RAPORT CURENT
Intocmit in conformitate cu Legea nr. 24 /2017 privind emitentii de instrumente financiare si
operatiuni de piata si Regulamentul ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si
operatiuni de piata
Data raportului: 28.03.2024
Denumirea societatii: PROMATERIS S.A.
Sediul social: Sos. Bucuresti – Targoviste Nr. 1, Buftea, Ilfov, Romania
Telefon: 0744.431.861
Email: shares@promateris.com
Nr. inreg. la ONRC: J23/835/2018
Cod unic de inregistrare: 108
Capital social subscris si varsat: 2.869.749,9 lei
Numar de actiuni: 28.697.499
Piata de tranzactionare: Piata Principala a Bursei de Valori Bucuresti, Categoria Standard, simbol PPL
Evenimente importante de raportat: Convocarea sedintei Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor pentru data de 29/30.04.2024
CONVOCARE
Consiliul de Administratie al PROMATERIS S.A., o societate pe actiuni, infiintata si functionand in conformitate cu legile din Romania, cu sediul in Oras Buftea, Sos. Bucuresti Targoviste nr. 1, jud. Ilfov, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului sub nr. J23/835/2018, avand CUI RO108 („Societatea”), intrunit in sedinta legal constituita din data de 27.03.2024
in temeiul prevederilor Legii nr. 31/1990 a societatilor, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare (“Legea Societatilor”), ale Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata („Legea nr. 24/2017”), ale Regulamentului ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata („Regulamentul 5/2018”) si ale Actului Constitutiv al Societatii in vigoare la data prezentei hotarari (“Actul Constitutiv”),
CONVOACA
Sedinta Adunarii Generale Ordinare a actionarilor Societatii („Adunarea Generala Ordinara” sau „AGOA”) in data de 29.04.2024, ora 10.00 a.m., la sediul Societatii la adresa din Oras Buftea, Sos. Bucuresti Targoviste nr. 1, jud. Ilfov, Romania, pentru toti actionarii inscrisi in Registrul Actionarilor Societatii, tinut de Depozitarul Central S.A. Bucuresti la sfarsitul zilei de 17.04.2024, considerata drept Data de Referinta pentru Adunarea Generala Ordinara. Doar persoanele care sunt actionari la Data de Referinta au dreptul de a participa si de a vota in cadrul AGOA.
In cazul in care la data mentionata mai sus nu se intrunesc conditiile de validitate/ cvorumul de prezenta prevazute de Legea nr. 31/1990 si de Actul Constitutiv, se convoaca si se fixeaza in temeiul art. 118 din Legea Societatilor cea de-a doua Adunare Generala Ordinara pentru data de 30.04.2024, la ora 10:00 a.m., in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi si Data de Referinta.
Ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor este urmatoarea:
1. Prezentarea si aprobarea Raportului Anual individual si consolidat al Consiliului de Administratie, intocmit conform prevederilor Regulamentului nr. 5/2018.
2. Aprobarea descarcarii de gestiune a membrilor Consiliului de Administratie al Societatii pentru activitatea desfasurata de acestia in calitate de membri ai Consiliului de Administratie al Societatii in anul 2023.
3. Prezentarea si aprobarea situatiilor financiare anuale individuale si consolidate ale Societatii pentru exercitiul financiar 2023.
4. Aprobarea repartizarii rezultatului exercitiului financiar 2023, conform propunerii Consiliului de Adminstratie.
5. Prezentarea si aprobarea Programului de activitate si a Bugetului de venituri si cheltuieli al Societatii pentru anul 2024.
6. Aprobarea remuneratiei cuvenite membrilor Consiliului de Adminstratie pentru exercitiul financiar 2024, in sensul pastrarii nivelului remuneratiei membrilor Consiliului de Administratie la acelasi nivel cu cel aplicat in cursul anului financiar 2023, in baza politicii de remunerare existenta la nivelul Societatii.
7. Vot cu privire la Raportul de remunerare pentru membrii Consiliului de Administratie si directorul general al Societatii pentru exercitiul financiar 2023;
8. Alegerea societatii BDO AUDIT S.R.L. ca auditor al situatiilor financiare ale Societatii, aferente anului 2024, pentru un mandat valabil pana la data de 30.04.2025, si imputernicirea Consiliului de Administratie pentru a stabili conditiile contractuale pentru exercitarea auditului financiar.
9. Aprobarea ca Data de Inregistrare a zilei de 22.05.2024 conform art. 87 alin. (1) din Legea 24/2017, pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang hotararile adoptate in prezenta Adunare Generala Ordinara a Actionarilor si aprobarea datei de 21.05.2024 ca data ex date. Intrucat nu se propune adoptarea unei decizii care sa implice efectuarea unor plati catre actionari, actionarii nu decid asupra datei platii.
-
Aprobarea mandatarii dlui. Tudor Alexandru Georgescu, director general al Societatii, cu posibilitatea de substituire, cu puteri si autoritate depline de a duce la indeplinire hotararile Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor, precum si de actiona, in mod individual, in numele si pe seama Societatii, pentru a incheia si/ sau semna in numele Societatii si/ sau al actionarilor Societatii hotararile prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate, sa depuna, sa preia acte si sa semneze in acest scop in numele Societatii in relatia cu Registrul Comertului, ASF, Bursa de Valori Bucuresti S.A., Depozitarul Central S.A., precum si orice alte entitati publice sau private, astfel cum va fi necesar, util sau recomandabil in acest sens.
INFORMATII GENERALE PRIVIND ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR
Doar actionarii inscrisi in registrul actionarilor la data de referinta 17.04.2024 pot participa la Adunarea Generala Ordinara personal, prin reprezentantii legali sau prin reprezentant pe baza de imputernicire speciala sau imputernicire generala, ori pot vota prin corespondenta.
Verificarea si centralizarea voturilor prin corespondenta si prin procuri speciale sau generale este realizata de o comisie tehnica desemnata de Consiliul de Administratie, formata din persoane care vor pastra in siguranta si vor asigura confidentialitatea voturilor pana la momentul supunerii la vot a rezolutiilor inscrise pe ordinea de zi.
I. Documente necesare pentru participarea la AGOA
Documentele necesare pentru participarea la AGOA a actionarilor persoane fizice sunt: - actul de identitate (buletin de identitate sau carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport pentru cetatenii straini); - procura speciala si actul de identitate al reprezentantului (daca actionarul este reprezentat de o alta persoana). Documentele necesare pentru participarea la AGOA a actionarilor persoane juridice sunt: - document oficial care ii atesta aceasta calitate de reprezentant legal impreuna cu actul de identitate (ex.: extras/certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau alta dovada emisa de o autoritate competenta, ce vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii convocatorului adunarii generale); - pe langa documentul mentionat anterior (care atesta calitatea de reprezentant legal al persoanei ce semneaza procura), reprezentantul va prezenta si procura speciala semnata de reprezentantul legal al persoanei juridice respective in situatia in care cel care reprezinta actionarul persoana juridica nu este chiar reprezentantul legal. Persoana fizica desemnata ca reprezentant al unui actionar persoana juridica va fi identificata pe baza actului de identitate.
Procura speciala va include instructiuni specifice de vot, pentru fiecare punct inscris pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare.
Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal, intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de o traducere realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Calitatea de reprezentant legal va fi determinata in baza Registrului Actionarilor Societatii, de la Data de Referinta de 17.04.2024 sau, in cazul in care actionarul in cauza nu a facut demersuri in sensul inregistrarii reprezentantului legal la Depozitarul Central S.A., in vederea reflectarii in Registrul Actionarilor Societatii, calitatea de reprezentant legal se dovedeste cu un certificat constatator eliberat de registrul comertului sau orice alt document emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal, prezentat in original sau in copie conforma cu originalul. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii Convocarii Adunarii Generale Ordinare.
Reprezentantii persoanelor fizice vor fi identificati pe baza actului de identitate (BI/CI pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere sau alt act de identitate national recunoscut de Statul Roman pentru cetatenii straini), insotit de Procura speciala sau, dupa caz, Procura generala emisa in conditiile art. 201-202 din Regulamentul 5/2018, semnata de catre actionarul persoana fizica si copie dupa actul de identitate al actionarului.
Reprezentantii actionarilor persoane juridice isi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate al mandatarului (BI/CI pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere sau alt act de identitate national recunoscut de Statul Roman pentru cetatenii straini), insotit de Procura speciala sau, dupa caz, Procura generala emisa in conditiile art. 201-202 din Regulamentul 5/2018, semnata de reprezentantul legal al persoanei juridice respective. Reprezentantii actionarilor persoane juridice vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului procurii speciale, in cazul in care calitatea de reprezentant legal a persoanei respective nu poate fi determinata in baza Registrului Actionarilor al Societatii de la Data de Referinta (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau in copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii Convocarii Adunarii Generale Ordinare).
Documentele prezentate intr-o limba straina (cu exceptia limbii engleze si a actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Incepand cu data publicarii convocatorului, pot fi obtinute, la cerere, prin email si fizic, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09.00-17.00, de la sediul Societatii, prin fax sau posta, formularele de procuri speciale pentru reprezentarea actionarilor in Adunarea Generala Ordinara, formularele de vot prin corespondenta, proiectele de hotarari, documentele si materialele informative referitoare la problemele/aspectele incluse pe ordinile de zi. Aceste documente sunt disponibile, incepand cu aceeasi data si pe website-ul Societatii, www.promateris.com.
Dupa completarea si semnarea Procurii speciale pentru reprezentarea actionarilor in Adunarea Generala Ordinara, pusa la dispozitie de Societate, un exemplar original al Procurii speciale va fi depus personal sau transmis prin posta sau curier cu confirmare de primire, astfel incat sa poata fi inregistrat ca primit la biroul de registratura al Societatii, situat la sediul acesteia pana la data de 27.04.2024, ora 10:00 a.m., intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “PROCURA SPECIALA PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 29/30 APRILIE 2024” care la randul sau va fi pusa intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule „PROCURI DE VOT PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN DATA DE 29/30 APRILIE 2024”.
Pentru asigurarea caracterului secret al exprimarii votului privind punctele de pe ordinea de zi care necesita vot secret, in plicul master se va insera cate un plic inchis continand instructiunile de vot pentru fiecare din punctele de pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare pentru care este necesar votul secret, cu mentiunea cu majuscule, astfel:
- „PROCURA SPECIALA VOT SECRET- PUNCTUL 2 DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 29 APRILIE 2024/30 APRILIE 2024”.
- „PROCURA SPECIALA VOT SECRET- PUNCTUL 6 DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 29 APRILIE 2024/30 APRILIE 2024”
- „PROCURA SPECIALA VOT SECRET- PUNCTUL 8 DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 29 APRILIE 2024/30 APRILIE 2024”.
Secretariatul tehnic desemnat de presedintele Consiliului de Administratie va asigura confidentialitatea instructiunilor de vot privind punctele de pe ordinea de zi care necesita vot secret, predand secretariatului de sedinta plicurile inchise, ulterior exprimarii si numararii voturilor secrete exprimate de actionarii prezenti/ imputernicitii acestora in Adunarea Generala Ordinara pentru fiecare punct cu vot secret in parte.
De asemenea, Procurile speciale pot fi transmise si prin mijloace electronice la adresa de e-mail shares@promateris.com avand atasata o semnatura electronica extinsa, cu respectarea termenului precizat mai sus.
Actionarii pot fi reprezentati de alte persoane si in temeiul unei imputerniciri generale acordate in conformitate cu dispozitiile Legii nr. 24/2017. Imputernicirea generala se acorda pentru o perioada de 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare, permitand reprezentantului sau sa voteze in toate aspectele aflate in dezbaterea AGOA, inclusiv in ceea ce priveste un acte de dispozitie, cu conditia ca imputernicirea generala sa fie acordata de actionar, in calitate de client, unui intermediar definit conform Legii nr. 24/2017 sau unui avocat. Imputernicirea generala va fi acceptata fara alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca este intocmita conform prevederilor legale in vigoare, este semnata de actionar si este insotit de o declaratie pe propria raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicirea generala, din care sa reiasa ca:
- imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;
- Imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca e cazul;
Declaratia semnata si, dupa caz, stampilata se va transmite in original, odata cu imputernicirea generala, cu respectarea procedurii si a termenului pentru depunerea procurii speciale, indicat mai sus.
Imputernicirea generala trebuie sa cuprinda cel putin informatiile din art. 201 din Regulamentul 5/2018.
Inainte de prima utilizare a acestor imputerniciri, copii certificate pentru conformitate a acestora se depun/ transmit astfel incat sa fie inregistrate la Societate cu respectarea procedurii si a termenului pentru depunerea procurilor speciale, indicat mai sus. In aplicarea prevederilor art. 105 din Legea nr. 24/2017, reprezentantul desemnat de actionar prin procura generala va da la momentul prezentarii la sala de sedinta, inainte de primirea buletinului de vot, o declaratie pe proprie raspundere, ce se va actualiza cu ocazia fiecarei adunari generale desfasurate de Societate, pe perioada de valabilitate a imputernicirii generale, din care sa rezulte ca nu se afla intr-o situatie de conflict de interese potrivit prevederilor legale mentionate.
Dupa completarea si semnarea Formularului de vot prin corespondenta pentru Adunarea Generala Ordinara, pus la dispozitie de Societate, un exemplar original al Formularului de vot, impreuna cu dovada identitatii actionarului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate/pasaport, pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere sau alt act de identitate national recunoscut de Statul Roman pentru cetatenii straini respectiv, in cazul persoanelor juridice, buletinul/cartea de identitate/pasaportul reprezentantului legal, impreuna cu actul constitutiv, extras/certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau alta dovada emisa de o autoritate competenta) vor fi depuse personal sau transmise prin posta sau curier cu confirmare de primire, astfel incat sa poata fi inregistrate ca primite la biroul de registratura al Societatii, situat la sediul acesteia pana la data de 27.04.2024, ora 10:00 a.m., intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “FORMULAR DE VOT PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 29/ 30 APRILIE 2024” care la randul lor vor fi puse intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule „FORMULARE DE VOT PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN DATA DE 29/30 APRILIE 2024”.
Formularele de vot care nu sunt primite la registratura Societatii situata la sediul acesteia, in limita termenului mentionat mai sus, nu vor fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului si a majoritatii in Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor.
Pentru asigurarea caracterului secret al exprimarii votului privind punctele de pe ordinea de zi care necesita vot secret, in plicul master inchis se va insera cate un plic inchis continand formularul de vot prin corespondenta pentru fiecare din punctele de pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare pentru care este necesar votul secret, cu mentiunea cu majuscule, dupa cum urmeaza:
- „FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA – VOT SECRET- PUNCTUL 2, DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 29 APRILIE 2024/30 APRILIE 2024”.
- „FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA – VOT SECRET- PUNCTUL 6, DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 29 APRILIE 2024/30 APRILIE 2024”
- „FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA – VOT SECRET- PUNCTUL 8, DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 29 APRILIE 2024/30 APRILIE 2024”
Secretariatul tehnic desemnat de presedintele Consiliului de Administratie va asigura confidentialitatea votului secret exprimat prin corespondenta, predand secretariatului de sedinta plicurile inchise, ulterior exprimarii si numararii voturilor secrete exprimate de actionarii prezenti/ imputernicitii acestora in Adunarile Generale ale Actionarilor pentru fiecare punct cu vot secret in parte.
Actionarii reprezentand individual sau impreuna mai mult de 5% din capitalul social al Societatii au dreptul, in conditiile legii, sa introduca noi puncte pe ordinea de zi si sa faca propuneri de hotarare pentru punctele incluse sau astfel introduse pe ordinea de zi, in termen de cel mult 15 zile de la data publicarii convocarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a, respectiv pana la 13.04.2024. Solicitarile vor fi transmise in scris, la adresa sediului Societatii, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “PROPUNERI PENTRU ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARAE A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN 29/30 APRILIE 2024”. In cazul in care se propune introducerea unor puncte noi pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor se vor transmite totodata (i) documentele care atesta identitatea actionarului/actionarilor (astfel cum este detaliat mai sus) (ii) propunerile de hotarari cu privire la punctele nou incluse precum si (iii) informatii suplimentare cu privire la punctele propuse, care sa asigure o informare adecvata a tuturor actionarilor referitor la problemele supuse dezbaterii.
Orice actionar interesat are dreptul de a adresa Consiliului de Administratie intrebari referitoare la punctele de pe ordinea de zi. Intrebarile impreuna cu documentele care atesta identitatea actionarului/actionarului (astfel cum e detaliat mai sus) vor fi incluse in plic inchis cu mentiunea in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN 29/30 APRILIE 2024”. Societatea va raspunde intrebarilor adresate de catre actionari in cadrul Adunarilor Generale ale Actionarilor. Societatea poate publica raspunsurile la intrebari si pe website-ul sau, www.promateris.com
Actionarii reprezentand individual sau impreuna mai mult de 5% din capitalul social al Societatii au dreptul, in conditiile legii, sa faca nominalizari cu privire la numirea auditorului situatiilor financiare ale Societatii, astfel cum actionarii sunt convocati sa voteze pentru aprobarea numirii auditorului situatiilor financiare ale Societatii, in conformitate cu prevederile punctului 8 de pe ordinea de zi a sedintei AGOA.
Pentru exercitiul drepturilor mai sus mentionate (propunerea de noi puncte si/sau hotarari, adresarea de intrebari, propunerea de auditor al situatiilor financiare ale Societatii), actionarii vor transmite Societatii propunerile respective in termen de cel mult 15 zile de la data publicarii convocarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV a, respectiv pana la 13.04.2024.
Daca va fi cazul, formularele de Procuri speciale si buletine de vot prin corespondenta actualizate in urma exercitarii de catre actionari a drepturilor prevazute de lege, vor putea fi obtinute, la cerere, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09.00-17.00, de la sediul Societatii, prin fax sau posta, sau direct de pe website-ul Societatii, www.promateris.com incepand cu ziua lucratoare imediat urmatoare publicarii ordinii de zi completate in conformitate cu legea.
Informatii suplimentare se pot obtine la secretariatul Societatii, in zilele lucratoare, intre orele 9:00 – 17:00 sau la adresa de email shares@promateris.com
PROMATERIS S.A.
Prin: CIRCULAR SOLUTIONS S.R.L.
Presedinte CA
Prin: Matei Dimitriu
Convocatorul urmeaza sa fie publicat in Monitorul Oficial partea a IV-a, pe site-ul societatii si intr-un ziar de circulatie nationala.
Nu mai sunt alte evenimente de raportat.
Director General,
Tudor – Alexandru Georgescu