Convocare AGA Anuala 24.04.2025

CONVOCATOR

AL ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR SOCIETATII

GRAND HOTEL BUCHAREST S.A.

Consiliul de Administratie al Societatii GRAND HOTEL BUCHAREST S.A., persoana juridica romana, cu sediul in Bd. Nicolae Balcescu nr. 4, Sector 1, Bucuresti, Romania, nr. de ordine in registrul comertului: J1996010364407, cod unic de inregistrare: 9019856, atribut fiscal RO, denumita in continuare „Societatea”.

In conformitate cu dispozitiile art. 117 din Legea nr. 31/1990 privind societatile, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, Regulamentului ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, precum si ale Actului constitutiv al Societatii,

Convoaca prin prezenta Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor Societatii, care se va desfasura la sediul Societatii, din Bd. Nicolae Balcescu nr. 4, Sector 1, Bucuresti, in data de 24.04.2025, la orele 10:00.

In situatia in care nu se intruneste cvorumul legal si statutar pentru validitatea deliberarilor, Adunarea Generala Ordinara se va intruni, in a doua convocare, la data de 25.04.2025, la orele 10:00, in acelasi loc, cu aceeasi ordine de zi si Data de Referinta.

La Adunarea Generala Ordinara au dreptul sa participe si sa voteze, potrivit legii, toti actionarii Societatii inregistrati in Registrul actionarilor tinut de Depozitarul Central S.A., la sfarsitul zilei de 14.04.2025, care este stabilita ca Data de Referinta.

ORDINEA DE ZI:

1.      Alegerea secretariatului de sedinta al Adunarii Generale Ordinare, in conformitate cu dispozitiile art. 129 din Legea nr. 31/1990;

2.      Aprobarea raportului anual al Consiliului de Administratie al Societatii;

3.      Aprobarea raportului intocmit de auditorii societatii;

4.      Prezentarea, discutarea si aprobarea situatiilor financiare anuale ale Societatii aferente exercitiului financiar al anului 2024 pe baza rapoartelor prezentate de Consiliul de administratie si de catre auditorii societatii;

5.      Aprobarea descarcarii de gestiune a membrilor Consiliului de Administratie pentru activitatea desfasurata in perioada 1 ianuarie 2024 - 31 decembrie 2024, pe baza rapoartelor prezentate;

6.      Alegerea unui nou membru in Consiliul de Administratie al Societatii, ca urmare a expirarii mandatului domnului Horia Georgescu, pentru o perioada de 2 ani, incepand cu data de 02.06.2025.

7.      Prezentarea, discutarea si aprobarea bugetului de venituri si cheltuieli si planul de activitate al Societatii pentru exercitiul financiar 2025.

8.      Aprobarea propunerii Consiliului de Administratie al Societatii privind inregistrarea rezultatului net din exercitiul financiar 2024 in contul „rezultatul reportat”.

9.      Aprobarea numirii auditorului financiar pentru un mandat de un an. Propunerea consiliului de administratie este societatea Cleveraudit S.R.L. Fixarea remuneratiei auditorului financiar;

10.  Aprobarea datei de 11.05.2025 ca Data de Inregistrare, pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrange hotararea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor si stabilirea datei de 10.05.2025 ca Ex-date;

11.  Imputernicirea oricarui membru al Consiliului de Administratie al Societatii cu indeplinirea tuturor formalitatilor pentru ducerea la indeplinire a hotararilor Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor.

*

*         *

1. Documentele aferente Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor

Incepand cu data de 24.03.2025 pot fi descarcate de pe website-ul Societatii www.grandhotelbucharest.ro sau pot fi studiate ori obtinute, la cerere, in fiecare zi lucratoare, intre orele 10.00-16.00, de la sediul Societatii, prin fax sau posta, persoana de contact Andreea Nica, nr. de telefon 0731008233 urmatoarele documente:
 

• Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor;
• Formularele de Procuri speciale pentru reprezentarea actionarilor in Adunarile Generale ale Actionarilor, respectiv cele pentru exercitarea dreptului de vot prin corespondenta;
• Formularele de procuri generale si formularele de buletine de vot;
• Documentele si materialele informative referitoare la problemele/aspectele incluse pe ordinea de zi;
• Numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii in conformitate cu dispozitiile art. 188 alin. (1) lit. b din Regulamentul ASF nr. 5/2018;
• Proiectele de hotarari pentru Adunarile Generale.

Actionarii vor putea solicita in scris copii ale acestor documente. Exercitarea acestui drept se va face cu respectarea modalitatilor de transmitere si a procedurii de identificare a actionarilor mentionate mai jos pentru cazul exercitarii drepturilor privind completarea ordinii de zi a adunarii, respectiv transmiterea proiectelor de hotarare.

2. Dreptul actionarilor de a introduce noi puncte pe ordinea de zi a adunarii, de a propune candidati pentru functia de administrator si de a face propuneri de hotarari pentru punctele de pe ordinea de zi a adunarii

Actionarii reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii, au dreptul, in conditiile legii, sa introduca noi puncte pe ordinea de zi, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau un proiect de hotarare propus spre adoptare de adunarea generala, precum si sa faca propuneri de hotarari pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi.

Propunerile privind candidatii pentru postul de administrator vor putea fi formulate potrivit art. 137¹ alin. (2) din Legea nr. 31/1990R de catre membrii actuali ai consiliului de administratie sau de catre actionari, urmand a fi transmise societatii pana la data de 10.04.2025, conform prevederilor art. 117¹ din Legea nr. 31/1990R.

In cazul in care actionarii doresc sa formuleze propuneri de candidaturi pentru postul de membru al Consiliului de Administratie al societati, in cerere vor fi incluse informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a/ale persoanelor propuse pentru functiile respective.

Data-limita pana la care se pot face propunerile privind candidatii pentru posturile de administratori este 10.04.2025.

Lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala ale persoanelor propuse pentru functia de administrator va putea fi consultata si va putea fi completata de catre actionari.

Propunerile de completare a ordinii de zi si de prezentare a proiectelor de hotarari pentru punctele incluse sau propuse pentru a fi incluse pe ordinea de zi, formulate in conformitate cu prevederile art. 117¹ din Legea nr. 31/1990, art. 105 alin. (3) si (5) din Legea 24/2017 si art. 189 din Regulamentul ASF nr. 5/2018, vor fi depuse la sediul Societatii pana la data de 10.04.2025.

Data pana la care actionarii au posibilitatea de a-si exercita aceste drepturi este data de 10.04.2025, care va fi publicata pe site-ul societatii, la adresa  www.grandhotelbucharest.ro .

Cererile/propunerile vor fi trimise prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire/curierat, in plic, astfel incat sa fie inregistrate la sediul Societatii pana la data de 10.04.2025, mentionand pe plic PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA  A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24/25.04.2025.

•           Pentru identificarea si dovedirea calitatii de actionar, persoanele care transmit propuneri de completare a ordinii de zi si de prezentare a proiectelor de hotarari pentru punctele incluse sau propuse a fi incluse pe ordinea de zi sau care adreseaza intrebari vor anexa solicitarii urmatoarele documente emise de Depozitarul Central sau, dupa caz, de catre participantii definiti la art. 2 alin. (1) pct. 19 din Regulamentul (UE) nr. 909/2014 al Parlamentului European si al Consiliului la 23 iulie 2014 privind imbunatatirea decontarii titlurilor de valoare in Uniunea Europeana si privind depozitarii centrali de titluri de valoare si de modificare a Directivelor 98/26/CE si 2014/65/UE si a Regulamentului (UE) nr. 236/2012, care furnizeaza servicii de custodie:

- un extras de cont din registrul actionarilor, din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni pe care le detine;

- documente care atesta inscrierea informatiilor privind reprezentantul legal la Depozitarul Central/ respectivii participanti.

In cazul in care actionarul persoana juridica/entitate fara personalitate juridica nu a furnizat Depozitarului Central informatiile privind reprezentantul sau (astfel incat acesta sa se regaseasca in Registrul actionarilor furnizat de Depozitarul Central pentru data de referinta), acesta trebuie sa transmita suplimentar un certificat constatator eliberat de registrul comertului / orice alt document emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat, care atesta calitatea de reprezentant legal a semnatarului propunerii / intrebarilor, transmis in original sau copie conforma cu originalul.

Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de o traducere, realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza. Nu este necesara legalizarea sau apostilarea documentelor intocmite intr-o limba straina.

Ordinea de zi revizuita va fi publicata, daca este cazul, conform prevederilor legale.

3. Intrebari referitoare la AGA

Orice actionar interesat are dreptul de a adresa Consiliului de Administratie intrebari in scris referitoare la punctele de pe ordinea de zi. Intrebarile vor putea fi transmise prin servicii de curierat / posta mentionand pe plic PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA  A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24/25.04.2025, la sediul societatii sau prin e-mail la adresa office@grandhotelbucharest.ro

In conditiile legii, raspunsurile vor fi disponibile pe website-ul Societatii www.grandhotelbucharest.ro sau in cadrul sedintei AGOA. Pentru buna organizare a AGOA si pentru a putea raspunde actionarilor, se recomanda ca intrebarile sa fie adresate cu cel putin 2 zile inainte de data tinerii sedintei, respectiv pana la data de 22.04.2025.

4. Participarea la AGA

Regulile aplicabile participarii la sedinta AGOA sunt:

(i)     La Adunarea Generala Ordinara sunt indreptatiti sa participe si isi pot exercita dreptul de vot si celelalte drepturi numai actionarii inregistrati in Registrul Actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central la Data de Referinta, conform prevederilor legale si ale Actului Constitutiv, personal sau pe baza de imputernicire generala sau speciala, respectiv prin reprezentanti legali in cazul persoanelor juridice, sau in toate cazurile prin corespondenta pe baza buletinului de vot prin corespondenta.

(ii)   Accesul si/sau votul prin corespondenta al actionarilor indreptatiti sa participe la Adunarea Generala este permis prin simpla proba a identitatii acestora, facuta, in cazul actionarilor persoane fizice, ori reprezentantilor legali ai persoanelor juridice cu actul de identitate sau, in cazul persoanelor juridice si al persoanelor fizice reprezentate, cu procura generala sau speciala data persoanei fizice care le reprezinta.

(iii) Fiecare actionar inregistrat la Data de Referinta are dreptul de a desemna orice alta persoana fizica sau juridica, cu exceptia administratorilor, in calitate de reprezentant pentru a participa si a vota in numele sau in cadrul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor. Reprezentantul se bucura de aceleasi drepturi de a lua cuvantul si de a pune intrebari in Adunarea Generala Ordinara de care s-ar bucura actionarul pe care il reprezinta. Pentru a putea fi desemnat ca reprezentant, respectiva persoana trebuie sa aiba capacitate deplina de exercitiu.

(iv) Un actionar poate desemna o singura persoana sa il reprezinte la Adunarea Generala Ordinara. Daca un actionar detine actiuni ale unei societati in mai multe conturi de valori mobiliare, aceasta restrictie nu il va impiedica sa desemneze un reprezentant separat pentru actiunile detinute in fiecare cont de valori mobiliare cu privire la Adunarea Generala Ordinara. Aceasta prevedere nu aduce atingere dispozitiilor paragrafului de mai jos.

(v)   Pentru punctele de pe ordinea de zi care necesita votul secret, acesta va fi exprimat in secret prin utilizarea de buletine de vot individuale, in prealabil semnate si stampilate spre neschimbare de catre un reprezentant al Societatii. Fiecare buletin de vot mentioneaza numele actionarului, numarul de actiuni cu drept de vot detinute de acesta si participarea aferenta la capitalul social si contine de asemenea spatiul aferent pentru a se putea indica acordarea votului favorabil sau contrar punctelor de pe ordinea de zi. Buletinele de vot sunt inmanate fiecaruia dintre actionarii prezenti personal si mandatarilor actionarilor reprezentati de catre secretarii tehnici la inceputul sedintei. In cazul votului prin corespondenta, secretul votului va fi asigurat prin deschiderea corespondentei doar dupa exprimarea votului in secret de catre actionarii prezenti personal sau de catre mandatarii actionarilor reprezentanti pentru respectivele puncte de pe ordinea de zi.

(vi) Un actionar nu va putea sa exprime voturi diferite in baza actiunilor detinute de acesta la aceeasi societate.

(vii)                                Actionarii vor putea participa si vota la adunarea generala in baza unei  imputerniciri generale, data de un actionar, in calitate de client, unui intermediar definit conform art. 2 alin. (1) pct. 19 din Legea nr. 24/2017 sau unui avocat, fara ca Societatea sa solicite alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca imputernicirea generala respecta prevederile art. 205 din Regulamentul ASF nr. 5/2018, este semnata de respectivul actionar si este insotita de o declaratie pe proprie raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicirea generala, din care sa reiasa ca:

a)      imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;

b)      imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.

(viii)                              Declaratia data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicirea generala trebuie depusa la societate in original, semnata si, dupa caz, stampilata, odata cu imputernicirea generala, cel tarziu cu 48 de ore anterior datei adunarii generale a actionarilor, la prima convocare (respectiv pana la 22.04.2025, ora 10:00), in cazul primei utilizari.

(ix) Actionarii pot acorda o imputernicire generala valabila pentru o perioada care nu va depasi trei ani, permitand reprezentantului desemnat sa voteze cu privire la toate  aspectele aflate in dezbaterea adunarii generale a actionarilor societatii, cu conditia ca imputernicirea generala sa fie acordata de catre actionar, in calitate de client, unui intermediar definit conform art. 2 alin. (1) pct. 19 din Legea nr. 24/2017 sau unui avocat.

(x)    Actionarii nu pot fi reprezentati in adunarea generala a actionarilor, pe baza unei imputerniciri generale, de catre o persoana care se afla intr-o situatie de conflict de interese, in conformitate cu dispozitiile art.105 alin. (15) din Legea nr. 24/2017.

(xi)  Imputernicirile generale se depun la societate cu 48 de ore inainte de adunarea generala (cel tarziu pana la data de 22.04.2025, ora 10:00), in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul, sub semnatura reprezentantului. Anterior depunerii imputernicirilor speciale sau generale, actionarii pot notifica societatea in legatura cu desemnarea unui reprezentant, prin transmiterea unui e-mail la adresa office@grandhotelbucharest.ro.

(xii)                                Pentru votul prin reprezentare in baza unei imputerniciri speciale trebuie utilizate formularele de imputernicire speciala puse la dispozitie de societate, conform prevederilor art. 187 pct. 6 lit. b) din Regulamentul ASF nr. 5/2018. Formularele de imputernicire speciala vor fi disponibile in limba romana si engleza incepand cu data de 24.03.2025 la sediul central al societatii si pe website-ul societatii www.grandhotelbucharest.ro

(xiii)                              Orice actionar are obligatia sa dea in cadrul formularului de Imputernicire speciala instructiuni specifice de vot persoanei care il reprezinta, pentru fiecare punct inscris pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor.

(xiv)                              Procura sau Imputernicirea speciala este valabila doar pentru Adunarea Generala Ordinara pentru care a fost solicitata (singura exceptie fiind valabilitatea sa pentru cea de-a doua convocare a aceleiasi Adunari Generale in cazul in care Adunarea nu se intruneste legal si statutar la prima convocare),.

(xv)                                O persoana care actioneaza in calitate de reprezentant poate reprezenta mai multi actionari, numarul actionarilor astfel reprezentati nefiind limitat. In cazul in care un reprezentant detine procuri diferite conferite de mai multi actionari, acesta are dreptul sa voteze pentru un actionar in mod diferit fata de votul pentru un alt actionar. Persoana care reprezinta mai multi actionari pe baza de procuri speciale exprima voturile persoanelor reprezentate prin totalizarea numarului de voturi „pentru”, „impotriva” si „abtinere” fara a le compensa. Voturile astfel exprimate sunt validate pe baza exemplarului trei al procurilor.

(xvi)                              Actionarii vor completa si semna imputernicirile speciale in trei exemplare originale: unul pentru actionar, unul pentru reprezentant si unul pentru societate. Exemplarul pentru societate, completat si semnat, se va depune personal sau se va transmite:

a)  prin orice forma de curierat, in original, impreuna cu documentele insotitoare la sediul central al societatii din Bucuresti, Bd. Nicolae Balcescu nr. 4, Sector 1, astfel incat sa poata fi inregistrat la societate cel tarziu pana la data de 22.04.2025, orele 10:00, sub sanctiunea pierderii dreptului de vot.

b)  prin e-mail - cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform dispozitiilor  Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa office@grandhotelbucharest.ro, cel tarziu pana la data de 22.04.2025, orele 10:00, sub sanctiunea pierderii dreptului de vot.