, la adresa: actionariat@bvb.ro, mentionand la subiect „Pentru Adunarea Generala Ordinara / Extraordinara a Actionarilor din data de 26/27.04.2023”.

Raspunsurile vor fi disponibile pe website-ul Societatii www.bvb.ro, Sectiunea Relatia cu Investitorii/Adunari Generale ale Actionarilor, incepand cu data de 19.04.2023.

Dreptul de a adresa intrebari si obligatia Societatii de a raspunde vor fi conditionate de protejarea confidentialitatii si a intereselor Societatii.

Pentru exercitiul valid al drepturilor  mentionate la lit. f) si g), actionarii vor transmite Societatii urmatoarele documente emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiti la art. 2 alin. (1) pct 19 din Legea nr. 24/2017 care furnizeaza servicii de custodie:

a)       extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;

b)       documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarul Central S.A./ respectivii intermediari (in cazul actionarilor persoane juridice).

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

h) Votul electronic[1]  prin Platforma eVOTE

Platforma eVOTE este accesibila pe baza de username si parola, pentru fiecare actionar in parte, ce pot fi obtinute dupa completarea campurilor obligatorii cu informatiile necesare si incarcarea actelor necesare conform instructiunii de utilizare pe care BVB o pune la dispozitie.

Votul electronic prin platforma eVOTE poate fi exercitat in conformitate cu prevederile art. 197 din Regulamentul ASF nr. 5/2018, prin accesarea link-ului  https://bvb.evote.ro  de pe orice dispozitiv conectat la internet. Prin aceasta actionarii se pot inrola si vota prin platforma eVOTE la adresa indicata, care contine optiuni de vot pentru toate punctele de pe ordinea de zi a fiecarei adunari (AGOA si AGEA) si pentru chestiunile administrative aferente. Platforma permite verificarea ulterioara a modului in care s-a votat in AGA (AGOA si AGEA) si, totodata asigura posibilitatea ca fiecare actionar prezent la adunare sa isi poata verifica votul exercitat.

Actionarul se poate conecta si vota ori de cate ori doreste in intervalul desemnat votului electronic, inclusiv live in timpul sedintelor AGA, ultima optiune de vot (inainte de expirarea sesiunii de vot) fiind cea inregistrata. Durata de tip pentru exprimarea votului live se va afisa in platforma pentru fiecare punct supus votului.

In cadrul platformei eVOTE pentru identificare si acces online la sedintele AGA, actionarii vor furniza urmatoarele informatii:

1. In cazul persoanelor fizice:

•                     numele si prenumele;

•                     codul numeric personal;

•                     adresa de e-mail

•                     copia actului de identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permise de sedere)

•                     numarul de telefon (optional)

sau

•                     credentiale de acces generate in urma identificarii prin intermediul Platformei de Inrolare Investitori dezvoltata de Depozitarul Central S.A.: https://www.roclear.ro/Inrolare-Investitori

2. In cazul persoanelor juridice:

•                     denumirea persoanei juridice;

•                     cod unic de inregistrare (CUI);

•                     numele si prenumele reprezentantului legal;

•                     codul numeric personal al reprezentantului legal;

•                     adresa de e-mail;

•                     actul de identitate al reprezentantului legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere)

•                     copia certificatului constatator eliberat de registrul comertului sau a oricarui document echivalent emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul persoana juridica este inmatriculat in mod legal, prezentat in original sau in copie conform cu originalul. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica, vor fi emise cu cel mult 3 luni raportat la data publicarii Convocarii AGA.

Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat in limbile romana/engleza.

Important de mentionat: copia electronica a documentelor mai sus mentionate va fi incarcata online in campurile dedicate. Fisierele ce pot fi incarcate pot avea una dintre urmatoarele extensii: .jpg, .pdf, . png.

In situatia desemnarii de catre actionar a unui reprezentant conventional, acesta va incarca online in platforma eVOTE o copie electronica a documentului de identificare si imputernicirea speciala sau generala.

Imputernicirile speciale si cele generale trebuie depuse anterior la Societate in conditiile mentionate in Convocator la lit. c) -e).

Votul electronic exprimat presupune bifarea unei optiuni de vot si apasarea butonului „Inregistreaza votul”. Nu se vor lua in considerare voturile marcate in platforma fara apasarea butonului „Inregistreaza votul”.

In situatia in care, in urma procesului de identificare online apar neconcordante intre datele oferite de actionar si cele din Registrul actionarilor la Data de Referinta, actionarul va fi instiintat si va fi indrumat sa contacteze Societatea la adresa Bdul Carol I nr. 34-36, et. 14, email: actionariat@bvb.ro sau la numarul de telefon 021-307.95.00, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 – 18:00.

BVB si reprezentantii platformei eVOTE vor asigura confidentialitatea Datelor cu Caracter Personal si vor Prelucra Datele cu Caracter Personal exclusiv in scopul desfasurarii sedintelor AGA si implementarii/inregistrarii hotararilor adoptate, conform prevederilor legale aplicabile.

La data convocarii, capitalul social al Societatii este de 80.492.460 lei si este format din 8.049.246 actiuni nominative, dematerializate, cu valoarea nominala de 10 lei, fiecare actiune dand dreptul la un vot in Adunarea Generala a Actionarilor Societatii, cu exceptia acelor pentru care dreptul de vot este suspendat conform legii.

Informatii suplimentare se pot obtine la Departamentul Secretariat General in fiecare zi lucratoare, intre orele 9:00-18:00, la telefon 021 - 307.95.00, precum si de pe website-ul Societatii www.bvb.ro, Sectiunea Relatia cu Investitorii/Adunari Generale ale Actionarilor.

CONSILIUL BURSEI,

Radu Hanga

Presedinte