RAPORT CURENT
Intocmit in conformitate cu Legea nr. 24 /2017 privind emitentii de instrumente financiare si
operatiuni de piata si Regulamentul ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si
operatiuni de piata
Data raportului: 24.08.2023
Denumirea societatii: PROMATERIS S.A.
Sediul social: Sos. Bucuresti – Targoviste Nr. 1, Buftea, Ilfov, Romania
Telefon: 0786.083.603
Email: shares@promateris.com
Nr. inreg. la ONRC: J23/835/2018
Cod unic de inregistrare: 108
Capital social subscris si varsat: 2.869.749,9 lei
Numar de actiuni: 28.697.499
Piata de tranzactionare: Piata Principala a Bursei de Valori Bucuresti, Categoria Standard, simbol PPL
Evenimente importante de raportat: Convocarea sedintei Adunarii Generale Ordinare si sedintei Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor pentru data de 04/05.10.2023
Societatea informeaza actionarii interesati cu privire la faptul ca in data de 24.08.2023 a avut loc sedinta Consiliului de Administratie al PROMATERIS S.A. („Societatea”) in care, Consiliul de Administratie a hotarat convocarea Adunarii Generale Extraordinare a actionarilor Societatii („Adunarea Generala Extraordinara”) si a Adunarii Generale Ordinare a actionarilor Societatii („Adunarea Generala Ordinara”) in data de 4.10.2023, ora 10.00 a.m., pentru Adunarea Generala Extraordinara si in data de 4.10.2023, ora 11.00 a.m., pentru Adunarea Generala Ordinara, cu urmatoarea:
CONVOCARE
Consiliul de Administratie al PROMATERIS S.A., o societate pe actiuni, infiintata si functionand in conformitate cu legile din Romania, cu sediul in Oras Buftea, Sos. Bucuresti Targoviste nr. 1, jud. Ilfov, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului sub nr. J23/835/2018, avand CUI RO108 („Societatea”),
in temeiul prevederilor Legii nr. 31/1990 a societatilor, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare (“Legea Societatilor”), ale Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata („Legea nr. 24/2017”), ale Regulamentului ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata („Regulamentul 5/2018”) si ale Actului Constitutiv al Societatii in vigoare la data prezentei hotarari (“Actul Constitutiv”),
CONVOACA
Sedinta Adunarii Generale Extraordinare a actionarilor Societatii („Adunarea Generala Extraordinara”) si Sedinta Adunarii Generale Ordinare a actionarilor Societatii („Adunarea Generala Ordinara”) in data de 4.10.2023, ora 10.00 a.m., pentru Adunarea Generala Extraordinara si in data de 4.10.2023, ora 11.00 a.m., pentru Adunarea Generala Ordinara, la sediul Societatii la adresa din Oras Buftea, Sos. Bucuresti Targoviste nr. 1, jud. Ilfov, Romania, pentru toti actionarii inscrisi in Registrul Actionarilor Societatii, tinut de Depozitarul Central S.A. Bucuresti la sfarsitul zilei de 21.09.2023, considerata drept Data de Referinta pentru Adunarea Generala Ordinara si pentru Adunarea Generala Extraordinara.
In cazul in care la data mentionata mai sus nu se intrunesc conditiile de validitate/ cvorumul de prezenta prevazute de Legea nr. 31/1990 si de Actul Constitutiv, se convoaca si se fixeaza in temeiul art. 118 din Legea Societatilor cea de-a doua Adunare Generala Exatraordinara pentru data de 5.10.2023, la ora 10:00 a.m., si cea de-a doua Adunare Generala Ordinara pentru data de 5.10.2023, la ora 11.00 a.m., in acelasi loc si cu aceleasi ordini de zi si Data de Referinta.
Ordinea de zi a Adunarii Generale Extrardinare a Actionarilor este urmatoarea:
-
Aprobarea ratificarii Contractelor de credit, actelor aditionale la acestea si a garantiilor constituite in legatura cu aceste contracte de credit, incheiate de catre dl. Tudor Alexandru Georgescu, Director General al Societatii, cu avizul Consiliului de Administratie, in numele si pe seama Societatii, in cursul anului 2022 si pana la data prezentei hotarari, in temeiul drepturilor si puterilor oferite acestuia conform prevederile Hotararii Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Societatii din data 14.06.2022, dupa cum urmeaza:
A. Finantator ING Bank NV – Sucursala Bucuresti:
i. Act aditional nr. 11 din data de 14.11.2022 la Contractul de credit nr. 15925, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (introducere cash colateral);
ii. Act aditional nr. 12 din data de 20.07.2023 la Contractul de credit nr. 15925, avand ca obiect conversie partiala in euro a sumei creditului, modificarea structurii de garantii (eliminare cash colateral, introducere ipoteca imobiliara, ajustare valori stocuri si creante, co-garantare Biodeck SA) si a indicatorilor de performanta;
iii. Act aditional nr. 13 din data de 11.08.2023 la Contractul de credit nr. 15925, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (corectare numere cadastrale);
iv. Act aditional nr. 5 din data de 20.07.2023 la Contractul de credit nr. 15925/02, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (eliminare cash colateral, introducere ipoteca imobiliara, ajustare valori stocuri si creante, co-garantare Biodeck SA) si a indicatorilor de performanta;
v. Act aditional nr. 2 din data de 20.07.2023 la Contractul de credit nr. 15925/03, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (eliminare cash colateral, introducere ipoteca imobiliara, ajustare valori stocuri si creante, co-garantare Biodeck SA) si a indicatorilor de performanta;
vi. Act aditional nr. 3 din data de 11.08.2023 la Contractul de credit nr. 15925/03, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (corectare numere cadastrale);
vii. Act aditional nr. 2 din data de 20.07.2023 la Contractul de credit nr. 15925/04, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (eliminare cash colateral, introducere ipoteca imobiliara, ajustare valori stocuri si creante, co-garantare Biodeck SA) si a indicatorilor de performanta;
viii. Act aditional nr. 2 din data de 20.07.2023 la Contractul de credit nr. 15925/05, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (eliminare cash colateral, introducere ipoteca imobiliara, ajustare valori stocuri si creante, co-garantare Biodeck SA) si a indicatorilor de performanta;
ix. Act aditional nr. 3 din data de 11.08.2023 la Contractul de credit nr. 15925/05, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (corectare numere cadastrale);
x. Contract de credit 15925/06 din data de 20.07.2023, in suma maxima de 1.250.000 lei, avand ca scop refinantare credit existent in sold la Banca Romaneasca si avand ca garantii ipoteca imobiliara, ipoteca asupra echipamente, ipoteca asupra conturi, co-garantare Biodeck SA;
xi. Act aditional nr. 1 din data de 11.08.2023 la Contractul de credit nr. 15925/06, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (corectare numere cadastrale);
xii. Contract de credit 15925/07 din data de 20.07.2023, in suma maxima de 2.200.000 euro (sold neutilizat din contractul de credit 15925/05, a carui perioada de utilizare a expirat), avand ca scop finantare/refinantare investitii si avand ca garantii ipoteca imobiliara, ipoteca asupra echipamente, ipoteca asupra conturi, co-garantare Biodeck SA;
xiii. Act aditional nr. 1 din data de 11.08.2023 la Contractul de credit nr. 15925/05, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (corectare numere cadastrale).
B. Finantator Unicredit Bank S.A.
i. Contract de credit VICC/65077/CSC din data de 28.04.2023, in suma maxima de 990.000 USD, avand ca scop finantarea capitalului de lucru si avand ca garantii ipoteca pe conturi, ipoteca pe echipamente si ipoteca pe creante.
ii. Act aditional nr. 3 din data de 07.10.2022 la Contractul de credit nr. VICT-2020-37-WCL, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare si a maturitatii creditului;
iii. Act aditional nr. 4 din data de 07.11.2022 la Contractul de credit nr. VICT-2020-37-WCL, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare si a maturitatii creditului;
iv. Act aditional nr. 5 din data de 10.11.2022 la Contractul de credit nr. VICT-2020-37-WCL, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare si a maturitatii creditului, modificarea sumei creditului prin sublimite valutare si modificarea ratei de dobanda aplicabile;
v. Act aditional nr. 3 din data de 07.10.2022 la Contractul de credit nr. VICT/118169/CSC, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare;
vi. Act aditional nr. 4 din data de 07.11.2022 la Contractul de credit nr. VICT/118169/CSC, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare;
vii. Act aditional nr. 5 din data de 10.11.2022 la Contractul de credit nr. VICT/118169/CSC, avand ca obiect modificarea sumei creditului prin sublimite si modificarea ratei de dobanda aplicabile;
viii. Act aditional nr. 3 din data de 27.10.2022 la Contractul de credit nr. VICT-2021-37-IL, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare;
ix. Act aditional nr. 4 din data de 07.11.2022 la Contractul de credit nr. VICT-2021-37-IL, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare;
x. Act aditional nr. 5 din data de 10.11.2022 la Contractul de credit nr. VICT-2021-37-IL, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare, modificarea sumei creditului prin sublimite valutare si modificarea ratei de dobanda aplicabile;
xi. Act aditional nr. 6 din data de 31.03.2023 la Contractul de credit nr. VICT-2021-37-IL, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare;
xii. Act aditional nr. 7 din data de 26.05.2023 la Contractul de credit nr. VICT-2021-37-IL, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare;
xiii. Act aditional nr. 3 din data de 27.10.2022 la Contractul de credit nr. VICT-2021-38-BRIDGE, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare;
xiv. Act aditional nr. 4 din data de 07.11.2022 la Contractul de credit nr. VICT-2021-38-BRIDGE, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare;
xv. Act aditional nr. 5 din data de 10.11.2022 la Contractul de credit nr. VICT-2021-38-BRIDGE, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare, modificarea sumei creditului prin sublimite valutare si modificarea ratei de dobanda aplicabile;
xvi. Act aditional nr. 6 din data de 31.03.2023 la Contractul de credit nr. VICT-2021-38-BRIDGE, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare;
xvii. Act aditional nr. 7 din data de 26.05.2023 la Contractul de credit nr. VICT-2021-38-BRIDGE, avand ca obiect prelungirea perioadei de utilizare;
xviii. Contract de credit VICC/91930_CSC din data de 30.06.2023, in suma maxima de 1.100.000 lei, avand ca scop finantarea cheltuielilor curente si avand ca garantii ipoteca pe conturi, ipoteca pe echipamente si ipoteca pe creante.
xix. Contract de credit VICC/91919_OVD din data de 30.06.2023, in suma maxima de 1.997.000 lei, avand ca scop finantarea activitatii curente si avand ca garantii ipoteca pe conturi.
xx. Contract de credit VICC/103675/CSS din data de 28.07.2023, in suma maxima de 1.997.000 lei, avand ca scop finantarea tip punte a proiectului investitional bio-based si avand ca garantii ipoteca pe conturi si ipoteca pe echipamente.
-
Aprobarea ratificarii Deciziei Directorului General al Societatii, cu avizul Consiliului de Administratie, cu privire la contractarea unui credit pentru capital de lucru in suma maxima de 5.000.000 lei de la CEC Bank SA, in cadrul programului IMM Invest Innovation, fara constituirea de garantii suplimentarea din partea Societatii pe langa garantia in valoare de 90% din suma creditului acordata de catre Statul Roman, prin Fondul Roman de Contragarantare.
-
Aprobarea imputernicirii dlui. Tudor Alexandru Georgescu, Director General al Societatii, pentru a reprezenta Societatea, in vederea contractarii de credite a caror valoare cumulata nu va depasi suma de 20 milioane de EURO, echivalent in RON, pe parcursul exercitiilor financiare 2023 si 2024, in vederea finantarii Societatii pentru activitati de tipul, dar fara a se limita la: co-finantare proiecte din fonduri, rambursabile sau nerambursabile, nationale, europene sau internationale, ajutoare de stat, etc., dezvoltarea unor proiecte investitionale ale companiei, capital de lucru necesar, refinantarea unor contracte de credit existente, precum si, dupa caz, dobandirea, instrainarea, schimbul sau constituirea in garantie a unor active ale Societatii pentru acestea (inclusiv active imobiliare si/sau echipamente), cu avizul Consiliului de Administratie pentru fiecare operatiune distincta, Directorul General avand:
i. dreptul de a angaja in mod valid Societatea in orice discutii, negocieri, contracte, documente, actiuni, si in acest sens, sa indeplineasca oricare si toate actiunile, atributiile, responsabilitatile necesare, utile sau recomandabile conform prevederilor legale aplicabile,
ii. dreptul de a semna, modifica, amenda, depune, ridica, in numele si pe seama Societatii oricare si toate documentele, cererile, formularele, aplicatiile, solicitarile, dosarele, scrisorile, confirmarile,
iii. dreptul de a plati orice suma, astfel cum va fi aceasta necesara, utila sau recomandabila, si
iv. dreptul de a reprezenta Societatea in fata oricarei entitati publice sau private, incluzand dar fara a se limita la ministere, autoritati de management, organisme de implementare, notari publici, banci, dupa cum va considera necesar, util sau recomandabil pentru ducerea la indeplinire a mandatului acordat prin prezenta, semnatura sa in calitate de director general al Societatii fiind angajanta in integralitate si in mod neconditionat pentru Societate.
-
Aprobarea ca Data de Inregistrare a zilei de 25.10.2023 conform art. 87 alin. (1) din Legea 24/2017, pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang hotararile adoptate in prezenta Adunare Generala Ordinara a Actionarilor si aprobarea datei de 24.10.2023 ca data ex date. Intrucat nu se propune adoptarea unei decizii care sa implice efectuarea unor plati catre actionari, actionarii nu decid asupra datei platii.
-
Aprobarea mandatarii dlui. Tudor Alexandru Georgescu, director general al Societatii, cu posibilitatea de substituire, cu puteri si autoritate depline de a duce la indeplinire hotararile Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor, precum si de actiona, in mod individual, in numele si pe seama Societatii, pentru a incheia si/ sau semna in numele Societatii si/ sau al actionarilor Societatii hotararile prezentei Adunari Generale Extraordinare a Actionarilor si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate, sa depuna, sa preia acte si sa semneze in acest scop in numele Societatii in relatia cu Registrul Comertului, ASF, Bursa de Valori Bucuresti S.A., Depozitarul Central S.A., precum si orice alte entitati publice sau private, astfel cum va fi necesar, util sau recomandabil in acest sens.
Ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor este urmatoarea:
1. Alegerea, pentru un mandat cu valabilitate de 3 ani, cu incepere de la data prezentei hotarari a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor si pana la data de 4.10.2026, a membrilor Consiliului de Administratie al Societatii, ca urmare a expirarii la data de 4.10.2023 a mandatelor a 4 (patru) dintre membrii Consiliului de Administratie, respectiv mandatele societatilor (i) VALUE WASTE S.R.L., (ii) QUANTET MANAGEMENT S.R.L., (iii) BIO INVEST MCG S.R.L., (iv) PANDA INVESTMENT S.R.L., si a expirarii la data de 21.10.2023 a mandatului celui de-al cincilea membru al Consiliului de Administratie, respectiv societatea CIRCULAR SOLUTIONS S.R.L.
2. Aprobarea remuneratiei membrilor Consiliului de Administratie al Societatii, aferenta exercitiului financiar 2023, in acord cu politica de remunerare aprobata la nivelul Societatii prin prevederile Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor din data de 28.04.2021, dupa cum urmeaza: (i) Remuneratie fixa, in cuantum variabil de la 0 la 16.000 lei lunar/ membru, in functie de rolul si responsabilitatile fiecarui membru al Consiliului de Administratie; (ii) Diferentierea nivelului remuneratiei in raport cu functia detinuta, respectiv pentru functia de Presedinte al Consiliului de Administratie presedintelui Consiliului de Administratie, in sensul majorarii cu 100% a remuneratiei fixe lunare; (iii) Remunerare suplimentara pentru activitatea administratorilor desfasurata in cadrul Comitetelor/ Comisiilor Speciale si a grupurilor de lucru, de pana la 100% din valoarea remuneratiei fixe lunare.
3. Alegerea societatii BDO AUDIT S.R.L. ca auditor al situatiilor financiare ale Societatii, aferente anului 2023, pentru un mandat valabil pana la data de 30.04.2024, si imputernicirea Consiliului de Administratie pentru a stabili conditiile contractuale pentru exercitarea auditului financiar.
4. Aprobarea ca Data de Inregistrare a zilei de 25.10.2023 conform art. 87 alin. (1) din Legea 24/2017, pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang hotararile adoptate in prezenta Adunare Generala Ordinara a Actionarilor si aprobarea datei de 24.10.2023 ca data ex date. Intrucat nu se propune adoptarea unei decizii care sa implice efectuarea unor plati catre actionari, actionarii nu decid asupra datei platii.
-
Aprobarea mandatarii dlui. Tudor Alexandru Georgescu, director general al Societatii, cu posibilitatea de substituire, cu puteri si autoritate depline de a duce la indeplinire hotararile Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor, precum si de actiona, in mod individual, in numele si pe seama Societatii, pentru a incheia si/ sau semna in numele Societatii si/ sau al actionarilor Societatii hotararile prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate, sa depuna, sa preia acte si sa semneze in acest scop in numele Societatii in relatia cu Registrul Comertului, ASF, Bursa de Valori Bucuresti S.A., Depozitarul Central S.A., precum si orice alte entitati publice sau private, astfel cum va fi necesar, util sau recomandabil in acest sens.
INFORMATII GENERALE PRIVIND ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR SI ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR
Doar actionarii inscrisi in registrul actionarilor la data de referinta 21.09.2023 pot participa la Adunarea Generala Ordinara si Adunarea Generala Extraordinara personal, prin reprezentantii legali sau prin reprezentant pe baza de imputernicire speciala sau imputernicire generala, ori pot vota prin Buletin de vot scris sau electronic.
Verificarea si centralizarea voturilor prin corespondenta si prin procuri speciale sau generale este realizata de o comisie tehnica desemnata de Consiliul de Administratie, formata din persoane care vor pastra in siguranta si vor asigura confidentialitatea voturilor pana la momentul supunerii la vot a rezolutiilor inscrise pe ordinea de zi.
I. Documente necesare pentru participarea la AGOA si AGEA
Documentele necesare pentru participarea la AGOA si AGEA a actionarilor persoane fizice sunt: - actul de identitate (buletin de identitate sau carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport pentru cetatenii straini); - procura speciala si actul de identitate al reprezentantului (daca actionarul este reprezentat de o alta persoana) – in care trebuie mentionate instructiuni specifice de vot. Documentele necesare pentru participarea la AGOA si AGEA a actionarilor persoane juridice sunt: - document oficial care ii atesta aceasta calitate de reprezentant legal impreuna cu actul de identitate (ex.: extras/certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau alta dovada emisa de o autoritate competenta, ce vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii convocatorului adunarii generale); - pe langa documentul mentionat anterior (care atesta calitatea de reprezentant legal al persoanei ce semneaza procura), reprezentantul va prezenta si procura speciala semnata de reprezentantul legal al persoanei juridice respective in situatia in care cel care reprezinta actionarul persoana juridica nu este chiar reprezentantul legal. Persoana fizica desemnata ca reprezentant al unui actionar persoana juridica va fi identificata pe baza actului de identitate.
Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal, intocmite intr-o limba straina vor fi insotite de o traducere realizata de un traducator autorizat in limba romana.
Calitatea de reprezentant legal va fi determinata in baza Registrului Actionarilor Societatii, de la Data de Referinta de 21.09.2023 sau, in cazul in care actionarul in cauza nu a facut demersuri in sensul inregistrarii reprezentantului legal la Depozitarul Central S.A., in vederea reflectarii in Registrul Actionarilor Societatii, calitatea de reprezentant legal se dovedeste cu un certificat constatator eliberat de registrul comertului sau orice alt document emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal, prezentat in original sau in copie conforma cu originalul. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii Convocarii Adunarii Generale Ordinare si Adunarii Generale Extraordinare.
Reprezentantii persoanelor fizice vor fi identificati pe baza actului de identitate (BI/CI pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere sau alt act de identitate national recunoscut de Statul Roman pentru cetatenii straini), insotit de Procura speciala sau, dupa caz, Procura generala emisa in conditiile art. 201-202 din Regulamentul 5/2018, semnata de catre actionarul persoana fizica si copie dupa actul de identitate al actionarului.
Reprezentantii actionarilor persoane juridice isi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate al mandatarului (BI/CI pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere sau alt act de identitate national recunoscut de Statul Roman pentru cetatenii straini), insotit de Procura speciala sau, dupa caz, Procura generala emisa in conditiile art. 201-202 din Regulamentul 5/2018, semnata de reprezentantul legal al persoanei juridice respective. Reprezentantii actionarilor persoane juridice vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului procurii speciale, in cazul in care calitatea de reprezentant legal a persoanei respective nu poate fi determinata in baza Registrului Actionarilor al Societatii de la Data de Referinta (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau in copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii Convocarii Adunarii Generale Ordinare si Adunarii Generale Extraordinare).
Documentele prezentate intr-o limba straina (cu exceptia limbii engleze si a actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana.
Incepand cu data publicarii convocatorului, pot fi obtinute, la cerere, prin email si fizic, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09.00-17.00, de la sediul Societatii, prin fax sau posta, formularele de procuri speciale pentru reprezentarea actionarilor in Adunarea Generala Ordinara si Adunarea Generala Extraordinara, formularele de vot prin corespondenta, proiectele de hotarari. Documentele si materialele informative referitoare la problemele/aspectele incluse pe ordinile de zi vor fi puse la dispozitia actionarilor pe website-ul Societatii www.promateris.com
Dupa completarea si semnarea Procurii speciale pentru reprezentarea actionarilor in Adunarea Generala Ordinara, pusa la dispozitie de Societate, un exemplar original al Procurii speciale va fi depus personal sau transmis prin posta sau curier cu confirmare de primire, astfel incat sa poata fi inregistrat ca primit la biroul de registratura al Societatii, situat la sediul acesteia pana la data de 2.10.2023, ora 10:00 a.m., intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “PROCURA SPECIALA- VOT PUBLIC- PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023” care la randul sau va fi pusa intr-un plic master inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule „PROCURI DE VOT PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN DATA DE 4/5 OCTOMBRIE 2023”.
Dupa completarea si semnarea Procurii speciale pentru reprezentarea actionarilor in Adunarea Generala Extraordinara, pusa la dispozitie de Societate, un exemplar original al Procurii speciale va fi depus personal sau transmis prin posta sau curier cu confirmare de primire, astfel incat sa poata fi inregistrat ca primit la biroul de registratura al Societatii, situat la sediul acesteia pana la data de 2.10.2023, ora 11:00 a.m., intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “PROCURA SPECIALA- VOT PUBLIC- PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023” care la randul sau va fi pusa intr-un plicul master inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule „PROCURI DE VOT PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN DATA DE 4/5 OCTOMBRIE 2023”.
Pentru asigurarea caracterului secret al exprimarii votului privind punctele de pe ordinea de zi care necesita vot secret, in plicul master se va insera cate un plic inchis continand instructiunile de vot pentru fiecare din punctele de pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare pentru care este necesar votul secret, cu mentiunea cu majuscule, astfel:
- „PROCURA SPECIALA- VOT SECRET- PUNCTUL 1 DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”.
- „PROCURA SPECIALA- VOT SECRET- PUNCTUL 2 DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”.
- „PROCURA SPECIALA- VOT SECRET- PUNCTUL 3 DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”.
Fiecare astfel de plic fiind la randul sau inchis si introdus in plicul master inchis, , cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule „PROCURI DE VOT PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN DATA DE 4/5 OCTOMBRIE 2023”.
Secretariatul tehnic desemnat de presedintele Consiliului de Administratie va asigura confidentialitatea instructiunilor de vot privind punctele de pe ordinea de zi care necesita vot secret, predand secretariatului de sedinta plicurile inchise, ulterior exprimarii si numararii voturilor secrete exprimate de actionarii prezenti/ imputernicitii acestora in Adunarea Generala Ordinara pentru fiecare punct cu vot secret in parte.
De asemenea, Procurile speciale pot fi transmise si prin mijloace electronice la adresa de e-mail shares@promateris.com avand atasata o semnatura electronica extinsa, cu respectarea termenului precizat mai sus.
Actionarii pot fi reprezentati de alte persoane si in temeiul unei imputerniciri generale acordate in conformitate cu dispozitiile Legii nr. 24/2017. Inainte de prima utilizare a acestor imputerniciri, copii certificate pentru conformitate a acestora se depun/ transmit astfel incat sa fie inregistrate la Societate cu respectarea procedurii si a termenului pentru depunerea procurilor speciale, indicat mai sus. In aplicarea prevederilor art. 105 din Legea nr. 24/2017, reprezentantul desemnat de actionar prin procura generala va da la momentul prezentarii la sala de sedinta, inainte de primirea buletinului de vot, o declaratie pe proprie raspundere, ce se va actualiza cu ocazia fiecarei adunari generale desfasurate de Societate, pe perioada de valabilitate a imputernicirii generale, din care sa rezulte ca nu se afla intr-o situatie de conflict de interese potrivit prevederilor legale mentionate.
In cazul votului prin corespondenta pentru Adunarea Generala Ordinara, formularele de vot, completate si semnate, impreuna cu dovada identitatii actionarului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate/pasaport, pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere sau alt act de identitate national recunoscut de Statul Roman pentru cetatenii straini respectiv, in cazul persoanelor juridice, buletinul/cartea de identitate/pasaportul reprezentantului legal, impreuna cu actul constitutiv, extras/certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau alta dovada emisa de o autoritate competenta) pot fi transmise la sediul Societatii prin servicii postale sau de curierat, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la biroul de registratura al Societatii situat la sediul sau pana la data de 2.10.2023, ora 10:00 a.m., intr-un plic master inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”.
In cazul votului prin corespondenta pentru Adunarea Generala Extraordinara, formularele de vot, completate si semnate, impreuna cu dovada identitatii actionarului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate/pasaport, pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere sau alt act de identitate national recunoscut de Statul Roman pentru cetatenii straini respectiv, in cazul persoanelor juridice, buletinul/cartea de identitate/pasaportul reprezentantului legal, impreuna cu actul constitutiv, extras/certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau alta dovada emisa de o autoritate competenta) pot fi transmise la sediul Societatii prin servicii postale sau de curierat, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la biroul de registratura al Societatii situat la sediul sau pana la data de 2 10.2023, ora 11:00 a.m., intr-un plic master inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”
Formularele de vot care nu sunt primite la registratura Societatii situata la sediul acesteia, in limita termenului mentionat mai sus, nu vor fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului si a majoritatii in Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor si Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor.
Dupa completarea si semnarea Formularului de vot prin corespondenta pentru Adunarea Generala Ordinara, pus la dispozitie de Societate, un exemplar original al Formularului de vot va fi depus personal sau transmis prin posta sau curier cu confirmare de primire, astfel incat sa poata fi inregistrat ca primit la biroul de registratura al Societatii, situat la sediul acesteia pana la data de 2 10.2023, ora 10:00 a.m., intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “FORMULAR DE VOT PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023” care la randul lor vor fi puse intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule „FORMULARE DE VOT PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN DATA DE 4/5 OCTOMBRIE 2023”.
Dupa completarea si semnarea Formularului de vot prin corespondenta pentru Adunarea Generala Extraordinara, pus la dispozitie de Societate, un exemplar original al Formularului de vot va fi depus personal sau transmis prin posta sau curier cu confirmare de primire, astfel incat sa poata fi inregistrat ca primit la biroul de registratura al Societatii, situat la sediul acesteia pana la data de 02.10.2023, ora 10:00 a.m., intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “FORMULAR DE VOT PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023” care la randul lor vor fi puse intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule „FORMULARE DE VOT PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN DATA DE 4/5 OCTOMBRIE 2023”.
Pentru asigurarea caracterului secret al exprimarii votului privind punctele de pe ordinea de zi care necesita vot secret, in plicul master inchis se va insera cate un plic inchis continand formularul de vot prin corespondenta pentru fiecare din punctele de pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare pentru care este necesar votul secret, cu mentiunea cu majuscule, dupa cum urmeaza:
- „FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA – VOT SECRET- PUNCTUL 1, DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”.
- „FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA – VOT SECRET- PUNCTUL 2, DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”
- „FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA – VOT SECRET- PUNCTUL 3, DE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”
Secretariatul tehnic desemnat de presedintele Consiliului de Administratie va asigura confidentialitatea votului secret exprimat prin corespondenta, predand secretariatului de sedinta plicurile inchise, ulterior exprimarii si numararii voturilor secrete exprimate de actionarii prezenti/ imputernicitii acestora in Adunarile Generale ale Actionarilor pentru fiecare punct cu vot secret in parte.
Actionarii reprezentand individual sau impreuna mai mult de 5% din capitalul social al Societatii au dreptul, in conditiile legii, sa introduca noi puncte pe ordinea de zi si sa faca propuneri de hotarare pentru punctele incluse sau astfel introduse pe ordinea de zi, in termen de cel mult 15 zile de la data publicarii convocarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a, respectiv pana la data de 11.09.2023. Solicitarile vor fi transmise in scris, la adresa sediului Societatii, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “PROPUNERI PENTRU ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARAE A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”. In cazul in care se propune introducerea unor puncte noi pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor se vor transmite totodata (i) documentele care atesta identitatea actionarului/actionarilor (astfel cum este detaliat mai sus) (ii) propunerile de hotarari cu privire la punctele nou incluse precum si (iii) informatii suplimentare cu privire la punctele propuse, care sa asigure o informare adecvata a tuturor actionarilor referitor la problemele supuse dezbaterii.
Actionarii reprezentand individual sau impreuna mai mult de 5% din capitalul social al Societatii au dreptul, in conditiile legii, sa introduca noi puncte pe ordinea de zi si sa faca propuneri de hotarare pentru punctele incluse sau astfel introduse pe ordinea de zi, in termen de cel mult 15 zile de la data publicarii convocarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a, respectiv pana la data de 11.09.2023. Solicitarile vor fi transmise in scris, la adresa sediului Societatii, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “PROPUNERI PENTRU ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE EXTRAORDINARAE A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”. In cazul in care se propune introducerea unor puncte noi pe ordinea de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor se vor transmite totodata (i) documentele care atesta identitatea actionarului/actionarilor (astfel cum este detaliat mai sus) (ii) propunerile de hotarari cu privire la punctele nou incluse precum si (iii) informatii suplimentare cu privire la punctele propuse, care sa asigure o informare adecvata a tuturor actionarilor referitor la problemele supuse dezbaterii.
Orice actionar interesat are dreptul de a adresa Consiliului de Administratie intrebari referitoare la punctele de pe ordinea de zi a Sedintei AGOA. Intrebarile impreuna cu documentele mentionate mai jos vor fi incluse in plic inchis cu mentiunea in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A, DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”. Societatea va raspunde intrebarilor adresate de catre actionari in cadrul Adunarilor Generale ale Actionarilor. Societatea poate publica raspunsurile la intrebari si pe website-ul sau, www.promateris.com
Orice actionar interesat are dreptul de a adresa Consiliului de Administratie intrebari referitoare la punctele de pe ordinea de zi a Sedintei AGEA. Intrebarile impreuna cu documentele mentionate mai jos vor fi incluse in plic inchis cu mentiunea in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A, DIN 4/5 OCTOMBRIE 2023”. Societatea va raspunde intrebarilor adresate de catre actionari in cadrul Adunarilor Generale ale Actionarilor. Societatea poate publica raspunsurile la intrebari si pe website-ul sau, www.promateris.com
Pentru exercitarea de catre actionari a drepturilor conferite prin prevederile legale aplicabile, privind propunerea de noi puncte si/sau hotarari, adresarea de intrebari, propunerea de candidati pentru functia de membru al Consiliului de Administratie, propunerea de auditor al situatiilor financiare ale Societatii, actionarii vor transmite Societatii propunerile respective in termen de cel mult 15 zile de la data publicarii convocarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV a, respectiv pana la data de 11.09.2023.
In cazul propunerilor privind candidati pentru functia de membru al Consiliului de Administratie, acestea vor fi insotite de: CV-ul candidatului propus, copia cartii de identitate, acceptarea de principiu a nominalizarii ca si candidat pentru functia de membru al Consiliului de Administratie.
In conformitate cu prevederile art. 117 alin. 6 din Legea 31/1990, lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala ale persoanelor propuse pentru functia de administrator se afla la dispozitia actionarilor, putand fi consultata si completata de acestia. Lista finala continand propunerile primite de la actionari privind candidatii pentru ocuparea functiilor de membri ai Consiliului de Administratie va fi facuta disponibila de Societate prin afisarea pe site-ul Societatii, sectiunea Relatia cu Investitorii, la finalul zilei de 11.09.2023, si prin raport curent transmis la finalul zilei de 11.09.2023.
Daca va fi cazul, formularele de Procuri speciale si buletine de vot prin corespondenta actualizate in urma exercitarii de catre actionari a drepturilor prevazute de lege, vor putea fi obtinute, la cerere, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09.00-17.00, de la sediul Societatii, prin fax sau posta, sau direct de pe website-ul Societatii, www.promateris.com incepand cu ziua lucratoare imediat urmatoare publicarii ordinii de zi completate in conformitate cu legea.
Informatii suplimentare se pot obtine la secretariatul Societatii, in zilele lucratoare, intre orele 9:00 – 17:00 sau la adresa de email shares@promateris.com
PROMATERIS S.A.
Prin: CIRCULAR SOLUTIONS S.R.L.
Presedinte CA
Prin: Matei Dimitriu