Nr. 1623/20 martie 2024
CATRE: AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIARA
BURSA DE VALORI BUCURESTI
Raport curent conform Regulamentului ASF nr.5/2018
Data raportului: 20.03.2024
ROMPETROL RAFINARE S.A.
Numar de ordine in Registrului Comertului: J13/534/1991
Cod Unic de Inregistrare: 1860712
Capital subscris si varsat: 2.655.920.572,60 lei
Piata reglementata pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare: Bursa de Valori BUCURESTI (simbol de piata RRC)
Eveniment important de raportat: Decizia nr. 2 a Consiliului de Administratie din data de 20 martie 2024 cu privire la convocarea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor („AGOA”) Rompetrol Rafinare S.A. pentru data de 26 aprilie 2024 (29 aprilie 2024 – a doua convocare).
Consiliul de Administratie al societatii Rompetrol Rafinare S.A. (denumita in continuare “Societatea” sau “ RRC”), reunit in sedinta din data de 20 martie 2024, a hotarat convocarea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, in data de 26 aprilie 2024 (prima convocare), de la ora 11:00, respectiv in data de 29 aprilie 2024 (a doua convocare), de la ora 11:00 pentru toti actionarii inscrisi in Registrul Actionarilor Societatii, tinut de societatea Depozitarul Central S.A. Bucuresti, la sfarsitul zilei de 16 aprilie 2024, considerata Data de Referinta pentru aceasta adunare.
Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor are urmatoarea ordine de zi:
1. Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Individuale ale Rompetrol Rafinare S.A. la data si pentru exercitiul incheiat la 31 decembrie 2023, intocmite in conformitate cu Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2844/2016 pentru aprobarea Reglementarilor contabile conforme cu Standardele Internationale de Raportare Financiara, modificat si completat ulterior, pe baza Raportului Anual al Consiliului de Administratie pentru anul 2023 intocmit in conformitate cu prevederile Regulamentului ASF nr. 5/2018, si a Raportului Auditorului Financiar Independent intocmit de Ernst & Young Assurance Services S.R.L. asupra Situatiilor Financiare Anuale Individuale ale Rompetrol Rafinare la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2023.
2. Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Consolidate ale Rompetrol Rafinare S.A. la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2023 (incluzand situatiile financiare ale Rompetrol Rafinare S.A. si cele ale subsidiarelor: Rompetrol Downstream S.R.L., Rom Oil S.A., Rompetrol Quality Control S.R.L., Rompetrol Logistics S.R.L. (impreuna cu subsidiara Rompetrol Gas S.R.L.) si Rompetrol Petrochemicals S.R.L., intocmite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara (IFRS) adoptate de catre Uniunea Europeana, cu modificarile ulterioare, pe baza Raportului Consiliului de Administratie pentru anul 2023 si a Raportului Auditorului Financiar Independent asupra Situatiilor Financiare Anuale Consolidate la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2023.
3. Aprobarea descarcarii de gestiune a tuturor administratorilor Societatii pentru activitatea desfasurata in exercitiul financiar 2023, pe baza rapoartelor prezentate.
4. Aprobarea urmatoarelor documente:
4.1 Bugetul de Venituri si Cheltuieli aferent anului 2024;
4.2 Programul de productie al Societatii pentru anul 2024;
4.3 Bugetul de investitii pentru anul 2024.
5. Alegerea a 3 noi membrii ai Consiliului de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. pentru un mandat incepand cu data prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor din 26/29 aprilie 2024 si care va expira la data de 30 aprilie 2026 (data expirarii mandatului actualilor membri ai Consiliului de Administratie).
6. Supunerea Raportului de Remunerare a structurii de conducere a Societatii, aferent exercitiului financiar 2023, votului consultativ al AGOA, avand in vedere prevederile art. 107, paragraful (6) din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, republicata.
7. Aprobarea remuneratiei lunare brute datorate pentru exercitiul financiar 2024 membrilor Consiliului de Administratie, precum si stabilirea limitei generale a remuneratiilor suplimentare ale membrilor Consiliului de Administratie carora le-au fost acordate functii specifice in cadrul Consiliului de Administratie.
8. Aprobarea renumirii Ernst & Young Assurance Services SRL, societate cu raspundere limitata infiintata si care functioneaza in conformitate cu legislatia din Romania, avand sediul social in Bucuresti, cladirea Bucharest Tower Center, bd. Ion Mihalache nr. 15-17, etaj 21, sector 1, Romania, inregistrata la Registrul Comertului sub numarul J40/5964/1999, cod unic de inregistrare (CUI) 11909783, membru al Autoritatii pentru Supraveghere Publica a Activitatii de Audit Statutar cu nr. de autorizatie FA77 din data de 15 august 2001, ca auditor financiar al Rompetrol Rafinare S.A., pe o perioada de 1 (un) an, respectiv pentru auditarea situatiilor financiare ale Societatii pentru exercitiul financiar 2024, durata contractului de prestari servicii de audit fiind de 1 (un) an.
9. Aprobarea datei de: (i) 21 mai 2024 ca Data de Inregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; si (ii) 20 mai 2024 ca Data „Ex Date”, data de la care instrumentele financiare se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din AGOA RRC, conform art. 2 alin. 2 lit. l) din Regulamentul nr. 5/2018.
10. Imputernicirea domnului Florian-Daniel Pop, Director General al Societatii, pentru a incheia si/sau semna in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii hotararile care urmeaza a fi adoptate de prezenta AGOA si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate, avand posibilitatea submandatarii de terte persoane.
Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor din 26/29 aprilie 2024 si documentele aferente punctelor de pe ordinea de zi a acestor adunari vor fi puse la dispozitia actionarilor in conformitate cu prevederile legale si statutare aplicabile, incepand cu data de 26.03.2024, atat in format electronic pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Sectiunea Relatia cu Investitorii subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/ Adunarea Generala a Actionarilor din anul curent, cat si in format fizic la sediul social al Societatii.
Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Societatii din 26/29 aprilie 2024 urmeaza a fi publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a si intr-un ziar de larga raspandire.
Convocarea AGOA a fost aprobata de Consiliul de Administratie in sedinta din data de 20 martie 2024.
Anexa:
- Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Rompetrol Rafinare la data de 26/29 aprilie 2024.
Presedinte al Consiliului de Administratie
al Rompetrol Rafinare S.A.
Batyrzhan Tergeussizov
CONVOCATOR
Consiliul de Administratie al societatii ROMPETROL RAFINARE S.A., denumita in continuare “Societatea”, cu sediul in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, avand nr. de ordine in Registrul Comertului Constanta J13/534/1991, cod unic de inregistrare 1860712, intrunit in data de 20 martie 2024, in temeiul art. 117 din Legea nr. 31/1990 privind societatile, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, republicata, Regulamentului Autoritatii de Supraveghere Financiara (A.S.F.) nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, precum si a Actului Constitutiv al Societatii,
CONVOACA
Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor (denumita „AGOA” sau „Adunarea”), in data de 26 aprilie 2024, cu incepere de la ora 11:00 (ora Romaniei), la sediul Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta.
In cazul in care, la data mentionata mai sus nu se intruneste cvorumul prevazut de lege si de Actul Constitutiv al Societatii pentru tinerea AGOA, Consiliul de Administratie convoaca si fixeaza, in temeiul art. 118 din Legea nr. 31/1990, cea de-a doua sedinta AGOA pentru data de 29 aprilie 2024, cu incepere de la ora 11.00 (ora Romaniei), la sediul Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, avand aceeasi ordine de zi.
Doar persoanele inregistrate ca actionari in registrul actionarilor Societatii detinut de Depozitarul Central S.A. la sfarsitul zilei de 16 aprilie 2024 (Data de referinta) au dreptul de a participa si de a-si exprima votul in AGOA. In eventualitatea unei a doua convocari a AGOA, Data de Referinta ramane aceeasi.
Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor are urmatoarea ordine de zi:
1. Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Individuale ale Rompetrol Rafinare S.A. la data si pentru exercitiul incheiat la 31 decembrie 2023, intocmite in conformitate cu Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2844/2016 pentru aprobarea Reglementarilor contabile conforme cu Standardele Internationale de Raportare Financiara, modificat si completat ulterior, pe baza Raportului Anual al Consiliului de Administratie pentru anul 2023 intocmit in conformitate cu prevederile Regulamentului ASF nr. 5/2018, si a Raportului Auditorului Financiar Independent intocmit de Ernst & Young Assurance Services S.R.L. asupra Situatiilor Financiare Anuale Individuale ale Rompetrol Rafinare la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2023.
2. Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Consolidate ale Rompetrol Rafinare S.A. la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2023 (incluzand situatiile financiare ale Rompetrol Rafinare S.A. si cele ale subsidiarelor: Rompetrol Downstream S.R.L., Rom Oil S.A., Rompetrol Quality Control S.R.L., Rompetrol Logistics S.R.L. (impreuna cu subsidiara Rompetrol Gas S.R.L.) si Rompetrol Petrochemicals S.R.L., intocmite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara (IFRS) adoptate de catre Uniunea Europeana, cu modificarile ulterioare, pe baza Raportului Consiliului de Administratie pentru anul 2023 si a Raportului Auditorului Financiar Independent asupra Situatiilor Financiare Anuale Consolidate la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2023.
3. Aprobarea descarcarii de gestiune a tuturor administratorilor Societatii pentru activitatea desfasurata in exercitiul financiar 2023, pe baza rapoartelor prezentate.
4. Aprobarea urmatoarelor documente:
4.1.Bugetul de Venituri si Cheltuieli aferent anului 2024;
4.2.Programul de productie al Societatii pentru anul 2024;
4.3.Bugetul de investitii pentru anul 2024.
5. Alegerea a 3 noi membrii ai Consiliului de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. pentru un mandat incepand cu data prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor din 26/29 aprilie 2024 si care va expira la data de 30 aprilie 2026 (data expirarii mandatului actualilor membri ai Consiliului de Administratie).
6. Supunerea Raportului de Remunerare a structurii de conducere a Societatii, aferent exercitiului financiar 2023, votului consultativ al AGOA, avand in vedere prevederile art. 107, paragraful (6) din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, republicata.
7. Aprobarea remuneratiei lunare brute datorate pentru exercitiul financiar 2024 membrilor Consiliului de Administratie, precum si stabilirea limitei generale a remuneratiilor suplimentare ale membrilor Consiliului de Administratie carora le-au fost acordate functii specifice in cadrul Consiliului de Administratie.
8. Aprobarea renumirii Ernst & Young Assurance Services SRL, societate cu raspundere limitata infiintata si care functioneaza in conformitate cu legislatia din Romania, avand sediul social in Bucuresti, cladirea Bucharest Tower Center, bd. Ion Mihalache nr. 15-17, etaj 21, sector 1, Romania, inregistrata la Registrul Comertului sub numarul J40/5964/1999, cod unic de inregistrare (CUI) 11909783, membru al Autoritatii pentru Supraveghere Publica a Activitatii de Audit Statutar cu nr. de autorizatie FA77 din data de 15 august 2001, ca auditor financiar al Rompetrol Rafinare S.A., pe o perioada de 1 (un) an, respectiv pentru auditarea situatiilor financiare ale Societatii pentru exercitiul financiar 2024, durata contractului de prestari servicii de audit fiind de 1 (un) an.
9. Aprobarea datei de: (i) 21 mai 2024 ca Data de Inregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; si (ii) 20 mai 2024 ca Data „Ex Date”, data de la care instrumentele financiare se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din AGOA RRC, conform art. 2 alin. 2 lit. l) din Regulamentul nr. 5/2018.
10. Imputernicirea domnului Florian-Daniel Pop, Director General al Societatii, pentru a incheia si/sau semna in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii hotararile care urmeaza a fi adoptate de prezenta AGOA si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate, avand posibilitatea submandatarii de terte persoane.
***
PRECIZARI PRIVIND SEDINTA AGOA
a) Dreptul actionarilor de a participa la Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor
Data de Referinta este data de 16 aprilie 2024.
Numai persoanele care sunt actionari ai Rompetrol Rafinare inregistrati la aceasta data in Registrul Actionarilor Societatii, tinut si eliberat de Depozitarul Central S.A. sunt indreptatiti sa participe si isi pot exercita dreptul de vot in cadrul prezentei Adunari, conform prevederilor legale, personal (prin reprezentantii legali) sau prin reprezentant (pe baza de Imputernicire speciala/ generala sau Declaratie pe propria raspundere data de custode) cu restrictiile legale, sau, inainte de Adunarea Generala Ordinara, prin corespondenta (pe baza de Buletin de vot prin corespondenta).
De asemenea, un actionar poate fi reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, care va putea vota in adunarea generala a actionarilor pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in AGOA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.
Accesul in sala de sedinte si/sau votul prin corespondenta al actionarilor indreptatiti sa participe la data fixata pentru desfasurarea AGOA este permis prin simpla proba a identitatii acestora facuta, in cazul actionarilor persoane fizice, cu actul de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini) si, in cazul persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini).
Reprezentantii actionarilor persoane fizice vor fi identificati pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de catre actionarul persoana fizica respectiv sau Declaratia pe propria raspundere data de custode si semnata de reprezentantul legal al acestuia.
Reprezentantii actionarilor persoane juridice isi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, Pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de reprezentantul legal al actionarului persoana juridica respectiv sau Declaratia pe propria raspundere data de custode si semnata de reprezentantul legal al acestuia.
Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal, se constata in baza listei actionarilor Rompetrol Rafinare de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A.
In situatia in care: i) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate (astfel incat Registrul Actionarilor la Data de Referinta sa reflecte acest lucru), atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/Pasaport/ permis de sedere); ii) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor Rompetrol Rafinare S.A. de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentei Adunari).
Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Informatii privind Imputernicirile generale, Imputernicirile speciale, Buletinele de vot prin corespondenta si Declaratiile pe proprie raspundere sunt prezentate la pct. c) - e) de mai jos.
b) Documente aferente si in legatura cu ordinea de zi a AGOA
Incepand cu data de 26 martie 2024, urmatoarele documente pot fi descarcate de pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Sectiunea Relatia cu Investitorii/Adunarea Generala a Actionarilor, sau pot fi obtinute, la cerere, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 – 16:00, de la sediul Societatii, prin fax sau prin posta:
- Convocatorul AGOA (disponibil in limba romana si limba engleza);
- Formularele de Imputerniciri speciale pentru reprezentarea actionarilor in AGOA, formulare care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza);
- Formularele de Buletine de vot prin corespondenta pentru participarea si exprimarea votului actionarilor in AGOA, care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza);
- Documentele si materialele informative referitoare la punctele de pe ordinea de zi a AGOA;
- Proiectele de hotarari pentru punctele de pe ordinea de zi a AGOA.
Daca va fi cazul, ordinea de zi completata va fi publicata pana cel tarziu la data de 15 aprilie 2024, potrivit prevederilor legale.
c) Votul prin reprezentant in baza unei imputerniciri generale
In temeiul art. 105, alin. (10) din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, reprezentarea actionarilor in AGA se poate face si prin alte persoane decat actionarii, in baza unei imputerniciri speciale sau generale. Astfel, actionarul poate acorda o imputernicire generala a carei durata de valabilitate nu va depasi 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare, permitand reprezentantului sau a vota in toate aspectele aflate in dezbaterea adunarilor generale ale actionarilor a unuia sau mai multor emiteti identificati in imputernicire, in mod individual sau printr-o formulare generica referitoare la o anumita categorie de emitenti, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie, cu conditia ca imputernicirea sa fie acordata de catre actionar, in calitate de client, unui intermediar, in conformitate cu prevederile legale sau unui avocat.
Pentru validitatea mandatului, mandatarul trebuie sa aiba calitatea fie de intermediar (conform prevederilor art 2 alin. (1) pct. (19) din Legea nr. 24/2017, republicata), fie de avocat, iar actionarul este client al acestora. De asemenea, mandatarul nu trebuie sa se afle intr-un conflict de interese, in conformitate cu dispozitiile art. 105 alin. (15) din Legea nr. 24/2017, republicata, si anume:
a) este actionar majoritar al Rompetrol Rafinare sau a unei alte persoane controlate de respectivul actionar;
b) este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Rompetrol Rafinare, al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul actionar;
c) este un angajat sau un auditor al ocietatii ori al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul actionar;
d) este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute mai sus.
Mandatarul nu poate fi substituit de o alta persoana decat in cazul in care acest drept i-a fost conferit in mod expres de catre actionar in imputernicire, fara ca aceasta sa afecteze dreptul actionarului de a desemna prin imputernicire unul sau mai multi imputerniciti supleanti, care sa ii asigure reprezentarea in AGA. In conditiile in care mandatarul este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul sau de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai.
Societatea nu impune un anumit format pentru Imputernicirea generala.
Impreuna cu Imputernicirea generala, actionarii vor transmite Societatii declaratia pe proprie raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin procura generala, semnata in original si, dupa caz, stampilata, din care sa reiasa ca:
a) Imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;
b) Imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.
Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata pe baza urmatoarelor documente prezentate Societatii de catre actionar, emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiti la art. 2 alin. (1) pct 19 din Legea nr. 24/2017, republicata, care furnizeaza servicii de custodie:
a) extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;
b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarului Central S.A./ respectivii intermediari (in cazul actionarilor persoane juridice).
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Inainte de prima lor utilizare, Imputernicirile generale, insotite de documentele aferente, se vor depune/expedia, in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24 aprilie 2024, ora 11:00 (ora Romaniei), mentionand pe plic in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 26/29 APRILIE 2024”. Imputernicirile generale in copie certificate vor fi retinute de Societate, facandu-se mentiune despre acestea in procesul verbal al AGOA. Imputernicirile generale sunt valabile pentru o perioada care nu va putea depasi 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare.
Imputernicirile generale, insotite de documentele aferente, pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa de email Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24 aprilie 2024, ora 11:00 (ora Romaniei), mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 26/29 APRILIE 2024”.
Verificarea si validarea Imputernicirilor generale depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic, acesta urmand a pastra in siguranta inscrisurile.
d) Votul prin reprezentant in baza unei imputerniciri speciale si votul prin corespondenta
Actionarii pot participa personal sau pot fi reprezentati in cadrul AGOA de un reprezentant desemnat („Mandatar”) caruia i s-a acordat o imputernicire speciala, pe baza formularului de imputernicire speciala pus la dispozitie de Societate, in conformitate cu art. 105 alin. (12) din Legea nr. 24/2017, republicata.
Imputernicirile speciale trebuie completate de catre actionar (in trei exemplare originale: un formular pentru actionar, unul pentru mandatar si unul pentru RRC), semnate si trebuie sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGOA pentru care Mandatarul urmeaza sa voteze in numele actionarului, cu precizarea clara a optiunii de vot (adica vot „pentru” sau „impotriva” sau, dupa caz sa mentioneze abtinere”). Un actionar poate fi reprezentat in AGOA de catre un singur Mandatar, avand o imputernicire speciala acordata doar pentru AGOA din data de 26/29.04.2024.
Actionarii Societatii inregistrati la Data de Referinta in registrul actionarilor eliberat de Depozitarul Central S.A. au posibilitatea de a vota prin corespondenta, inainte de AGOA, prin utilizarea formularului de buletin de vot pentru votul prin corespondenta.
Formularele de imputernicire speciala si Buletinele de vot prin corespondenta, atat in limba in romana cat si in limba engleza, se pot obtine de la sediul Societatii, situat la adresa mentionata mai sus la capitolul “Documente aferente AGA” sau pot fi descarcate de pe website-ul Societatii, https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, la sectiunea Relatii cu Investitorii/ Adunarea Generala a Actionarilor incepand cu data de 26 martie 2024.
Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta trebuie sa aiba formatul pus la dispozitie de Societate si sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi (adica vot “Pentru” sau vot “Impotriva” sau, dupa caz, sa mentioneze “Abtinere”).
Votul prin corespondenta poate fi exprimat prin Buletinul de vot prin corespondenta si de catre reprezentantul actionarului, numai in situatia in care acesta:
a) a primit din partea actionarului pe care il reprezinta o imputernicire speciala/generala, care se depune la Societate in forma prevazuta de reglementarile legale si termenul precizat in convocator, sau
b) reprezentantul este o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta putand vota exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primate de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.
Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal al actionarilor persoane juridice se constata in baza listei actionarilor Rompetrol Rafinare S.A. primite de la Depozitarul Central S.A., de la Data de Referinta.
In situatia in care: i) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate, atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/Pasaport/ permis de sedere); ii) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor Societatii de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Imputernicirii speciale/Buletinului de vot prin corespondenta (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentei Adunari).
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Pentru punctele 3 si 5 de pe ordinea de zi, pentru care votul este secret, se vor folosi formularele de Imputernicire speciala/Buletin de vot prin corespondenta dedicate acestor puncte, disponibilizate de Societate; pentru celelalte puncte (anume punctele 1, 2, 4.1, 4.2, 4.3, 6, 7, 8, 9 si 10 de pe ordinea de zi a AGOA), se vor folosi formularele de Imputernicire speciala/Buletin de vot prin corespondenta dedicate acestor puncte, disponibilizate, de asemenea, de Societate.
La completarea Imputernicirilor speciale/Buletinelor de vot prin corespondenta, actionarii sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor, sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii ordinii de zi a AGOA cu noi puncte sau propuneri de hotarari, caz in care ordinea de zi va fi completata si pusa la dispozitie prin metodele aratate la pct. b) incepand cu data de 15 aprilie 2024.
Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta dedicate punctelor 3 si 5, completate de actionari sau dupa caz, de reprezentantii actionarilor, cu optiunile de vot ale acestora (respectiv vot “Pentru”, vot “Impotriva”, sau dupa caz, mentiunea “Abtinere”), semnate, in original, insotite de documentele aferente, se va introduce intr-un plic separat, inchis, mentionand pe plic in clar “Confidential – Instructiuni de vot secret pentru punctele 3 si 5 – pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/29 aprilie 2024” si care va fi introdus, la randul lui, in plicul continand Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta dedicate celorlalte puncte de pe ordinea de zi a AGOA si documentele aferente; acestea vor fi transmise pentru a fi inregistrate la registratura Societatii pana cel tarziu in data de 24 aprilie 2024, ora 11:00 (ora Romaniei), mentionand pe plic in clar “IMPUTERNICIRI SPECIALE/BULETINE DE VOT PRIN CORESPONDENTA - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 26/29 APRILIE 2024”.
Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, republicata, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, astfel:
- Imputernicirea speciala/Buletinul de vot prin corespondenta dedicate punctelor 3 si 5, completate de actionari sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor cu optiunile acestora (vot “Pentru”, vot “Impotriva” sau, dupa caz, mentiunea “Abtinere”), semnate, avand atasata semnatura electronica extinsa, si documentele aferente se vor transmite intr-un email separat, mentionand la subiect “Confidential - Instructiuni de vot secret pentru punctele 3 si 5 – pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/29 aprilie 2024”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24 aprilie 2024, ora 11:00 (ora Romaniei);
- Imputernicirea speciala/ Buletinul de vot prin corespondenta dedicate punctelor 1, 2, 4.1, 4.2, 4.3, 6, 7, 8, 9 si 10 de pe ordinea de zi completate de actionari sau, dupa caz, de reprezentantii actionarilor cu optiunile acestora (vot “Pentru”, vot “Impotriva” sau, dupa caz, mentiunea “Abtinere”), semnate, avand atasata semnatura electronica extinsa, insotite de documentele aferente, se vor transmite intr-un e-mail, mentionand la subiect “Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/29 aprilie 2024”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24 aprilie 2024, ora 11:00 (ora Romaniei).
Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta, care nu sunt inregistrate la registratura Societatii/adresa de e-mail mentionata la paragraful anterior pana la momentele mentionate mai sus, nu vor fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului de prezenta si de vot in AGOA.
In cazul in care imputernicirea speciala a fost transmisa Societatii prin e-mail, Mandatarii vor preda secretariatului tehnic si originalul procurii speciale.
Actionarii sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor, sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii Ordinii de zi a AGOA. In acest caz, imputernicirile speciale/ Buletinele de vot prin corespondenta vor fi actualizate si puse la dispozitie prin metodele aratate la pct. b) incepand cu data de 15 aprilie 2024.
Imputernicirea speciala este valabila doar pentru AGA care a fost solicitata; reprezentantul are obligatia sa voteze in conformitate cu instructiunile formulate de actionarul care l-a desemnat, sub sanctiunea anularii votului.
In general, un actionar poate imputernici un singur reprezentant sa il reprezinte in AGA. Cu toate acestea, imputernicirea poate nominaliza unul sau mai multi reprezentanti supleanti care sa ii asigure reprezentarea in adunarea generala in cazul in care reprezentantul principal mentionat mai sus este in imposibilitate de a-si indeplini mandatul. In cazul in care prin imputernicire sunt desemnati mai multi reprezentanti supleanti, se va stabili ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.
In situatia in care actionarul care si-a exprimat votul prin corespondenta participa personal sau prin reprezentant la AGOA, votul prin corespondenta exprimat pentru acea adunare generala este anulat. In acest caz va fi luat in considerare doar votul exprimat personal sau prin reprezentant.
Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la adunarea generala este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau va prezenta la adunarea generala o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta. Daca actionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent la adunarea generala, acest lucru nu mai este necesar.
Centralizarea, verificarea si tinerea evidentei Formularelor de vot prin corespondenta, precum si verificarea si validarea Imputernicirilor speciale depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic, acesta urmand a pastra in siguranta inscrisurile, precum si confidentialitatea voturilor astfel exprimate, pana la momentul supunerii la vot a subiectelor corespunzatoare ordinii de zi.
e) Declaratiile pe propria raspundere
In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, acesta va putea vota in AGOA pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in AGOA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari ai Societatii la Data de Referinta.
Institutia de credit poate participa si vota in AGOA in conditiile in care prezinta o Declaratie pe propria raspundere si in care se precizeaza:
a) in clar, numele/denumirea actionarului in numele caruia institutia de credit participa si voteaza in cadrul AGOA;
b) institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar;
c) in clar, numele persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit ce va reprezenta institutia de credit in AGOA.
Documentele ce insotesc Declaratia pe propria raspundere:
- un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Declaratiei pe propria raspundere (dovada emisa de o autoritate competenta, in original, sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA);
- copia actului de identitate al persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit, nominalizata in Declaratia pe propria raspundere, ce va reprezenta institutia de credit in AGOA.
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Declaratia pe propria raspundere, semnata de reprezentantul legal al institutiei de credit, in original, insotita de documentele aferente, va fi depusa/expediata, astfel incat sa fie inregistrata ca primita la registratura Societatii pana la data de 24.04.2024, ora 11:00, mentionand pe plic in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 26/29 APRILIE 2024”.
Declaratiile pe propria raspundere, semnate, insotite de documentele aferente, pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 26/29 APRILIE 2024”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 24.04.2024, ora 11:00 (ora Romaniei).
Verificarea si validarea Declaratiilor pe propria raspundere depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic desemnat potrivit legii, acesta urmand a pastra in siguranta inscrisurile.
f) Dreptul actionarilor de a solicita introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi si de a prezenta proiecte de hotarari pentru punctele existente sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi
Actionarii reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii, au dreptul, in conditiile legii, sa solicite introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGOA, precum si sa prezinte proiecte de hotarari pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a acestora, prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire/curierat, mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/29.04.2024”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 09.04.2024, ora 16:00. Fiecare nou punct propus trebuie sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre aprobarea adunarii.
Dreptul de a propune candidati pentru functia de membru al Consiliului de Administratie
Avand in vedere faptul ca pe ordinea de zi figureaza alegerea unor noi membrii ai Consiliului de Administratie, actionarii Societatii, indiferent de participatia detinuta in capitalul social, au dreptul sa formuleze in conditiile legii propuneri de candidati pentru alegerea in calitate de membru al Consiliului de Administratie, cuprinzand informatii cu privire la numele, domiciliul si calificarea profesionala a persoanelor propuse si insotite de o copie a actului de identitate valabil al candidatului (carte de identitate/pasaport) si de formularul privind informarea candidatului cu privire la procesarea datelor personale, precum si de o copie a actului de identitate valabil al actionarului (in cazul persoanelor fizice, cartea de identitate/pasaport respectiv in cazul persoanelor juridice/entitatilor fara personalitate juridica, carte de identitate/pasaport al reprezentantului legal), dupa cum urmeaza:
a) prin depunere la Registratura sau prin posta sau curierat cu confirmare de primire catre Registratura, pana cel tarziu la data de 9 aprilie 2024, ora 16:00, in plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 26/29 APRILIE 2024”, sau
b) prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, pana cel tarziu la data de 9 aprilie 2024, ora 16:00, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 26/29 APRILIE 2024”.
Lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a persoanelor propuse pentru functia de membru al Consiliului de Administratie se va afla la dispozitia actionarilor, putand fi consultata si completata de acestia. Pe baza propunerilor primite pana la data-limita, Societatea va face disponibile actionarilor propunerile de candidati pentru posturile de membri ai Consiliului de Administratie si informatiile aferente in format electronic, atat in limba romana, cat si in limba engleza, pe website-ul Societatii (https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com), pagina Relatii cu Investitorii/ Adunarea Generala a Actionarilor, lista finala a propunerilor, urmand a fi postata pana la data de 15 aprilie 2024, data anterioara Datei de Referinta.
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducere realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
g) Dreptul actionarilor de a adresa intrebari referitoare la ordinea de zi
Orice actionar interesat are dreptul de a adresa intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA; intrebarile vor fi transmise in scris si vor fi depuse/expediate astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 18.04.2024, ora 16:00 mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 26/29.04.2024”.
Raspunsurile vor fi disponibile pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Sectiunea Relatia cu Investitorii/Adunarea Generala a Actionarilor, incepand cu data de 24.04.2024 ora 18:00.
Dreptul de a adresa intrebari si obligatia Societatii de a raspunde vor fi conditionate de protejarea confidentialitatii si a intereselor Societatii.
Pentru exercitiul valid al drepturilor mentionate la lit. f) si g), actionarii vor transmite Societatii urmatoarele documente emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiti la art. 2 alin. (1) pct 19 din Legea nr. 24/2017, republicata, care furnizeaza servicii de custodie:
a) extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;
b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarul Central S.A. /respectivii intermediari (in cazul actionarilor persoane juridice).
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
***
La data convocarii, capitalul social inregistrat al Rompetrol Rafinare S.A. este de 2.655.920.572,60 lei, si este format din 26.559.205.726 actiuni, actiuni dematerializate, cu valoare nominala de 0,10 lei, fiecare actiune dand dreptul la un vot in Adunarea Generala a Actionarilor.
Informatii suplimentare se pot obtine la telefon 0241/506553 in zilele lucratoare intre orele 9:00 – 16:00 si de pe website-ul Societatii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, sectiunea Relatia cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor.
De asemenea, la adresa https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, sectiunea Relatia cu Investitorii este postata o nota de informare cu privire la drepturile ce revin actionarilor in cadrul prelucrarii de catre Societate a datelor lor cu caracter personal, potrivit Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE.
Presedinte al Consiliului de Administratie
Batyrzhan Tergeussizov